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企业OA系统选型的十三个步骤

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发表时间:2019-12-03 17:23网址:http://www.gxskm.com

  OA系统选型网顾问认为对于OA系统项目来说,做好OA系统的选型工作,无疑是非常重要的。但是我们不能说,有了一套贵的OA系统,企业就一定能做好OA项目。我们经常看到这样的现象,同一行业内的两家类似的企业实施同一套OA系统,却得到完全不一样的结果。可见为企业选择一套合适的OA软件并不是OA项目最难的部分,最难的部分是怎样把软件实施好。

oa系统选型网.png

   对于OA软件的选型工作来说,比较理想的情况是,新购买的OA软件在功能上能够解决企业的大部分管理需求。再好一点的话,是OA软件不但功能完善而且非常好用,同时大家都喜欢这套系统。现在市场上已经有了很多功能完善的OA系统。即使某些OA软件在功能上存在不足之处,但是企业通过适当的修改,也确实得到了很不错的应用效果。这就说明,OA软件的功能对于OA项目成败的影响,已经没有以前那样重要了。


   企业在做OA选型的时候一定要认识到,没有哪套OA软件是完美的。同时也要清楚,不管怎样认真地去选型,没有一套选型方法可以帮企业避免所有的风险。虽然我们这样说,但是企业也没必要太担心,因为企业只要按照我们的选型步骤去选型,那么选出来的OA软件很少会成为项目的拖累,并且在进入实施阶段以后,软件也不会是项目小组的心头之痛。不管将来OA项目是成功还是失败,至少软件的影响是中立的。


   不过话要说回来,如果企业真的选了一套功能很差劲的OA软件,那么即使企业循规蹈矩很认真地去实施,也是很难实施好的,因为巧妇难为无米之炊。如果OA软件真的在功能上存在很大的问题,导致成为了项目的拖累,那么企业是很难解决这些软件功能方面的问题的,这就是企业一定要做好OA选型的主要原因。


好消息是,只要企业所选的OA软件能够满足下面这些条件,那么选型错误的风险是可以降到最低程度的。


能够充分满足企业最重要的管理需求;


有很多同行企业用了这套系统;


有些同行企业的用户数比你们还多(不管是总用户数还是并发用户数);


OA软件是成熟的,不但没有什么漏洞,也很少采用那些有待检验的前沿技术;


OA厂商的支持力度比较大,不会很快就终止服务;


OA厂商对软件开发的方向和重心与企业的管理需求一致;


OA厂商或者咨询公司所提供的实施服务比较到位,培训也很规范;


OA厂商的财务比较稳健,永续经营的能力比较强。既不会在明天就关门歇业,也不会很快就被卖给别的公司;


OA软件、服务体系、实施成本以及后续维护所需的成本,是企业能够接受的。毕竟成本总是企业关注的重点。


   在OA选型阶段,企业需要解决的问题有很多,比如OA软件在功能上与企业管理需求的匹配度怎么样?软件所采用的技术是否适合企业?咨询实施方面的支持是否足够?OA厂商的服务是否到位,以及永续经营能力强不强等等。看了OA系统选型核心步骤》,我们具体来说,企业的OA选型过程主要包括下面的十三个基本步骤:


编写项目整体规划(包括项目目标、范围、预算等方面);


制订好must-have需求清单以及各业务流程的详细需求清单(译者注:must-have需求就是必须要满足的需求);


决定向哪些OA厂商发送RFI文件(Request For Information,即信息邀请书);


准备好RFI文件并发送给第3步确定的OA厂商;


评估各OA厂商对RFI文件的书面答复;


选择两到三家OA厂商进入下一轮的详细评估阶段;


要求第6步确定的OA厂商提供一个初步报价;


从各个角度对OA软件进行详细评估;


通过给各OA软件进行打分来量化评估结果;


拜访候选OA厂商的现有客户;


选型小组把认为最合适的OA系统推荐给企业高层领导;


与OA厂商谈判软件使用许可以及服务支持方面的合同;


高层领导最后拍板。

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