OA系统具体含义以及应用价值

　　很多网民都在搜索引擎上搜索OA系统是什么意思，OA价值是什么，对OA的了解都是模棱两可，例如：泛微、致远、蓝凌、金和、通达、华天动力等协同OA厂商的定义都有差别，接下来OA系统选型网给各位梳理梳理这个概念。

oa系统是什么

一、公司整理管理提升

1、制度清晰明白(公告)

　　俗话说，没有规矩，不成方圆。同样，在一个企业中，制度的颁布与执行也是企业发展的基础要素。那么如何才能使企业指定好的制度、条例明确颁布，让员工都熟知这些条条框框呢，那么很重要的一个方面，我们是通过公告来完成的。通过公告，我们向员工传递着领导层的管理制度，告诉他们现在公司的状况，下达某些任务通知。

　　在原先没有进行信息化建设之前，通常公告所使用的方法是广播或者张贴海报，这样是做到了告知，但是员工是否收听或者是否浏览了海报，主管层无所掌握，自然也就无法预估出新公告颁布后执行的情况。更无法做到让公司的制度透明化。

　　但是现在，通过OA系统中的公告模块，就可以很轻松的解决以前纸质公告所存在的缺陷。可以将公告进行分类管理，主旨、公告发行单位，发布单位，一目了然。电子档公告，更便于编辑。

　　按照类别管理，将公告分类存放后，无论是管理者还是一般员工，都可以很清晰的知道去哪个类别查找自己需要的公告。并且，主旨，发布人员及时间在右侧页面就可以显示出来。

　　这样，公司的所有制度和条例都可以通过OA进行发布，公司的员工可就以很方便的查看到公司制度，条目清晰。在今后的工作中，更是会大大节省纸本成本及大量的时间。

2、创建企业文化(讨论区)

　　现在的企业更加注重企业文化的发展，要发展成为一个有文化的企业相信是很多人的理想。企业文化是企业经过时间长河沉淀下来的习惯，真的企业文化不是一句话,一个口号，而是员工的一个目标。文化需要长期的积累，关键在于层层的传递。企业文化其实是企业领导个人价值观的集中体现，往往在创业之初就已确定下来。领导人凭借自己的个人魅力，去影响身边的核心干部，然后这些人像同心圆一样，一圈一圈向外传递，直到最基层员工，从而让整个企业弥漫着同样的文化分子。在这个同心圆中，越往外其影响力越低，这就需要依靠一种体制来保证文化的传播。

　　那么关键就在于，如何去传递呢？将企业的文化从这个圆心传递到最外围？OA就成为了一个良好的平台去承载着企业文化。不仅仅是管理方面，更多的体现在如何树立整个企业的价值观。

　　通过OA中的讨论区，管理层可以在此通过文章，通过讨论，将企业文化，价值观一点点的传输给自己的员工。并且在讨论区中，可以将此类的文章慢慢的累积，包括讨论的过程，精辟的观点。不仅现在的员工可以慢慢的提升自己。当新员工进入公司后，通过前面这些积累下来的精华，也能够更快的融入到企业当中，更快的了解企业的文化，核心价值观。

　　当到某一阶段，企业管理层、员工各层面的文化在企业的宗旨或管理过程中的主要焦点上表现为较强的一致性，这时的企业便表现为欣欣向荣，也将给企业带来长效的发展。

3、统一信息入口(串连各个系统的信息)

　　随着信息化建设脚步的加速，企业信息化的程度也越来越大。往往一个企业中都会用到2-3个系统。和原来的纸本操作相比，员工的办公效率通过系统的上线大大的提高了，但是新的问题也出现了。各个系统之间相互独立，而对于企业来说，这些信息则应该是共享的，并且可以相互兼容的。不应该是把时间耗费在登录各个系统上面。

　　此时，就凸显出OA平台的强大功能。通过WS，将各个系统信息串联到OA系统中，使得员工只要登录OA系统就可以解决问题，获取其他系统中的相关数据，通过OA平台操作，不仅节省了时间，减轻了人工抓取信息的工作量，实现各系统中信息、数据共享，这样才能真正称之为信息化。

4、与客户、供货商互动密集

　　企业要生存和发展，必须创造利润，而买卖过程中，则必然会涉及到客户与供应商的关系。与自己的客户、供应商保持良好的关系，也是企业的发展的重要因素之一。

　　就利润来说，客户就是我们利润的提供者，去维护客户关系，我们不仅需要开发新客户，还要维护老客户；

　　而成本方面，企业之间的竞争在很大程度上转变为供应链与供应链之间的竞争，作为供应链前端的企业与供应商的关系管理越来越受到重视,在供应商关系管理中“企业与供应商的合作关系以及关系维护机制”问题其重要性也日益突显。

　　既然两者都如此重要，那么如何去维护这两者和企业之间的关系，也成了重中之重。对此，最关关键的一点在于沟通，良好的沟通是维护良好关系的基础。

  OA系统提供了外部会员管理，为企业和客户及供应商的沟通提供了一个平台，客户和供应商通过企业给的账号，可以登录OA系统，了解企业对外发布的一些信息，并且可以直接在平台上进行报价单的发盘、还盘操作。真正实现企业的便捷办公目的。

5、管理职责分权化(管理员可以分别依类别设定)

　　现在的企业一般实行的是岗位责任制，应明确规定各种工作岗位的职能及其责任并予严格执行的管理制度。它要求明确各种岗位的工作内容、数量和质量，应承担的责任等，以保证各项业务活动能有秩序地进行。

　　对于系统来说，系统管理员是整个系统的监控人员；而各个模块都可以指定另外的人员赖专人专责，系统管理只需要对整个系统进行监控。这样不仅可以大大缓解系统管理员的工作量，而且各个模块的管理员也能够更好的对系统进行管理。

二、部门经理管理方式改善

1、执行效率管控(公告的观看情形)

　　在公司运营管理的过程中,通常我们会听到如何才能将公司的决策有效的执行下去，大家都会抱怨，这个文件下去没有很好的执行，那个决定没有很好的贯彻。这个就是我们通常所说的公司的执行力的有效的问题。

　　那么随之而来的，如何去提升公司的执行效率，如果去控管执行力度，就成为了问题解决的关键之处。如上所说，通常情况下，我们的执行方案都是通过纸本文件发送出去，而主管对于员工的要求也定义于看了文件就要按照要求来执行，可是假如我没有看到文件，是否执行不力就与我无关呢？答案显然是否定的。

　　在以往的办公流程当中，文件的执行，只能被动的要求员工去看，但是究竟是否真正了解文件中的要求，作为主管不得而知。

 OA系统上线之后，对于文件的读取都有了详细的记录。举例来说，很多执行文件都是通过公告发出，以往的纸本传达或是海报张贴，都无法控管员工对于文件的了解情况，而系统中自动抓取的浏览记录，现在则是为制度的有效执行提供了必要的基础数据。有了此类数据，再也没有理由和借口，制度的执行将得到极大的提高。

2、部门知识分享(讨论区)

　　目前“知识管理”已经成为一股席卷全球的热潮，领导者要鼓励知识分享，保证每个员工都能了解企业的方方面面，包括财务、有竞争力的产品或服务，以及企业的战略。有效的知识分享，可以提高整个团队的人员素质，进而提升整个团队的工作效率和工作品质。

　　一般情况下，团队领导掌握着信息，只是在需要谁知道时才施舍出去；经理们在他们已经做出的决定确实需要一个橡皮图章时，才请求别人的协作；一系列个人的和组织的障碍，导致员工没有分享他们的知识。这些人为障碍彰显了一个十分重要的问题：在知识管理中依赖科技手段促进交流之前，要优先处理人的问题。

　　由上所述，可以看出，在进行知识分分享时，很关键的一个因素就是需要一个平台来共享这些信息。知识通常都是由个人经验得来，那么这个人要把自己所掌握的知识、信息分享出去，第一步，就是需要这样的一个平台。

  OA系统中，通过讨论区、公文包等模块，就可以为知识分享提供这样一个平台。并且可以根据需要去自由的组合使用这些模块。可以针对某些观点展开讨论，可以将行业内的一些最新的咨询共享给大家。在长时间的讨论过程中，员工的整体素质可以得到提高。同时，日积月累的讨论过程以及分享的文章，也可以慢慢的形成一种良好的学习氛围，为新进员工进入公司后的培训也提供了基础资料。

3、会议任务追踪

　　会议是一个企业中必不可少的一项活动，不仅仅可以进行上下级的沟通，而且也可以用做平级之间的信息交流。

开会的重点在于会议中决定和交办的事项，而不是整个会议的过程。会议记录也是会议中必不可缺的一个部分。并且对于会议中交办事项后续的追踪，也是应该成为主管工作很重要的一个部分。

　　通过OA系统，我们可以很方便的发起会议，并且及时通知到各位与会人员，并且可以将会议需要用的文件也随通知附上。同时，可以进行会议记录，并且设置交办事项和决议事项。交办事项可以直接添加到执行人的工作日历中，并且对于后续的执行情况，主管级可以进行进度掌控。

　　让会议做到有案可查，有依可寻。同时，将会议的宗旨很好的贯彻下去，这才实现了开会的目的。

4、掌控交办工作状况

　　在平时的工作中，主管接触的比较多的就是交办工作。既有领导交办给自己的工作，也会有自己需要交办给下属的工作。

　　对于交办工作，最关键的在于，如何掌握交办事宜的完成情况。对于领导交办给自己的工作，需要及时的进行回报工作进度，而对于交办给下属的工作，则需要随时能够掌握进度，对于工作过程中出现的问题及时提供解决意见等。

　　在OA系统中，也同样提供了交办工作管理的功能。在此，各位主管可以很轻松的去交办一项工作，当然也可以由秘书来帮你进行维护的工作，或是转交上一层领导交办的工作。同时，对于工作的进度也可以轻松的监控到，很清晰的了解到每一件交办事项的进度和遇到的问题。每项工作完成后，还可以对于完成工作工作进行归档，让自己的工作有据可查，节省了大量的沟通时间去完成其他方面的工作。

5、明了部门人员动向(行事历)

　　对于一个企业来说，对外的交流是一个很重要的工作。这种对外交流可以表现为出差，或是拜访客户，抑或是去集团下其他的分公司进行交流。而对于主管来说，这样的外出的机率也远远要大于普通员工。如何让上一级主管了解到自己每天的工作，让自己清晰每日行程，如何让下属及时联络到自己，并且去监控各位下属的每日动向。这也成为了主管工作的一个难点。

  OA中特别设计了行事历，为您准备好了各种分类，如会议、备忘、休假等，建好资料后每日行程及未来工作安排均可以显示在系统的首页上，并设有系统提醒功能。个人工作日历和部门工作日历之间的分开，相互之间不会混淆。还可以根据事件的类型进行分类，如已完成和未完成等。作为一个公司的一把手，您不仅可以自己安排好行程，更可以查看公司每一位员工以及各部门的工作日历，进行统筹管理。

6、调度公司资源(资产管理)

　　一个企业中，固定资产是公司资产的重要组成部分，而且直接涉及到公司的生产经营活动的运行，如何有效的利用公司的资源，也是各位主管工作的重点。让企业同仁可以使用各项开放的资源，使企业的有限资源做最大的运用，让资源不再是独占而是共有和共享。

　　通过OA系统中设备管理系统，对于管理者来说可以及时监控企业设备的使用情况，并且可以对于设备的使用情况进行某时段内的统计，以此达到设备使用效率的合理应用，达到效益最大化。并且，作为管理者来说，还有很重要的一个功能，就是根据实际情况来调度设备的使用，把设备给到最急需的使用者，合理的安排设备的使用时间段，对以使用者来说，也可以及时借用到需要的设备。

　　另外，通过设备的借用管理，还可以分析设备的损耗情况，及时做好保养和更新的工作，是的企业的正常工作得以顺利的进行。

7、监控制度实施(工作流)

　　公司的营运活动，都是有一系列的流程串联而成。所谓流程是把一系列的活动，按照一定的次序连接起来，以达到预期的效果。流程是任何企业运作的基础，企业的大部分业务都是需要流程来驱动，就像人体的血脉流程把相关的信息数据根据一定的条件从一个人（部门）输送到其他人员（部门）得到相应的结果以后再返回到相关的人（或部门）。一个企业中不同的部门，不同的客户，不同的人员和不同的供应商都是靠流程来进行协同运作，流程在流转过程可能会带着相应的数据：文档/产品/财务数据/项目/任务/人员/客户等信息进行流转，如果流转不畅一定会导致这个企业运作不畅。

　　一般说来，对于流程的管理，是一种以规范化的构造端到端的卓越业务流程为中心，以持续的提高组织业务绩效为目的的系统化方法。流程的管理是为了让企业的营运活动按照一个标准化的制度来执行，并且这些流程会随着内外环境的变化在执行的过程中不断的被优化，从而帮助企业实现效益最大化。

　　通过OA系统中的工作流管理，制定标准化的流程规范，让平时的工作按照这种标准的规范流程来执行，有利于企业的管理顺利进行，并且能够很明确流程运作中的从属关系。在工作进行的过程中，根据实际的使用情况，来不断改善流程，以此来达到工作流的使用目的，帮助企业实现效益最大化。