国寿安保预算费用控制管理应用场景分享

国寿安保预算费用控制管理应用场景分享

第一部分 需求背景

新报销系统的需求分两部分，第一部分主要满足报销人和审批人的单据流程需求，第二部分主要满足记账凭证处理和预算编制分析等管理需求。

预算控制：预算控制指在年度预算范围内，根据预算控制策略对预算科目进行控制。根据部门、预算科目、金额和执行进度等维度设置预算控制策略，多种策略可以叠加控制。

单据填写及审核：提供预算动支单、费用报销单和借款单等基础单据模板。支持手机填单和附件上传。可以灵活增加单据类型，调整单据内容。 (单据分类设置借鉴其他公司经验，以报销人使用方便为判断标准)。

系统自动根据部门、预算科目、金额、申请人等维度自动流转到不同的片区主管、部门负责人、财务人员或公司领导进行审核。

基金费用分摊：费用报销单、差旅费报销单增加基金产品的选择，即由报销人选择该笔费用归属于全部基金产品、某些基金产品或者单一基金产品。对于选择多个明细基金产品的，系统自动将报销金额平均拆分到明细基金产品。对于选择全部基金产品的，需要注意基金产品是动态变化的，所以需要在报销单审批结束后将费用拆分结果保存。

单据查询与打印：单据查询既可以显示每张单据汇总记录，也可以显示单据内明细行记录。填写时相关联的单据要支持关联查询。

系统权限配置：系统应确保各部门数据相互隔离，管理报表等只能由有权限的人员查看。能够实现部分单据信息在提交时不可见，但审批时可见，比如部门全年预算数据，如提交的单据预算超支，超支的具体金额只在部门长及以后节点的审批人员可见，申请人填单时仅提示超支。

第二部分 需求分析

预算编制

客户的预算总体编制策略

分部门、按找年度进行预算控制，每个部门按照按照实际业务需求设定预算费用，年初统一进行编制预算。

预算费用控制策略

费用按照弱控原则，进行控制，费用超额时给予提醒。财务部门在年末统一汇总各部门预算超支情况，并以此来考核各部门的业绩。

流程控制

签报（费用动支单）

签报单实现费用的预申请，在流程提交后，冻结预算。可以在费用报销、差旅费报销及会议费报销单中关联签报单。

费用报销单

实现费用的分条件进行审批。各个部门按照不同的预算科目、费用金额不同，进行相应的审批流转。

差旅费报销单

实现差旅费的报销及审批

会议费报销单

实现三种不同会议类型的费用报销及审批。

借款单

记录个人借款，同时可在报销流程中进行借款冲销。

还款单

归还个人的已借款项。

计提并发放工资流程、支付社保款及fesco服务费

工资及社保类相关费用审批。

预算释放流程

签报中已冻结的预算费用，确定不再使用后，进行预算的释放。

借款交接单

个人借款通过流程告知相关交接人、财务相关人员、系统管理元，借款通过权限权限调整将流程转移给交接人。

已发生借款导入流程

已发生借款批量进行导入。

报表台账

流程报表

每个流程单独设置一个自定义报表，用于流程审批数据的查询。财务管理人员赋予全部的查询权限，其他人员按照权限进行分配。

建模台账

通过建模台账搭建签报借款记录台账及签报报销台账。

预算执行报表及个人借款表

通过预算执行情况报表查询预算执行情况；

通过个人借款表查询个人借款汇总数据。

第三部分 需求实现方案

基于上述的需求分析，整个平台的规划及实现方案如下：

总体架构图

预算编制

流程规划

费用报销单实现

关键点的实现：

发票联号校验：验证输入的发票是否联号，联号给予提示。

报销记录与签报记录关联：通过流程转数据，报销记录与签报记录进行关联，在台账中进行联查。

差旅费报销单

关键点的实现：

产品费用分摊：选择产品后，把差旅费分摊到相应的基金产品。

会议费报销单

关键点的实现：

会议费用标准控制：当实际费用超过费用标准时，强制控制

借款单

关键点的实现：生成借款与签报的关联台账

还款单

关键点的实现：

借款台账通过还款流程进行冲销

已发生借款导入

关键点的实现：

已发生借款导入，由于已发生借款导入流程限制，需要单独设置流程用于费用导入。

借款交接单

关键点的实现：

实现借款交接的流程审批：无法显示通过流程进行借款的实际交接，只能进行流程审批，借款转移通过系统管理员的权限转移进行实现。

预算释放流程

关键点的实现：

已占用预算的释放：通过报销流程，报销0费用，实现占用预算的释放

人力费用相关流程

台账及报表

签报报销台账

通过签报流程的流程转数据及报销流程的转数据，实现签报的报销记录查询。

签报借款台账

通过签报流程的流程转数据及借款流程的转数据，实现签报的借款记录查询。

预算执行情况

预算执行情况表中增加合计及总计，并且数据以小数点2位进行显示。

流程报表

实现报销流程的报表记录查询

第四部分 需求实现注意点

JS开发校验

本次系统实施时，开发了较多的JS校验。比如报销金额与其他金额的合计校验；发票联号的校验；产品不能同时选择全部产品及个别产品；不同会议类型表单内容通知；隐藏表单内容时，同时清空表单中已填入的内容。

手机端表单设置

手机端表单设置时，由于报销流程中字段显示较多，在手机端显示不直观，为了显示直观，在手机设置时，去除了很多字段；在去除字段后，如何保障JS校验不失效以及预算的相关校验正常使用，需要特别关注。