泛微e-cology9.0合同管理方案

概述

背景

常规的合同管理信息化建设可以做到覆盖合同签署前的内部起草、审批及合同签署后的合同履约管理，但是合同的签署过程仍然是通过纸质合同打印及物理签章签署的方式进行，没有实现合同管理的完全电子化，存在需要纸张打印、合同寄送、物理印章管理员用印的问题。泛微私有云合同管理+契约锁公有云电子签约以及合同托管，为客户提供真正具有法律效益的电子合同全生命周期的管理。

目标

打通合同管理全生命周期管理的合同签署前、合同签署中、合同签署后的所有环节，实现真正意义上的合同管理全生命周期电子化。

合同管理相关的核心过程管理：合同起草、合同审批、督办提醒、合同借阅 、合同电子签署、合同条款执行(通过流程收款\付款\开票等与主合同串联起来)、合同交底及风险、相对方管理、范本管理、合同变更、合同归档查询和合同相关报表。

合同涉及到的招投标管理、项目管理、深度客户关系管理、客服管理、人员业绩绩效管理不在本期需求范围内。

系统框架

基础信息

目标范围

管理企业内部各种合同类型，通过合同类型关联的流程、模板规范合同审批流程，约束合同正文的修改。

业务逻辑

实现合同类型、合同模板、合同标签的基础信息维护。

合同类型

包括编号、资金流向、上级类型、审批流程、模板、是否框架协议等关键属性。

合同类型编号可用于合同编号规则的生成。

资金流向包含收入、支出、无三种类型。

合同类型可关联上级，支持企业内部树状的多级合同类型结构。

合同类型可关联审批流程，审批流程由用户在工作流模块中定义。合同起草时系统根据类型控制是否需要流程审批，未关联审批流程的类型可直接新建进入合同台账。

合同类型可关联合同模板，系统根据合同模板及合同表单中的关键字段生成合同正文，保证合同准确、严谨、完整。

合同类型可设置正文是否可修改，用户勾选该项后，在合同签订阶段可修改上传合同正文，不受合同类型对应的合同模板控制。

合同类型可设置是否为框架协议。

合同模板

合同模板用于控制格式合同的生成，以及合同正文编写时的参考。主要包括名称、类型、模板文件、模板状态等关键属性。

合同标签

用户可定义合同常用公共标签，每个用户可定义自己使用的私有标签。通过标签在合同台账等页面可快速查询相关合同。

合同门户

目标范围

通过合同门户的建立，帮助用户将合同模块相关的各种事务整合到一个页面中。系统提供多个与合同模块相关的门户元素，用户可自主选择这些元素并添加到合同门户或者其它门户中。

业务逻辑

系统提供的合同门户元素：

合同相关审批流程。与流程元素类似，包含待办、已办、办结、等Tab，系统只列出与合同相关的审批流程，如合同审批流程、付款申请流程、开票流程等。

收款到账。显示最近的收款台账，向上循环滚动。

应收提醒。

应付提醒。

合同收付款金额。饼状图显示，应收与已收对比，应付与已付对比。

合同金额统计。按时间段统计所有合同金额，默认按月显示（最近12个月），用户可切换周、月、年。

合同数量统计。按时间段统计所有合同数量，默认按月显示（最近12个月），用户可切换周、月、年。

合同类型统计。按类型统计合同金额，按类型统计合同数量。

合同状态统计。按状态统计合同数量，签订、履行、异常（暂停、解除）、完成。

资金支出计划。按时间段统计合同付款计划，默认按月显示（最近12个月），用户可切换周、月、年。

合同模板。常用合同模板下载。

规章制度。合同相关管理制度动态。

部门合同统计。按部门统计前5位金额最大、数量最多的合同签订部门。

合同提醒。日历形式显示当前用户相关合同的履行事项提醒。

合同风险预警。根据合同风险填写的预计发生日期提前5天显示预警。用户可切换3天、5天、本周、下周等时间刻度。

一般用户门户

部门负责人门户

高层管理门户

商务管理门户

财务管理门户

合同管理

目标范围

对包括合同起草、合同审批、合同列表、合同督办提醒、合同借阅、合同查询、合同收付款、合同变更、合同履约调整、合同异常等合同生命周期中的各阶段进行管理。

业务逻辑

销售类合同履约业务流程如下图：

采购类合同履约业务流程如下图：

合同起草

产品销售合同可直接调用本地的产品报价文件，在流程表单选择导入，即可生成合同审批单；产品销售合同审批形成，可直接选择套用模板，直接形成公司规定的格式文件的合同文本；同时，如果你是选择升级服务合同，主要输入关键词信息，即可生成合同审批表单；

采购合同的流程表单可以直接调用历史的合同模板；通过智能助手可以看到历史的采购信息、采购合同的管理制度；流程表单信息填写完成，自动生成合同范本；

合同审批

高层审批

高层用户审批，表单可以根据不同的用户的职责与权限展现不同审批内容；

智能审批助手，为决策提供依据，包括了智能的制度检查，成本的预估，历史的签约业绩等；

流程审批通过后，直接流程可赋权，形成合同用印，商务人员接受之后即可用印；

条线审批

根据不同的合同类型及业务负责条线自动流转至相应的业务负责人及条线负责人进行审批；

我的合同

合同列表展示与我相关的所有状态的合同，并可以快速对合同进行终止、暂停、存续、解除操作，还可对合同编号及签订日期进行排序。

所有合同相关的信息均汇集到合同卡片当中，以多页签形式分类展现；合同卡片包含合同的基本信息及与该合同相关的一些最新统计数据。

基本信息。需要流程审批的合同，合同卡片的基本信息由合同审批流程表单同步过来，并且合同卡片上自动关联该合同的审批流程，可以点击链接到审批流程页面。

相对方信息。合同相对方的详细信息，由相对方管理中的数据同步过来。

回款条件。合同详细的回款条款内容，包括收款状态、发票号等信息。

产品信息。合同中涉及的具体产品的信息。

成本估算。合同中涉及的具体成本估算及实施实绩信息。

开票记录。与合同相关的具体开票记录，可以在卡片上快速发起新建开票、发票退票、发票废止等业务。

收款记录。与合同相关的具体收款记录，可以在卡片上快速发起新建收款。支持银行收到款项后收款与合同的智能自动匹配，如果出现因付款单位或付款金额与合同不一致的情况所导致的无法自动匹配，允许通过手工的方式进行人工收款款项与合同的匹配。

合同档案。可以对所有的历史合同档案状况进行查阅，包括合同正文、相对方信息、经办人、审批流程等。

操作日志。可以擦看与合同相关的操作日志，包括新建、编辑等。

执行反馈。显示与合同相关的督办事项的具体执行反馈事项信息，可快速发起新建督办。

变更信息。记录与合同变更相关的信息，可快速对变更发起新建流程。

合同风险说明。记录与合同相关的风险注意事项及处理策略及处理状况，可发起对合同风险的记录。

督办提醒

以不同的页签展示不同的督办内容，包括我要督办、我的任务、督办记录。可对我要督办中的任务进行状态的更新，包括结束督办，对我的任务进行状态更新及任务提醒，在督办记录中记载每一步状态更新。

合同借阅

合同借阅支持两种方式：

通过用户自定义的借阅流程进行管理。由合同借阅人填写流程申请，经过流程审批并记录。

由相关权限用户手动填写借阅记录。

合同查询

可按不同的流程类型进行合同的查询，并区分直接参与及共享给我的不同来源。

。

合同付款

付款台账展现， 数据的多维度归集：

新建付款

发起付款流程，表单主要包含：基础信息、合同信息、付款相关信息等。

4.2.7.2付款审批

4.2.7.3我的付款

包括所有的付款记录和已收票未付款页签，可直接发起付款业务。

4.2.7.4通知提醒

记录所有的通知提醒流程记录：

合同收款

新建收款

对到款进行登记入册，可对收款与合同进行智能自动匹配，如果出现因付款单位或付款金额与合同不一致的情况所导致的无法自动匹配，允许通过手工的方式进行人工收款款项与合同的匹配。

我的收款

包括收款记录、回款认领发布、已开票未收款。回款认领发布的信息是自动匹配失败的所有收款信息，方便通过手工的方式进行人工收款款项与合同的匹配。对已开票未收款的数据可以直接发起催款提醒。

通知提醒

包括所有的催收提醒和到款提醒的流程的展示，能够快速进行处理：

合同变更

合同变更通过流程实现，表单主要包含原合同、变更原因、变更金额、付款条件变更等。合同变更流程归档后更新原合同相关数据，历史变更记录关联至原合同卡片上。

合同暂停、终止、解除

用户可通过流程定义或者直接编辑合同卡片实现合同的状态变更，包括暂停、终止、解除。

与该合同相关的流程关联到合同主卡片中，并更新合同状态。用户通过手动编辑操作则写入合同执行日志。

合同异常

用户可通过流程定义或者建模记录合同的异常情况，包括违约申报、纠纷处理、律师函申请等。历史记录关联至合同主卡片。

合同相对方管理

目标范围

建立合同相对方的信息库，与合同进行关联。用户能够通过该功能掌握合同相对方的基本情况，包括基本信息、关键联系人、联系记录等；能够掌握与其签订的所有合同记录、收付款记录、发票记录、异常履约记录等。

业务描述

.新建相对方

相对方审批

相对方信息

基本信息。包含合同相对方的名称、编号、级别、类型、状态等基本属性。

详细信息。包含行业、国家地区、网站、性质、联系、资质等信息。

财务信息。包含银行账户、结算方式、币种等财务相关信息。

联系人信息。相对方的具体联系人信息。

历史合同信息。包含历史签订合同数量、金额、首次合同签订日期、最近签约日期及收款、付款信息，点击链接到具体的合同卡片。

印章信息。相对方具有的印章的类型属性等信息。

变更日志。与变更相关的日志。

相对方查询

归集相对方信息，进行相对方的信息查询：

合同签订

目标范围

打通内部用印与外部签约，让所有的合同都可以通过系统以电子化的方式进行签订处理替代物理印章的使用，实现合同签订的完全电子化。

业务逻辑

合同签订业务流程如下图：

（电子签约）发起签约

多种途径发起签约：

通过流程直接进入电子签约页面进行签约

通过PC端登录契约锁后发起签约

通过移动端登录契约锁后发起签约

通过收到的签约短信直接跳转至签约页面发起签约

签约信息

列举包括本人待处理、待他人处理、已完成、已失效、草稿等多种状态的签约合同信息，展示合同名称、合同双方、发起方向、签署状态等信息。可以对具体的合同文件进行内容查看并完成合同退回或合同签署动作。

用户认证

接入契约锁认证平台实现包括企业类型和个人类型的认证处理。

印章管理

展示公司的基本信息和用印统计信息，展示各种类型的印章图像，可以自行制作不同类型的印章外观、规格，并指定有权使用相关印章的人员。

印章的制作：

合同风险管理

目标范围

维护合同风险基本信息，形成适用企业自身的合同风险库。

在合同管理整个过程对风险进行辩识、跟踪、监控、应对、分析。

业务逻辑

合同风险分析

用户能够随时在风险库中对所有状态的合同进行风险辨识，查看、统计风险库中各类风险可能存在的合同，能够在风险库中添加新的风险，并设定组合条件，系统根据这些条件识别新风险可能涉及的合同，包括审批中、已完成等所有状态的合同。

左侧可按合同类型、组织查询，点击合同类型右侧统计该类型下的合同风险数据，点击组织右侧统计该组织下的合同风险数据。

右侧用户可根据时间刻度进行过滤，按照合同风险标识的预计发生日期。

使用环形图统计所有风险大类，显示该大类风险项的数量及比例。数量指符合查询条件的合同所有该类风险数量。比例指符合查询条件的合同该类风险占所有大类的比例。

点击某一个风险大类，下方列表显示该大类下的风险项。包括编号、名称、概率、严重性、频率、涉及合同、可能涉及合同、辨识条件。

概率：该风险在合同整个过程中出现的可能性。（平均值）

严重性：标识该风险的危害程度。

频率：该风险涉及的所有符合查询条件的合同/ 所有符合查询条件的合同 * 100%

涉及合同：包含该风险项的合同数量，点击进入合同列表。

可能涉及合同：根据用户定义的辨识条件统计可能涉及的合同数量，点击进入合同列表。

合同风险分析

用户能够随时在风险库中对所有状态的合同进行风险辨识，查看、统计风险库中各类风险可能存在的合同，能够在风险库中添加新的风险，并设定组合条件，系统根据这些条件识别新风险可能涉及的合同，包括审批中、已完成等所有状态的合同。

左侧可按合同类型、组织查询，点击合同类型右侧统计该类型下的合同风险数据，点击组织右侧统计该组织下的合同风险数据。

右侧用户可根据时间刻度进行过滤，按照合同风险标识的预计发生日期。

使用环形图统计所有风险大类，显示该大类风险项的数量及比例。数量指符合查询条件的合同所有该类风险数量。比例指符合查询条件的合同该类风险占所有大类的比例。

点击某一个风险大类，下方列表显示该大类下的风险项。包括编号、名称、概率、严重性、频率、涉及合同、可能涉及合同、辨识条件。

概率：该风险在合同整个过程中出现的可能性。（平均值）

严重性：标识该风险的危害程度。

频率：该风险涉及的所有符合查询条件的合同/ 所有符合查询条件的合同 * 100%

涉及合同：包含该风险项的合同数量，点击进入合同列表。

可能涉及合同：根据用户定义的辨识条件统计可能涉及的合同数量，点击进入合同列表。

辨识条件：用户根据合同表单中的字段定义条件，支持多个条件进行组合。如合同金额大于50万小于100万，并且合同相对方性质等于国企单位。

风险列表

系统自动从合同表单及历史合同中抓取数据信息进行识别，只要符合这类规则，自动形成风险提示；

风险规则

根据不同的流程以及合同类型，建立风险指标项，定义相应规则：

风险整改

风险整改列表统计，实施反馈情况预警：

范本管理

对合同范本从新建到审批进行管控，包括范本的查询和信息管理：

新建范本

在本地word文件做好书签，上传之后，匹配审批流程，并自动生成合同范本；

范本审批

范本信息管理

范本查询

合同归档

目标范围

合同进入终止状态，实现合同归档、借阅处理。

业务逻辑

合同归档

提供合同信息获取接口供第三方档案系统调用。支持接口字段的配置，支持批量选取合同进行归档，支持常用档案系统的接口格式及自定义接口格式扩展。

发票管理

目标范围

发票管理主要是在合同履行过程中企业财务人员对开票、退票、作废发票的管理，以及发票信息的维护。

业务逻辑

财务人员维护基础发票信息，系统根据用户填写的发票起始编号与结束编号批量生成发票，用户可选择发票公司名称及发票类型。发票类型包含增值税普通、增值税专用。用户提交时如发票数量超出允许的范围需要给出提示，避免误操作。

所有生成的发票状态为“未开”。

新建开票

创建开票流程，包括合同的基本信息以及发票信息：发票抬头、开户行、开票金额等相关开票信息，记录可追溯：

新建收票

新建收票流程，收票台账，信息可直观的呈现，可以追溯

我的发票

“我的发票”主要是将所有的发票信息都收聚在这个发票库里面，便于数据的保存和查找，包括发票的状态管理：

通知提醒

对于发票的消息通知提醒：

合同报表分析

目标范围

合同管理整个过程需要的统计分析报表。

业务逻辑

合同类型

合同金额

合同数量

合同分布（地图）

已开票未收款

应付

……

合同报表

对合同总金额，综合同数进行统计，进行合同的管理和分析

应收报表分析

应收的总额，回款率，以及账龄的分布情况：

应付报表分析

可以清晰的查看应付款总额，应付已付的月度统计情况以及各区域的应付款等等：

相对方报表

对相对方的新增率进行统计，同时客户的总量，供应商的总量都有清晰的数据呈现，以及数据分析：

合同效率报表分析

通过对不同类别的合同发起的数据的统计，分析流程的处理效率，平均耗时等，为流程优化提供数据撑：

合同风险报表分析

用户能够随时在风险列表中对所有状态的合同进行风险辨识，查看、统计风险库中各类风险可能存在的合同，能够在风险列表中添加新的风险，并设定组合条件，系统根据这些条件识别新风险可能涉及的合同，包括审批中、已完成等所有状态的合同。