协同OA办公系统立项规划

协同OA办公系统立项规划

一、公司的规模发展情况

组织架构

扩张、变化速度

业务方向

战略目标

二、现有传统管理模式的局限性(基于本公司的实际情况的描述)

核心业务规范化管理

制度落地难处

组织扩张带来的培训成本的增加

异地办公沟通成本增加

三、协同办公系统(OA)系统的必要性

1.提升流程运行速度,减少协作工作成本;

2. 规范工作流程,制度落地,减少人为错误;

3.实现公司无形知识资产的积累;

4.文档、资料集中统一授权管理;

5.随时掌握业务情况, 实现实时的管理监控;

6.有序安排好各种资源的分派和管理,会议、车辆等;

7.降低沟通成本、丰富沟通方式,提高沟通效率;

8.帮助企业实现企业文化的建设;

9.帮助实现管理的扁平化、实时化、透明化、动态化

10.移动办公,便捷高效

四、协同办公系统(OA)建设目标

(一)统一通讯平台

完善建立组织内部的邮件系统,短信系统,即时通讯系统、论坛等,使组织内部的通讯和信息交流快捷通畅。

(二)信息发布平台

在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所,例如电子公告、新闻发布、电子论坛、电子刊物,使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在组织内部员工之间得到广泛的传播,使员工能够即时的了解组织内部的发展动态。

(三)工作流程自动化

传统纸质办公电子化、规范化,通过工作流程的实施和应用,可以帮助企业规章制度和管理规范有效落地,提供办公效率,流转过程能实时监控、跟踪,解决多岗位、跨部门之间的协同工作问题,实现高效率的协作。包括人事、行政、财务、业务等规范化的各类工作,通过电子化流程管理提高协同工作的效率,极大的减少中间环节的摩擦。

(四)知识管理的自动化

使各类的文档(包括各种文件、知识、信息)能够按权限进行存储、共享和使用,便捷查找与分类。

(五)辅助办公

资源协调类工作,如会议管理、车辆管理、办公物品管理等与我们日常办公事务性的工作相结合的各种辅助办公,辅助实现办公的自动化。

(六)异地办公、移动办公

支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公。互联网或内网访问,解决异地办公沟通障碍;建设移动应用平台,实现信息传递、共享的实时化。

六、协同办公系统(OA)实施的阶段和周期

建设阶段划分为六个阶段:调研阶段、立项阶段、选型阶段、实施阶段、应用阶段、改进阶段。

调研阶段:需求调研、职能部门流程梳理与确认;1个月

立项阶段:建立项目团队,确认团队负责人,项目经理,技术支持,运维人员等资源匹配;2周;

选型阶段:供应商筛选、确认、商务谈判、签约等;1个月

实施阶段:基础应用建设阶段1-2个月;

应用阶段:培训上线1周,培养使用习惯,转变工作模式,1-2个月

改进阶段:上线后系统调整与维护阶段,持续进行。

七、协同办公系统(OA)实施的预计投入

硬件服务器:单台支持500人应用,双核16G内存以上;

网络环境:内网专线,或互联网10M以上带宽

数据库:mysql免费、sqlserver、oracle等;软件采购:预计****范围左右。