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泛微OA办公系统项目汇报方案

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发表时间:2019-08-29 11:24

泛微OA办公系统项目汇报方案

汇威打印耗材 OA 项目汇报 一、项目背景:

随着汇威业务发展和组织规模的不断扩张,在新的发展阶段,公司面临着多组织、跨地域等特征的管理挑 战和问题,需要公司内部实施有效的管控,因此需要建设汇威跨地域、跨组织的协同管理系统,能够全面 贯通企业管理脉络,通过对各办公要素的闭环整合,实现行政办公类及专项应用类功能的整合管理,为用 户提供一个融入企业管理文化的科学、开放、先进的信息化办公系统,轻松实现企业协同管理系统。 从管理的层面上看,本平台的设计应基于资源协同,实现“以点带面”和“协同运作”,任何一个因素的变 化都在系统中的相关点反映出来,并通过本平台提供给企业各部门、以及企业的外部资源,从而使业务过 程达到高效、协作的目的。

从应用的层面上看,本平台为汇威公司员工和管理层提供一个基于工作岗位的工作平台,将与之相关的所 有工作和资讯进行针对性推送,逐步实现汇威公司全员“提升效率”、“融合信息”、“高效工作”的目标。 二、建设目标:

公司协同 OA 平台的总体建设目标是建立一个统一的协同工作平台,对接融合汇威公司内部各 IT 系统 的信息,消除信息化孤岛现象,充分发挥信息集成融合的价值,为全体员工的工作提供有效支持。 为实现“一个岗位工作平台,所有工作与资讯”的最终目标,项目设立了三个阶段目标:


第一阶段:提升效率,建立统一的协同办公平台。该阶段以提升效率为主,支持汇威公司全体员工使用统 一的平台协同办公,实现“一次登录平台,通达各项系统”的效果,提升工作效率,包括:系统部署、统 一用户认证与单点登录、公文管理、会议管理、日程管理、车辆管理、企业通讯录、协作沟通、信息发布、 流程管理等办公应用。

第二阶段:融合信息,建立统一的信息集成平台。该阶段以信息融合为主,通过集成接口,实现各项业务 信息的融合与协同应用,逐步消除信息孤岛现象,实现管理、财务、业务的信息相互协同和调用,包括: 合同管理、预决算管理、招投标管理、考勤管理等各类信息。

第三阶段:高效工作,建立统一的岗位工作平台。该阶段以支持高效工作为主,在统一协同办公和信息融 合的基础上,通过岗位需求分析,实现岗位工作信息的智能推送,将有用的信息推送给需要的岗位,从而 支持各项岗位的高效工作,包括:公司高层工作门户、中层干部工作门户、普通员工工作门户、重要职能 工作门户等。

通过 3~5 年时间,逐步实现上述三个阶段目标,最终实现“一个岗位工作平台,所有工作与资讯” 的最终建设目标。

三、项目建设内容

1、总体建设蓝图

以建设目标为指导,总体建设蓝图绘制了汇威公司协同 OA 平台的建设框架。

?从应用的角度,主要包括“协作沟通”、“基础办公”、“流程管理”、“知识管理”、“集成应用”和 “信息门户”;?从系统的角度,主要包括“系统软件”、“网络硬件”。

协同 OA 的应用建设内容最终通过 PC 和移动两类终端提供给用户。


2、主要建设内容

基于总体建设蓝图,协同 OA 平台的主要建设内容如下表:


协作沟通:为企业用户提供高效、便捷的沟通渠道。

基于移动端,企业内部微信式沟通,包含企业人员组织信息,可点对点沟通、群组沟通, 企业微信 传输文件

基于 PC 端,企业内部 QQ,包含企业人员组织信息,可点对点沟通、群组沟通,传输 即时通讯

文件

短信平台 短信通知,可应用于会议通知、流程提醒、日程提醒、任务提醒等

集成外部邮件,实现未读邮件提醒和链接 电子邮件

协作社区 设置不同的管理和工作分类,实现跨部门事务的沟通和协作 工作微博 企业内部微博,实现个人工作日志、工作思考建议的微博化,关注和分享 基础办公:为企业用户提供基本的协同办公应用。


公文管理 可进行收文、发文的流转、归档、查询

日程管理 个人日程安排,日程安排分享,日程安排与流程、会议等事务的协同 会议管理 公司会议室管理、会前准备管理、会后跟进管理,会议的查询、会议资料的查询 计划任务 基于目标的任务安排、跟进和执行反馈

车辆管理 车辆基本信息管理、用车申请和通知

通讯录 公司员工通讯录,可查询部门、姓名、联系方式等信息 流程管理:主要用于企业内部职能管理和工作流程的执行


人力资源流程 人力资源管理相关工作流程

财务管理流程 财务管理管理相关工作流程

行政管理流程 行政管理管理相关工作流程

法务审计流程 法务审计管理相关工作流程

经营管理流程 经营管理管理相关工作流程

安全管理流程 安全管理管理相关工作流程

工程管理流程 工程管理管理相关工作流程

信息管理流程 信息管理管理相关工作流程

其他 其他管理相关工作流程


知识管理:主要用于企业文档资料的存储和共享应用

知识中心 各类文档的汇集中心,以门户形式分类展现

知识目录 各类文档的存储目录,可建立多维度分类

知识上传 文档上传到知识目录,包括:单文档上传、多文档上传 知识检索 文档检索,提供多种检索条件,提供全文检索

知识收藏 可建立个人文档收藏夹,可收藏系统中有权限浏览的文档 知识地图 可根据管理和工作需要,建立多个文档索引地图,链接系统中已存储的文档

提供文档的共享、编辑、下载、打印等权限管理 权限管理


信息门户:主要用于企业内部的信息共享和岗位工作信息的推送

公司信息门户 建立公司内部信息门户,发布公司级的新闻、公告等重要信息 职能信息门户 建立各职能的管理和服务门户,发布职能管理制度、表格下载等信息 专项信息门户 建立专项管理及服务信息门户,例如:员工培训门户


岗位信息门户 建立不同职级、岗位的工作门户,例如:总经理工作门户、条线副总工作门户 集成应用:主要用于 OA 与其它系统的数据交互与集成应用


配置 OA 与异构系统的数据连接,包括:异构系统的服务器地址、端口号、数据库类型 数据源设置 等信息

实现以 AD 域的人员组织信息为准,定期同步;或者通过协同 OA 实现统一的集成登录, LDAP 集成登录 实现用户输入一次用户名/密码,登录各信息系统的目标

流程协同信息集 在 OA 流程中集成其它系统的数据信息,供 OA 流程流转时参考使用,也可在 OA 流程 成 流转结束时更新异构系统数据

异构系统数据展 集成展现其它系统的信息数据,重点是在 OA 中统一展现统计分析报表 现集成


系统部署:协同 OA 平台的部署

系统软件 至少包括:服务器操作系统、数据库软件、系统性能软件、系统安全软件 网络硬件 至少包括:应用服务器、数据库服务器、数据存储与备份、网络安全 四、项目建设规划表(3~5 年)

下表根据三个阶段建设步骤规划了建设内容和对应时间,项目建设时根据相应业务需求的成熟度进行修正。


?—新建 ?—升级/优化 汇威公司协同 OA 建设规划表(供参考)


No 建设内容 第 1 年 第 2 年 第 3 年 第 4 年 第 5 年 备注 1 系统部署 ? / / / ? ? ? ? ? ? PC 平台和移动平台

/ / / 2 统一用户认证/单点登录 ? ? ? ? ? ? ? 解决多账号问题

企业微信、即时通讯、短信通知、 3 协作沟通应用 ? / / / ? ? ? ? ? ? 电子邮件集成、协作社区

公文管理、会议管理、日程管理 4 基础办公应用 ? / / / ? ? ? ? ? ? 等

5 移动办公应用 ? / / / ? ? ? ? ? ? 移动审批、日程、会议等

先建设公司信息门户,发布公司 6 信息门户应用 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 级信息,再根据业务需求逐步建

设职能门户、专项门户

人力/财务/行政/经营/信息等 7 流程管理应用 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 管理流程,以业务需求成熟、明

确为前提,逐步建设

知识分类存储和查询分享等应 8 知识管理应用 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 用,以业务需求成熟、明确为前

提,逐步建设


No 建设内容 第 1 年 第 2 年 第 3 年 第 4 年 第 5 年 备注

在协同 OA 平台上建立异构系

统信息的业务应用,包括:合同 9 PC 建模+集成应用 / / / / ? ? ? ? ? ? 管理、招投标管理、预决算管理、

考勤管理等,以业务需求成熟、

明确为前提,逐步建设

在移动平台上建立异构系统信

息的业务应用,包括:合同管理、 ? ? ? ?

/ / / / ? ? 招投标管理、预决算管理、考勤 10 移动建模+集成应用

管理等,以业务需求成熟、明确

为前提,逐步建设 11 岗位工作平台(初步) / / / / ? ? ? ? ? ? 高管、员工两类工作平台

基于岗位分析,按照职能、职级 / / / / 12 岗位工作平台(细分) / / ? ? ? ? 逐步细分,建立岗位工作平台 四、项目解决方案

1、期望的解决方案

(1)一个平台、五大核心、多种应用


(2)实现内部协同


(3)实现内外部协同


3、汇威 OA 项目需求方案

(1)门户管理需求方案

建立内部信息门户:可用来集团总部或公司集中发布最新的通知公告、规范制度、新闻、人事任命、会议 日程等动态信息,让所有员工能快速了解到公司动态,拉近公司组织与员工之间的距离,从而增强员工的

部分归属感。


公司门户


公司门户

可方便架构领导工作平台---系统自动把领导关心的数据分类聚合并推送到领导工作平台。同时系统自动把 需要领导审批的流程、催办、督办的流程、交办事宜处理情况自动汇总到领导门户,领导无需任何功能菜 单就可以进行日常办公。


报表门户

同时,业务系统数据报表集成在协同管理系统门户上展现报表,实现管理驾驶舱:如:管理层可以直接通 过协同管理系统门户上展现财务或者业务数据报表。


报表门户

企业在不断的发展过程中,肯定会有越来越多的知识已沉淀下来,结合知识管理的应用,信息门户可按照 一定的逻辑和关注者对象,主动的推送相应的公司行政和业务知识出来,充分利用已有知识辅助到日常业 务工作中。


知识门户


新员工培训门户

系统自动把员工日常工作内容推送到个人门户平台,进行汇总、跟踪、查询,包括有自动把上级或其他同 事所提出的申请请求推送到办公桌面上、有最新的知识提醒阅读、外部的门户信息、每天安排的计划日程、 所需查看的邮件等等。


一般员工办公门户


岗位门户

(2)流程管理需求方案


通过泛微的流程管理解决方案,总体可实现:

1) 帮助建立标准化的工作流程体系:提炼日常工作过程的规律,建立通用可行的流程管控机制;

2) 降低培训成本,明确审批权限:通过流程引导内部沟通路径,让文本管理制度图形化;

3) 丰富的数据支持流程审批:协同、立体、全面的数据信息表帮助决策者快速审批;

4) 帮助内部流程管理优化:通过流程效率分析,提供数据帮助适时优化内部流程;

5) 提供流程数据报表决策:自定义的流程和数据报表,快速呈现数据统计;

6) 灵活的工作流程配置:从字段、表单到流程路径的全面开放,方便日常流程的变更和快速调整; 可用来对公司内部甚至对外部的部分衔接和沟通过程,通过电子化方式执行起来。同时消除纸质管理制度 对于不同的员工有不同的理解的现象,让所有工作岗位真正按照公司制定的规章制度贯彻,从而建立电子 化的运营和规范作业体系。


对于日常工作中的流程,泛微根据多年来的推广经验,常用的流程体系可包括有:


流程类别 二级分类 流程名称 可对接流程 备注


日常工作类 内部沟通 内部留言

工作请示

工作联络单 总结计划 周总结计划

月总结计划

季度总结计划

半年总结计划

年度总结计划

行政管理 通告管理 新闻审批

公告审批

通知审批

人事任命通告

政策发布通告 日常行政

公章(印章)使用申请 公章(印章)外借申请 证照使用申请

出门证件管理

涉外宣称活动报批 外来参观接待

名片申请

因公出国审批

用车申请

飞机订票申请 借款申请

火车/汽车订票申请 借款申请

资料印刷

礼品申请 借款申请

快递申请

车辆使用申请 出门证件管理

固定资产请购 资产管理

办公用品采购 资产领用申请

办公用品采购

资产维修记录

资产借用申请

资产调用申请

资产报废记录

IT 软硬件维修申请 会议室使用申请 会议管理

会议安排流程 会议室使用申请

会议决议审批流程 IT 管理 IT 规划报告审批 日常运维管理记录 IT 设备购置

公文管理 收文传阅


发文签审 收文传阅

档案归档

档案销毁

档案借阅

档案审批

ISO 体系管理 体系文件生效审批

体系文件发布审批

体系文件更改审批

体系文件失效审批

组织结构编制报批 人力资源类 组织结构编制

企业文化方案报批

定岗定编计划报批

岗位设置/调整审批

用人需求申请报批

人员调动

员工辞职报批 工作交接办理流

程 员工辞退开除报批 工作交接办理流

程 工作交接办理流程

新进人员录用报批 招聘管理

入职办理流程

干部竞聘录用

计划外用人申请

试用期考核

转正申请

合同续签审批

薪资调整申请

离职申请

培训管理 培训需求报批

培训计划报批

培训课程规划审批 可与 e-learning 对接

员工技能评估审批

内部培训实施

送外培训实施

加班申请 考勤管理

出差申请 借款申请、

预算外费用申请

请假申请 绩效考核 绩效体系设计/调整

KPI 指标设计/调整

考核方法设定/调整

绩效目标设定/调整


绩效考核结果报批 可与薪酬对接

薪酬管理 薪资规划报批

薪资发放流程 可与 HR 系统对接

薪资调整审批 预算管理 可与预算系统对接 财务管理 预算编制审批

年度经营目标报批

月资金需求计划 可与财务系统对接 费用管理 可与财务系统对接 借款申请

预算外费用申请 可与财务系统对接

费用报销 可与财务系统对接

付款申请 可与财务系统对接 由于文本制度的晦涩性,对于制度的理解需要不断的内部培训和消化才能真正掌握,通过泛微的流程管理 解决方案,可降低这方面的培训成本,通过把文本制度流程化、表单化,直接明了的告知员工该如何进行 申请、如何进行追踪、如何进行审批、如何进行统计;而且根据岗位的不同和权限不同,流程平台可自动 根据要求直接推送到对应的审批者,从而加快审批和提高对权限的理解。


流程分类分级


流程规则

解决当领导审批时以往只能了解到单一信息而很难直接决策的困境,通过协同、立体、全面的数据信息呈 现,帮助审批者可全面了解相关的信息,例如:

通过费用报销流程,审批者包括领导可直接了解到此次费用的发生人员、部门、以及是为了哪个客户、哪 个项目,从而可再直接了解到详细的客户、项目进展情况;通过报销的金额,此笔金额可同时分摊到对应 的人员上、所在的部门成本中、所对应的供应商上或项目成本中:


费用报销流程

请假流程:员工在请假时,系统自动推送历史请假明细


请假审批流程

通过合同审批:在审批合同付款时,系统自动推送历史合同文本,当时签署的相关意见;相关项目

或资产到库、质量信息,以及已经支付过的款项明细、整体资金状况等;



合同审批流程

作为汇威公司来说,在没有构建协同平台之前,对于业务审批流程整体周期是没有一个较好工具可以统计, 通过泛微流程效率分析,可以知道一个流程平均流转周期是多少,是那一个审批节点耗时最长,是流程本 身的问题还是人的问题,从而有效为企业提供流程优化工具。

流程类型统计:对公司所有流程的统计,可全面掌控到内部管理内容

待办事宜统计:可分析各个部门、各个岗位、各个人员上日常的工作承担量和分布

流转时间分析:对各个流程的环节时效分析,及时判断此流程是否存在过长现象

流程效率排名:观察哪些流程最容易延时、哪个环节最容易之后


流程综合透视分析报表


部门办结效率报表


待办事宜人员排名


操作人员效率排名


流程流转时间报表

(3)知识管理需求方案

泛微为汇威公司提供的知识管理解决方案总体架构图如下:


通过泛微的知识管理解决方案,总体可实现:

1) 帮助建立统一的知识库:建立建议书、方案、案例等经验和培训文档、工作指南、模板等技

能知识库

2) 建立知识地图充分共享利用知识:根据不同岗位、面向行业、业务发展制定相应的知识地图

3) 搭建专家网络:建立专家网络库,实现网络求助、在线解答和头脑风暴

4) 建立员工自助中心:提供知识学习资料在线下载和积累创新

5) 建立知识分享共享体系:通过知识推送、订阅、收藏充分利用知识辅助到业务工作

6) 建立知识安全管控体系:需在保证安全、机密的基础上开放知识共享

7) ISO 质控文件管理:通过知识后台配置,灵活实现 ISO 质控文件的核心管理 企业中的资料、知识、文件一般都各自存放在部门内或具体人员内,而通过泛微的解决方案可建立统一的 知识库,集合各个部门、各个岗位、各个人员上的工作资料和知识,并充分进行分享利用。在此首先需要 按照不同的类型建立对应的知识类型进行归类:


知识目录库

一般情况下,结合企业日常普遍的工作内容,泛微根据 10 年来的推广经验,常用的知识类型可包括有:


一级目录 二级目录 三级目录

管理制度 人事管理制度 人事管理制度

安全管理制度 安全管理

行政管理制度 党委管理制度

工会管理制度

团委管理制度

资产管理 资产管理制度

项目管理制度 项目管理

会议管理制度 会议管理

办公用品管理制度 办公用品管理制度

财务管理制度 财务管理制度

公司其他管理制度 公司其他管理制度

部门内部通知 ***部门 通知公告

***部门

公司通知 公司通知

项目相关通知 项目申报通知

项目验收通知

日常业务流程 ***部门

***部门

工作职能 组织架构图 公司组织机构图

部门岗位架构图

职位等级图

职位说明书 职位说明书

部门职能表 部门职能表

任职资格表 任职资格表

年度规划 年度规划 计划报告


工作计划总结 月度

季度

年度 定期述职 定期述职

临时工作 临时工作

员级员工绩效 员级员工绩效 实习报告 实习报告

地图总纲 知识地图 地图总纲

岗位知识地图 岗位知识地图 专家网络 专家网络 合同管理 租赁合同 租赁合同

物业合同 物业合同

印刷品合同 印刷品合同 委外维修合同 委外维修合同 进出口业务合同 进出口业务合同 科技查新合同 科技查新合同 成果鉴定合同 成果鉴定合同 销售合同 销售合同 市场部合同 市场部合同 采购合同 采购合同 员工劳动合同 员工劳动合同 技术合同 客户技术合同

环保合同

开发合同

原材料合同

法律法规 国家法律 公共安全

治安管理

环境管理

劳动权益 地方法规

公共安全

治安管理

环境管理

劳动权益 经济法 经济法 劳动法 劳动法 合同法 合同法 海关法规 海关法规

行政处罚条例 进出口相关法律法规

检验检疫法

科技项目管理相关法规 科技项目管理相关法规

产品相关 产品相关

卫生类 行业相关

IT 类


汽车类

家电类

建筑类

会议管理 会议安排表 会议安排表

会议室安排表 会议室安排表

会议纪要记录 公司大会

日清例会

专题会

生产调度会

战略采购会议 会议决议跟踪表 会议决议跟踪表 执行力统计 执行力统计

ISO 文件 一体化文件 一体化文件 ISO9000 程序文件

表格文件 ISO14001 ISO14001 OHSAS18001 OHSAS18001 ISO14001 文件 ISO14001 文件 ISO17025 文件 ISO17025 文件 ISO14001 和 OHSAS18001 ISO14001 和 OHSAS18001 整合文件

整合文件

员工关系管理 员工座谈会会议纪要 部长级

主管级

主办级

员级 试用期员工关系管理 管理人员

员级员工 沟通与交流 总经理意见箱

员工满意度调查

建议与意见 建议与意见

项目管理 启动和计划阶段 项目计划

需求分析

项目预算

成本控制 执行控制阶段

风险控制

需求控制

项目流程管理

测试管理

沟通管理 收尾过程阶段 项目评估总结

项目验收报告

管理知识库 综合管理 综合管理 资本运作 资本运作


企业战略 企业战略 品牌管理 品牌管理 市场销售 市场销售 项目管理 项目管理 财务管理 财务管理 生产管理 生产管理 物流管理 物流管理 人力资源管理 人力资源管理 产品技术 产品技术 知识管理 知识管理 IT 技术及管理 软件工程

BPR_BPM

软件开发

其他 安全管理 安全管理 行政管理 行政管理

车辆管理 车辆管理

文秘事务 文秘事务

日常服务 日常服务

进出口相关知识 国际贸易知识

国际金融知识

关务常识

其它 其它 其它

管理培训教材 综合管理类 综合管理类 人力资源类 人力资源类 管理类 管理类 沟通类 沟通类 方法技巧类 方法技巧类 互动游戏类 互动游戏类 管理案例库 内部案例

外部案例

从而建立完整的知识过程管理规范


知识过程管理规范

(4)综合办公需求方案


人事管理


日程管理


工作安排


日程手机同步


会议管理


邮件管理(可实现与 263 等外部邮件集成)


车辆管理

(6)移动办公需求方案






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