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OA系统立项报告

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发表时间:2019-09-02 10:21


OA系统立项报告

OA项目立项汇报

一、协同办公(OA)的定义:

  办公自动化通俗的理解为无纸化办公,网络化办公、电子化办公,本意为利用网络技术的手段提高办公的效率,进而实现办公的自动化处理。对企业办公方式的改变和效率的提高起到了积极的促进作用。

办公自动化解决企业的日常管理规范化、增加业的可控性、提高企业运转效率的基本问题,范围涉及日常行政管理、各种事项的审批、办公资源的管理、多人多部门的协同办公、以及各种信息的沟通与传递。可以概括的说,OA软件跨越了生产、销售、财务等具体的业务范畴,更集中关注于企业日常办公的效率和可控性,提供企业决策依据,是提高企事业分子公司整体运转能力不可缺少的软件工具。

二、目前OA办公系统现状分析:

(1)网上办公完全依靠邮件系统,工作沟通、传送效率低。

oa系统在行政办公方面所使用的技术手段还仅仅停留在电话、传真、邮寄、邮件等传统方式,工作效率非常低下,并且使得部门之间联系沟通不够顺畅,企业内部形成了一个个信息孤岛。商派网络向子公司传达文件花费一整天甚至几天时间的现象十分普遍,遇到需要下属子公司反馈(如汇报数据等)的工作,则周期比较长,且容易出现差错,对人力资源应用造成极大浪费,商派网络公司和各子公司利用信息技术革新办公方式的呼吁十分强烈。因此为了提升商派网络管理,促进商派网络发展,需要建设一套符合上海某商派网络公司股份自身特点的办公自动化系统,利用网络技术打破地域时空的限制,实现商派网络与各分子公司、各部门跨地域、高时效地协同工作。

(2)文件归档、存储与检索差,安全无保证

目前公司的文档大部分是电子文档,文件的归档与存储基本没有管理,很多文件在部门或个人邮箱存储,归档基本依赖行政部门进行,不便查询使用,一旦发生人员变动,就可能造成损失。文件的权限(修改、阅读、打印、保存等)没有任何保护,每个能接触文件的人员都可完全拥有所有权限,且对文件的操作没有任何痕迹记录。这样的传递管理致使重要文件随时都有可能被复制、打印、修改并通过邮件传送出去。如果没有发生重大泄密事件,完全仅依赖于员工的品质是目前并不可靠的技术保障。

(3)办公过程中制度、流程理解不清晰导致工作失误增多,工作量增大。

领导出差,很多的事情不是很清楚该如何办理,特别是一些操作环节多的事情容易拖延。如何提高员工工作的操作规范化,提高事务处理的效率是办公过程中急需解决的问题。

(4)办公过程中商派网络与下属子公司信息不对称矛盾突出

由于异地办公,如何有效解决商派网络与下属子公司集中管理与分散经营的矛盾,

集中管理导致分子公司积极性降低,部分决策权下放又导致商派网络监督控制力度较以前大为削弱。如何有效监控下属企业规范化运作又充分结合部分授权管理调动分子公司积极性需要信息化来支撑。同时商派网络总部的各个部门之间,总部相关部门与各公司之间的沟通、 交流存在一定的障碍和效能的问题。

(5)领导办公缺乏决策支持

手工报表使得信息采集、处理不够全面,无法为企业管理和决策提供科学、快速的依据

三、商派网络实施办公自动化建设的目标分析:

根据商派网络公司战略、商派网络公司发展现状及国内外市场环境,公司需要通过信息化来解决当前的管理层缺乏有效的决策支持信息,目前信息化在财务方面已经实施了金蝶K3系统,解决了财务为核心的问题,但是还缺少以人为核心、对人的行为过程进行管理的系统,管理层难以通过现有的系统实现对管理思想和制度的贯彻、信息孤岛等问题;OA办公管理系统作为整个商派网络的信息化建设的试点项目,力求实现打通企业内部存在的信息孤岛、使公司内部的有效信息结构化、提高员工工作效率。

建议与知名OA供应商合作,在合理的时间和成本约束下,高质量地完成本项目需求,本项目需求建议可以为如下内容:

? 以人为核心,数据从上而下透视的权限管控平台:构建管理过程显性化、员工工作痕

迹显性化的平台。商派网络领导可以根据岗位权限自上而下透视组织内任何宏观和微观的数据。如:商派网络领导找到某个员工时,该员工在公司所有的工作痕迹都可以被找到。如:目前的计划任务完成情况,领导交办的待办事宜处理情况,文档方案情况,手头负责的办公资产情况,负责的客户、项目情况,在公司的预算收支情况等,从而对以人为核心的绩效考核提供客观数据支持。

? 打造高效的制度化执行平台:制度电子化,流程规范化、标准化,提升商派网络整体

执行力。在软性制度(即通常的文本型制度)的要求下,通过工作流程的图形化和表格化的操作模式,为所有员工提供更清晰的运作流程,从而减少由于人为理解原因而造成制度的不流畅运作,继而提高制度的执行效果。同时管理流程执行过程中,每个环节、部门、人员出现工作滞留,都会被系统真实的记录和反映。通过对系统的流程数据分析,最终达到优化流程的目的。通过流程优化,减少商派网络办公业务中的非增值活动、等待时间、重复和协调的工作量,在解决协同工作和信息共享的同时,实现在线业务流转和管理,真正提高办公效率,挖掘和发挥员工价值;

? 移动办公平台:基于公司移动办公的需要,实现手机网上审批、远程异地办公的功能。

移动办公改变了传统的集中办公室的办公方式,扩大了办公区域,用户可在家中、城市各地甚至世界各个角落通过网络连接随时办公。

? 信息发布平台: 为企业的信息发布、交流提供一个有效的场所,使企业的规章制度、

新闻简报、技术交流、公告事项及时传播,使企业员工能及时感知企业发展动态。 ? 协同工作平台: 将企业的传统垂直化领导模式转化为基于项目或任务的“扁平式管理”

模式,使普通员工与管理层之间的距离在物理空间上缩小的同时,心理距离也将逐渐

缩小,提高企业团队化协作能力,最大限度地释放人的创造力,并沉淀工作中的沟通信息。

? 公文流转平台: 改变了企业传统纸质公文办公模式,企业内外部的收发文、呈批件、

文件管理、档案管理、报表传递、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式,真正实现无纸化办公。

? 信息门户平台:构建商派网络统一的信息访问入口和信息统一管理的平台,员工可以

通过门户根据岗位权限获得相关的信息,以及进行各种知识的交流和储存等。同时信息自动按照岗位权限推送到商派网络的门户,分子公司门户、部门门户、个人门户,同时管理层关心的信息(如系统自动抓取外网相关信息、相关数据报表、审批事宜等)自动推动到管理层门户,方便不同层级人员对信息的利用。

? 企业通信平台: 集成或新建电子邮件系统和企业范围内的即时交流系统,使企业内部

通信与信息交流快捷流畅。

? 知识共享平台:打破知识文档分散存储在不同的员工和不同的部门,根据权限统一管

理公司所有的知识文档,沉淀日常工作产生的工作成果并在合理范围内进行共享,提高内部工作经验的分享,改进企业的创新能力、快速响应能力,提高生产效率和员工的技能素质,避免员工流动带来的企业知识流失,减少企业管理和培训成本。

? 综合事务平台:实现对商派网络的办公用品、办公资产、计划日程、会议室、车辆的

动态管理。实现实物资产登记、资产状态的生命周期管理、办公资产的分摊、办公资产费用的统计以及供应商的管理。

? 信息集成平台: 现代企业中已存在的生产、销售、财务等一些企业经营管理业务数据,

对企业的经营运作起着关键性作用,但它们都是相对独立的、静态的;OA系统具备数据接口功能,能把企业原有的业务系统数据集成到管理层信息门户中,使管理层能够通过一套系统即时获取企业经营决策数据,提高企业整体反应速度。

? 商派网络分级分权监控管理平台:基于商派网络多层多元化管理的特点,不同子公司

的管理模式基于行业的特点需要实现分权管理以调动积极性,同时商派网络对于全资、控股、参股分子公司的运营可以通过系统实现灵活掌控方式,既可实时监控、监督是否按照商派网络的规章制度执行,同时又可实现管理运营数据报表实时上报和信息沟通传递。

四、OA实施组织方案:

1、需要成立专门的项目领导小组来进行项目的选型工作。

2、OA建设原则为:整体规划、分步实施、充分考虑商派网络管理的个性化和现有的

办公习惯。方便领导操作和审批、报表查阅。

3、硬件网络部署充分考虑现有的条件,不重复建设。

4、OA软件在技术有一定的先进性,预留接口,满足今后业务、组织的变化和需求的

5、选择有一定规模实力和丰富案例经验的知名OA厂商来进行实施工作,充分借鉴他

们的成功案例经验,最大化降低项目风险,最短期内快速取得效果。

五、实施OA预期效果分析:

1、引进先进的办公理念,提升商派网络的整体办公效率。

2、建立员工日常办公的自助体系,提高员工办事效率。

3、实现商派网络范围内制度流程化、标准化、规范化、透明化的管理。

4、建立方便领导办公的工作台,方便领导对商派网络以及各下属公司各种资源

的掌控和协调,以及数据报表的及时汇总。

5、建立全新的企业文化和共享型的学习型的组织,大大降低管理成本以及培训

6、组织扁平化、实现商派网络范围内的信息共享、沟通、交流和协作。

OA项目立项汇报

一、协同办公(OA)的定义:

办公自动化通俗的理解为无纸化办公,网络化办公、电子化办公,本意为利用网络技术的手段提高办公的效率,进而实现办公的自动化处理。对企业办公方式的改变和效率的提高起到了积极的促进作用。

办公自动化解决企业的日常管理规范化、增加企业的可控性、提高企业运转效率的基本问题,范围涉及日常行政管理、各种事项的审批、办公资源的管理、多人多部门的协同办公、以及各种信息的沟通与传递。可以概括的说,OA软件跨越了生产、销售、财务等具体的业务范畴,更集中关注于企业日常办公的效率和可控性,提供企业决策依据,是提高企事业分子公司整体运转能力不可缺少的软件工具。

二、目前商派网络办公现状分析:

(1)网上办公完全依靠邮件系统,工作沟通、传送效率低。

基于商派网络与下属各子公司异地办公特点,商派网络在行政办公方面所使用的技术手段还仅仅停留在电话、传真、邮寄、邮件等传统方式,工作效率非常低下,并且使得部门之间联系沟通不够顺畅,企业内部形成了一个个信息孤岛。商派网络向子公司传达文件花费一整天甚至几天时间的现象十分普遍,遇到需要下属子公司反馈(如汇报数据等)的工作,则周期比较长,且容易出现差错,对人力资源应用造成极大浪费,商派网络公司和各子公司利用信息技术革新办公方式的呼吁十分强烈。因此为了提升商派网络管理,促进商派网络发展,需要建设一套符合上海某商派网络公司股份自身特点的办公自动化系统,利用网络技术打破地域时空的限制,实现商派网络与各分子公司、各部门跨地域、高时效地协同工作。

(2)文件归档、存储与检索差,安全无保证

目前公司的文档大部分是电子文档,文件的归档与存储基本没有管理,很多文件在部门或个人邮箱存储,归档基本依赖行政部门进行,不便查询使用,一旦发生人员变动,就可能造成损失。文件的权限(修改、阅读、打印、保存等)没有任何保护,每个能接触文件的人员都可完全拥有所有权限,且对文件的操作没有任何痕迹记录。这样的传递管理致使重要文件随时都有可能被复制、打印、修改并通过邮件传送出去。如果没有发生重大泄密事件,完全仅依赖于员工的品质是目前并不可靠的技术保障。

(3)办公过程中制度、流程理解不清晰导致工作失误增多,工作量增大。

领导出差,很多的事情不是很清楚该如何办理,特别是一些操作环节多的事情容易拖延。如何提高员工工作的操作规范化,提高事务处理的效率是办公过程中急需解决的问题。

(4)办公过程中商派网络与下属子公司信息不对称矛盾突出

由于异地办公,如何有效解决商派网络与下属子公司集中管理与分散经营的矛盾,

集中管理导致分子公司积极性降低,部分决策权下放又导致商派网络监督控制力度较以前大为削弱。如何有效监控下属企业规范化运作又充分结合部分授权管理调动分子公司积极性需要信息化来支撑。同时商派网络总部的各个部门之间,总部相关部门与各公司之间的沟通、 交流存在一定的障碍和效能的问题。

(5)领导办公缺乏决策支持

手工报表使得信息采集、处理不够全面,无法为企业管理和决策提供科学、快速的依据

三、商派网络实施办公自动化建设的目标分析:

根据商派网络公司战略、商派网络公司发展现状及国内外市场环境,公司需要通过信息化来解决当前的管理层缺乏有效的决策支持信息,目前信息化在财务方面已经实施了金蝶K3系统,解决了财务为核心的问题,但是还缺少以人为核心、对人的行为过程进行管理的系统,管理层难以通过现有的系统实现对管理思想和制度的贯彻、信息孤岛等问题;OA办公管理系统作为整个商派网络的信息化建设的试点项目,力求实现打通企业内部存在的信息孤岛、使公司内部的有效信息结构化、提高员工工作效率。

建议与知名OA供应商合作,在合理的时间和成本约束下,高质量地完成本项目需求,本项目需求建议可以为如下内容:

? 以人为核心,数据从上而下透视的权限管控平台:构建管理过程显性化、员工工作痕

迹显性化的平台。商派网络领导可以根据岗位权限自上而下透视组织内任何宏观和微观的数据。如:商派网络领导找到某个员工时,该员工在公司所有的工作痕迹都可以被找到。如:目前的计划任务完成情况,领导交办的待办事宜处理情况,文档方案情况,手头负责的办公资产情况,负责的客户、项目情况,在公司的预算收支情况等,从而对以人为核心的绩效考核提供客观数据支持。

? 打造高效的制度化执行平台:制度电子化,流程规范化、标准化,提升商派网络整体

执行力。在软性制度(即通常的文本型制度)的要求下,通过工作流程的图形化和表格化的操作模式,为所有员工提供更清晰的运作流程,从而减少由于人为理解原因而造成制度的不流畅运作,继而提高制度的执行效果。同时管理流程执行过程中,每个环节、部门、人员出现工作滞留,都会被系统真实的记录和反映。通过对系统的流程数据分析,最终达到优化流程的目的。通过流程优化,减少商派网络办公业务中的非增值活动、等待时间、重复和协调的工作量,在解决协同工作和信息共享的同时,实现在线业务流转和管理,真正提高办公效率,挖掘和发挥员工价值;

? 移动办公平台:基于公司移动办公的需要,实现手机网上审批、远程异地办公的功能。

移动办公改变了传统的集中办公室的办公方式,扩大了办公区域,用户可在家中、城市各地甚至世界各个角落通过网络连接随时办公。

? 信息发布平台: 为企业的信息发布、交流提供一个有效的场所,使企业的规章制度、

新闻简报、技术交流、公告事项及时传播,使企业员工能及时感知企业发展动态。 ? 协同工作平台: 将企业的传统垂直化领导模式转化为基于项目或任务的“扁平式管理”

模式,使普通员工与管理层之间的距离在物理空间上缩小的同时,心理距离也将逐渐

缩小,提高企业团队化协作能力,最大限度地释放人的创造力,并沉淀工作中的沟通信息。

? 公文流转平台: 改变了企业传统纸质公文办公模式,企业内外部的收发文、呈批件、

文件管理、档案管理、报表传递、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式,真正实现无纸化办公。

? 信息门户平台:构建商派网络统一的信息访问入口和信息统一管理的平台,员工可以

通过门户根据岗位权限获得相关的信息,以及进行各种知识的交流和储存等。同时信息自动按照岗位权限推送到商派网络的门户,分子公司门户、部门门户、个人门户,同时管理层关心的信息(如系统自动抓取外网相关信息、相关数据报表、审批事宜等)自动推动到管理层门户,方便不同层级人员对信息的利用。

? 企业通信平台: 集成或新建电子邮件系统和企业范围内的即时交流系统,使企业内部

通信与信息交流快捷流畅。

? 知识共享平台:打破知识文档分散存储在不同的员工和不同的部门,根据权限统一管

理公司所有的知识文档,沉淀日常工作产生的工作成果并在合理范围内进行共享,提高内部工作经验的分享,改进企业的创新能力、快速响应能力,提高生产效率和员工的技能素质,避免员工流动带来的企业知识流失,减少企业管理和培训成本。

? 综合事务平台:实现对商派网络的办公用品、办公资产、计划日程、会议室、车辆的

动态管理。实现实物资产登记、资产状态的生命周期管理、办公资产的分摊、办公资产费用的统计以及供应商的管理。

? 信息集成平台: 现代企业中已存在的生产、销售、财务等一些企业经营管理业务数据,

对企业的经营运作起着关键性作用,但它们都是相对独立的、静态的;OA系统具备数据接口功能,能把企业原有的业务系统数据集成到管理层信息门户中,使管理层能够通过一套系统即时获取企业经营决策数据,提高企业整体反应速度。

? 商派网络分级分权监控管理平台:基于商派网络多层多元化管理的特点,不同子公司

的管理模式基于行业的特点需要实现分权管理以调动积极性,同时商派网络对于全资、控股、参股分子公司的运营可以通过系统实现灵活掌控方式,既可实时监控、监督是否按照商派网络的规章制度执行,同时又可实现管理运营数据报表实时上报和信息沟通传递。

四、OA实施组织方案:

1、需要成立专门的项目领导小组来进行项目的选型工作。

2、OA建设原则为:整体规划、分步实施、充分考虑商派网络管理的个性化和现有的

办公习惯。方便领导操作和审批、报表查阅。

3、硬件网络部署充分考虑现有的条件,不重复建设。

4、OA软件在技术有一定的先进性,预留接口,满足今后业务、组织的变化和需求的

5、选择有一定规模实力和丰富案例经验的知名OA厂商来进行实施工作,充分借鉴他

们的成功案例经验,最大化降低项目风险,最短期内快速取得效果。

五、实施OA预期效果分析:

1、引进先进的办公理念,提升商派网络的整体办公效率。

2、建立员工日常办公的自助体系,提高员工办事效率。

3、实现商派网络范围内制度流程化、标准化、规范化、透明化的管理。

4、建立方便领导办公的工作台,方便领导对商派网络以及各下属公司各种资源

的掌控和协调,以及数据报表的及时汇总。

5、建立全新的企业文化和共享型的学习型的组织,大大降低管理成本以及培训

6、组织扁平化、实现商派网络范围内的信息共享、沟通、交流和协作。

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