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OA项目阶段总结与汇报

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发表时间:2019-09-03 15:06作者:oa选型来源:oa系统选型网网址:http://www.gxskm.com


OA项目阶段总结与汇报

某OA协同办公平台项目

阶段总结与汇报

前言

在公司领导的关心支持和各部门、单位的配合下,已经顺利完成OA项目一期的部分工作内容。为了让系统更好在公司上线运行,现对项目的进展、成果和当前状况、问题做一个阶段的总结与汇报,并对下一步工作内容进行安排与规划。

项目进展介绍

根据项目前期规划,项目整体分为二期实施。第一期主要是实施OA系统的基础部分,包括企业门户管理、审批工作流程管理、知识管理、人力资源管理、即时通讯平台、会议管理、业务系统单点登录接口开发。项目一期实施的人员组织架构范围包括株水机关本部和各水厂各中心以及丰源水务及其子公司。项目一期在20??年4月底开始实施,计划在20??年12月份之前完成试运行和项目验收,第二期是基于第一期的应用基础上在此方面进行深度应用,主要是与外部系统的接口开发和系统功能的进一步个性化完善。

项目目前处于系统一期的实施阶段,主要包括项目准备、项目调研、系统搭建、用户培训、上线试运行、项目验收几个阶段。当前处于项目一期的“上线试运行”阶段。

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OA项目阶段总结与汇报

主要完成的工作

(一) 项目准备阶段,已完成,

1. 组建项目小组:本次项目实施以信息管理部为实施主体,各部

门、单位选派OA系统建设联络员,泛微公司作为系统供应和

服务商安排专人驻场全程指导,相关人员配合实施,

2. 项目实施计划制定:制定详细实施日程表和工作计划,

3. 服务器和网络环境准备:信息管理部为配合项目建设配备了专

门的OA服务器,购臵VPN设备,搭建VPN网络,使得公司

员工可以在外网利用手机、电脑等通讯工具通过专用通道访问

OA系统。

(二) 项目调研阶段,已完成,

信息管理部指派专人和泛微公司实施顾问一起对公司领导、16

个机关部室、6个中心、4个水厂、9个三产单位进行走访和业务

访谈,向各部门、单位的领导及员工宣讲OA协同办公的概念,

使用OA的好处,通过鲜活生动的举例说明来引导各部门挖掘自

己的建设需求。历时三个星期的需求调研,总结出详细的业务解

决方案,主要从工作流程、知识管理、门户管理等几个方面对公

司当前的业务进行梳理、总结并提出实施建议,最终形成《株洲

市自来水公司OA实施方案》文档,

(三) 系统搭建阶段,已完成,

1. 完成系统服务器端安装和调试,安装了最新版的windows2008和

sql2008,确保了系统的运行稳定,

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OA项目阶段总结与汇报

2. 购臵华三核心交换机,公司所属电脑进行ip绑定,规范了员工上

网行为管理,

3. 公司组织架构的搭建和人力资源数据导入,从金蝶人力资源系统

取数据,,并在系统中分配安全级别、角色和权限。确保了公司员

工人人有账号,登录系统只能获取自己权限范围内的信息, 4. 审批流程搭建:根据《实施方案》中对于流程的详细描述,搭建

了各类符合公司实际业务的工作流程,主要包括日常办公类,6

个,、生产运营类,6个,、财务管理类,6个,、营销客服类,3

个,、人力资源类,4个,、行政事务类,7个,、培训类,1个,、

文档、报表类,45个,、丰源水务流程,9个,等。从一定程度上

解决了签字难、找人难、问责难、扯皮推诿等现象, 5. 知识管理:建立公司知识管理目录,搭建公司各单位和部室文件

夹及信息发布区域并按各部门业务需求不同分别授权,搭建起知

识共享平台。方便了员工进行工作交流,经验分享, 6. 门户管理:针对公司实际业务情况,搭建了系统首页门户、机关

门户、中心门户、水厂门户和三产门户。通过收集公司的宣传图

片,对OA门户进行美化,充实OA系统内容,

7. 单点登录:实现部分业务系统与OA系统的单点登录,让用户登

录OA系统后无需再次输入业务系统的用户名和密码即可登录业

务系统,

8. 即时通讯整合:与RTX整合,实现RTX与OA系统同步单点登

录,并同步组织架构。

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OA项目阶段总结与汇报

(四) 用户培训阶段,已完成,

1, 系统管理员培训:信息管理部系统管理员进行了系统搭建的培训,

系统管理员基本掌握系统后台搭建的各项功能,并能对公司其他

员工进行操作培训,

2, 关键用户培训:针对关键用户进行了一次集中培训,并进行了上

机考核。主要目的是让关键用户熟练掌握系统功能的使用,并担

负起对其所在部门的同事进行系统操作二次培训的工作。通过关

键用户的使用反馈了许多我部未考虑到的问题,并一一进行了修

改完善,

3, 中层管理人员培训:针对公司的中层管理人员进行了一次集中培

训,主要目的是让中层管理人员加强对OA系统的了解与重视,

促进OA系统的运行与推广,

4, 高层培训:制作了系统操作手册,并分别对高层进行了系统操作

讲解。

(五) 上线试运行阶段,进行中,

1. 发布上线试运行通知,

2. 制作系统运行管理办法相关文件,

3. 制作系统宣传推广素材,

4. 记录并解决用户使用过程中遇到的各种问题,

当前问题及对策

,一,问题:系统在线用户数较少,使用频率不高,系统审批流程和

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OA项目阶段总结与汇报

文档数量还不多。

原因:系统上线初期,要一下改变公司员工的传统办公方式是比

较困难的,大部分员工没有形成每天使用OA系统进行日常工作

的习惯,部分员工甚至没有登陆过系统,

对策:

1. 高层不断支持:信息化项目是一把手工程,需要高层重视和不断

的支持,这是信息化项目成功的首要条件,

2. 中层管理人员以身作则:通过数据可以显示,现在系统中最多的

流程就是和信息管理部相关的流程,原因在于信息管理部负责人

强调了相关流程,如计算机设备及配件采购申请,需要在系统审

批。由此可见只要中层管理人员以身作则、加强系统使用意识,

对于系统推广上线将十分有利,

3. 奖惩措施:必要的时候可以通过绩效考核,来约束员工对系统的

使用。同时也可以对系统使用得好的单位或个人,给出一定的表

扬或奖励,

4. 需要养成新的办公习惯,

5. 需要学习新的软件使用知识

6. 需要工作程序进一步规范化、透明化。

7. 不断的宣传与推广:可以采取一些宣传手段,如在公司、各单位

或部室显眼处张贴或放臵一些宣传画册、海报,通过耳濡目染使

得员工加强对OA的印象和认识。

,二,问题:部分流程走不通

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原因:需求调研时各单位自己提交的需求和公司流程文件标示的

流程节点不一致,部分部室提交的流程已废止或更新。

对策:目前已发现有问题的流程,信息管理部已和办公室及相关

责任部室进行详细沟通,并在系统中对流程进行了优化调整。对

于那些使用率不高的流程暴露的问题比较少,因此需进一步提高

OA系统使用率。

,三,问题:项目实施范围广,后期组织用户培训困难。

在前期从关键用户培训的情况看,有的部门领导不够重视,个别关键用户上线率很低,不能积极参加培训,存在不会操作,流程未使用等。另外,个别单位选派的关键用户协调能力不够,对项目后期实施推动不利。

下一步工作安排

(一) 在对关键用户培训的基础上,加强对全体员工进行上线使用培

训。

(二) 系统试运行推广,提高系统使用率,

(三) 试运行期间不断完善系统,使系统更加符合实际业务需要,

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