OA协同办公管理软件使用管理制度

一、总则

1、为了提高公司工作效率，保障信息传递畅通，根据公司的实际，制定本制度。

2公司办公自动化系统（以下简称OA系统）是以OFFICE ANYWHERE网络智能办公系统为管理平台，采用服务器/客户端/浏览器结构，建立起来的覆盖全公司管理人员的办公信息管理系统，实现网上办公和信息资源共享。OA系统是公司信息化建设的重要组成部分，是提高公司办公整体管理水平的重要手段。

3为了加强对公司OA系统的管理，提高公司工作效率，有效降低和节约成本，加快办公自动化建设，保障文件和各种信息传递快捷通畅，结合公司实际，制定本制度。

二、组织职责

OA系统的运行中，公司各部门各负其责，协同配合。职责如下：

1、公司信息部是公司办公自动化OA系统的归口管理部门。主要职责为：

a、负责制定OA系统规章制度；

b、负责OA系统核心工作流程设计、修改；

c、负责OA系统各职能部室工作流程设计的审核；

d、负责确定、监管OA系统核心工作流程参与人员的权限；

e、负责监控、检查、督办核心工作流程的工作流转；

f、负责工作流程的归档，并为其他部门提供查询；

g、协助各部门组织操作培训；

h、负责OA系统内各大功能模块信息内容更新的监督；

i、负责对系统内的保密设置进行定期检查；

j、负责对系统内的信息按照公司保密要求进行定期检查、监督；

k、负责OA 系统的建设、维护和服务支撑工作，负责服务器的管理维护和日常运行。

l、负责OA系统软件的开发升级管理；

m、负责OA系统的数据备份；

n、负责公司领导、OA管理员和相关人员的培训和技术指导工作；

o、负责OA服务器、操作系统和硬件的维护，确保服务器安全运行；

p、负责系统用户注册、注销等管理；

q、负责知识功能模块各部门书写权限的设置。

r、负责现有用户、及新增用户的审核；

2、其他部门主要职责为：

a、负责制定本部门OA系统相应管理制度；

b、负责指定部门OA管理员，参与本部门工作流程的定制、文件夹的建立以及本部门OA系统终端的日常维护、人员培训等技术支持工作；

c、部门OA管理员负责本部门参与OA系统人员权限变更时，及时提供给公司信息部申请调整。

d、负责根据本部门工作需要，提出优化需求。

三、文件管理

1、公司各部门发出、报送的各类文件（包括发通知、请示、报告、客户订单、生产订单、采购单等）原则上统一采用公司办公自动化OA系统发送。

2、各部门在OA系统中办理公司领导批阅的文件，待领导批阅后归档。

3、办理工作业务使用本系统设定的工作流程，根据文档管理一体化的原则，做好电子文档的归档，并妥善保管归档记录，备查。

四、登陆规范

1、系统正式运行后，用户至少在每个工作日上午、中午的上班后一个小时内，中午和下午下班前一个小时内分别进入系统浏览一次，以保证公文系统的正常流转和信息的及时传送，最好能及时登陆进OA办公，但由于站点有限，处理完工作后需及时退出。

2、系统用户必须建立个人密钥，填写个人信息，保护好个人登陆密码，并定期更换。多人共用一台计算机，如暂停OA办公需及时注销或退出OA系统，以免他人介入工作环境。

3、登陆OA系统用户口令应经常更改并保守秘密，以防他人有意或无意打开系统数据库获取信息，滥发电子邮件、恶意增删资料。

五、安全保密

1、所有用户应认真贯彻执行《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》和公安部《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》 ，严格遵守公司《计算机管理制度》有关规定。

2、按照公司《计算机管理制度》的规定，因公司网络带动的计算机较多，导致网络运行较慢，为了保证单位的网络畅通，严禁使用BT、电骡、电驴、pplive等占用网络带宽的软件，严禁在线观看与工作无关的网络视频、浏览无关网页；严禁对网络软件和硬件进行非法操作。系统用户必须安装杀毒软件，拒装者取消其上网资格。

3、OA系统的所有用户，不得利用OA系统从事危害集体和他人利益的活动，不得制造和输入计算机病毒以及其他危害系统安全的数据。

4、OA系统中的所有用户应按规定的权限阅读和使用系统提供的信息。不得盗用他人用户账号，不得干扰其他用户和破坏系统服务。

5、未经管理人员的同意，任何人不得随意让公司无关人员及外部人员查看OA系统中的内容，更不许下载受控的内容；
   六、网络维护

为确保网络的正常运行，全体员工都有对OA系统维护的义务；
    1、公司OA管理员是公司OA系统栏目，版面变更唯一的指定人；
    2、禁止在OA系统上传带有病毒的文件、图片等；　　　　　　
    3、未经许可，不得私自改变OA系统的桌面内容；
    4、不得对网络运行进行人为设限。

七、回复

实现信息的畅通，实现“知情”管理：

1、 相关人员按职责对相关信息，应及时给予回复；及时处理；以免耽误工作的进度。

2、公司通知、企业制度等栏目、协同的工作业务，内容涉及全体员工及相关人员的， 每个员工必须在规定期限内给予回复；

    3、急办的内容发布，内容上应注明“急办”，对急办的内容，相关人员必须在当天给予回复；

5、论坛、宣传等栏目 ，员工可自由参与，不强求回复。

6、相关人员按职责对相关信息，必须及时给予回复；如：①、OA用户应使用固定

流程业务进行工作，但在协同工作中进行工作及用错表单者，由发起人的下一节点将此协同工作回退到前一节点，并在意见栏内注明处罚通知字样转发到信息部，信息部在接到各部门转发的处罚通知时，OA管理员在通告栏目将处罚信息进行通告并备案，第一次违反者给予5元的罚款，依次违反者给予翻倍处罚，最高罚款上线为50元。②、用户在超出规定的时间限制处理工作时，信息部根据制度直接发布公告处以罚款，第一次违反者给予5元的罚款，依次违反者给予翻倍处罚，最高罚款上线为50元。

7、OA管理员未及时通报的由其直接上级给予批评与警告；经两次发现未及时通报的，由上级领导给予50元的罚款。

8、OA管理员在OA工作正式运行后，后台制作出现问题，影响其他人工作进度时，直接上级可给每次20元罚款。

八、应急措施

应急措施是保证文件信息、资料不丢失的有效措施。

1、对公司制度、报告、考核、档案等有价值的内容、信息，在发布的同时，发布人还应进行备份，以避免信息丢失；

2、需要进行归档管理的资料、信息由版主指定相关人员进行备份；

3、OA管理员对OA系统要及时进行维护管理，防止发生系统失效，每周进行一次系统清理，每天进行一次资料备份，对服务器进行安全防护。

十、其它要求

1、鼓励全体员工 对OA系统的维护管理提出建议；

2、在工作时间内不得上网聊天，玩游戏，浏览与工作无关的网站，避免影响正常的工作；凡是违反此规定的，第一次予以50元经济处罚，第二次予以100元经济处罚，并根据情节通报批评；如发现违反以上事项并对计算机造成中毒死机现象，需要重新做系统发生的费用将由计算机使用者自行承担。

3、发生急办或重大信息，除在OA上发布外，还应及时采用其它通讯方式进行沟通，传递。

十一、附则

1、为了保障OA系统的硬件、软件和信息的安全，保证系统的正常运行，全体用户应遵守本管理制度，违反者应承担相应责任并接受公司处罚。 。

3、本制度由公司信息部负责解释、补充，经总经理审批通过后颁布执行。