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@质量管理部!ISO文控管理遇难题?蓝凌这个平台来帮你!

 二维码 52
发表时间:2021-04-25 11:18网址:https://www.gxskm.com/

随着市场竞争日趋激烈,质量管理已成为企业竞争力的最重要指标,ISO 体系的建立几乎为所有重视质量的企业所认知。

各项标准ISO、GMP、SOX法案等的确立提升了企业管理能力,多数企业虽然实施了标准管理,却没有一套管理系统帮助标准落地,在管理过程中面临诸多难点:

● 人工作业,效率低、成本高,ISO体系规范与执行难;

● 信息传递不畅,流程无监控,文件风险与追溯难;

● 文件版本多、管理混乱,更新通知不到位,误用、错用概率大;

● 培训学习无体系,效果难跟踪……

5大应用场景,支撑ISO文控管理高效、合规

通过分析以上难点,结合20年来在智慧办公、知识管理领域的沉淀与经验,蓝凌推出全新的ISO文控管理平台,通过对ISO文件创建—审批—发布—回收—调阅—更新—废止—培训的全过程管理,实现ISO体系文件的信息化、流程化、安全管控,提升ISO质量体系管理工作效率及合规性。

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▲系统架构

1. 多渠道来源导入,文件发布更高效

蓝凌ISO文控管理平台根据ISO文件管理标准,将质量体系文件分为“质量手册、程序文件、管理文件&支持文件、其他文件(表单、报告、记录等)”四级文件,在严格的文件命名格式下规范建立企业质量体系文件库。

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▲质量体系文件类型

文控中心按照分级管理原则配置相应的菜单导航栏,文控管理员可选择相应分类快速新建文件,文件创建支持多渠道来源,包括单文件导入、模板导入、多文件批量导入、通过第三方系统写入、外部网盘链接分享及移动端直接上传等几种方式,让文控管理员创建文件更高效、更轻松。

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▲支持单文件/多文件导入

文控管理员可在新建页面进行生效时间设置、权限设置、审批流程设置等操作,蓝凌强大的流程设计配置引擎,可支撑文件发布、更新、借阅、回收、废止等各环节流程自定义配置,支持同现有OA审批流集成,保证过程留痕。

2. 借阅管理全程在线,文件流转更安全

新建文件通过审批流程后,有相关借阅权限的人员可以进行文件借阅,从文件借阅、借阅审批到归还全流程在线进行,既方便文件使用者借阅,亦减轻管理员负担,同时通过全流程在线留痕保证文件的流转安全。此外,为了保障文件安全性,管理员也可设置文件只支持在线查看,禁止拷贝、下载、借阅。

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▲文件借阅申请流程

3. 文件及时更新、废止、回收,版本使用更精准

各类ISO文件类型繁杂、数量多、版本多,如若版本更新通知不到位、未及时回收,会使得相关人员使用文件版本不正确,带来不必要的损失。在蓝凌ISO文控管理平台中,所有质量文件的修改、更新会统一流程、统一出口,严防一个文件多种版本。

平台支持管理员对文件进行编辑、完善,审批通过后,即可查看最新文件内容;同时支持对处于“发布”或“失效”状态的文件进行创建“新版本”操作,修订过程中,原文件锁定,新版本发布或取消后才可使用,文件或版本修订均有记录留痕。

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▲管理员可对相关文件进行“编辑”、建立“新版本”等操作

通过平台,管理员可以对内容有误或失效文件发起“回收”“废止”流程,审批通过后,相关文件即可收回,文件可阅读者将无法查看该文件。

4. 多人智能协同写作,文件编写更便捷

质量体系文件中涉及的作业指导书、报告、手册等资料,通常需要多部门多人合作协同编写。蓝凌ISO文控管理平台支持“协同写作”功能,任务分配人可建立相应的主任务,并拆解成各项“子任务”给到相应人,各任务负责人可同时在线编辑文件,并可看到相应协作人的任务进度。

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▲协同写作

5. 高效下达学习任务 ,培训效果有保障

重要文件发布后,督促员工快速学习、追踪学习效果极其重要。蓝凌ISO文控平台支持培训课件发布—员工在线学习—员工在线考试—颁发证书等培训全周期管理,助力培训计划落地,保障培训目标达成。

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▲创建学习任务

发布文件后,可一键生成培训课件。培训管理员可以在平台创建课程,关联要学习的文件、课程,创建学习任务、指派需要学习的人员;并可以进行“创建试卷”“发布考试”“创建证书”等操作。学员可在线学习、考试,考试通过后,系统将会自动给学员颁发相关认证证书。

蓝凌ISO文控管理,打造3大核心价值

蓝凌ISO文控管理平台在严格遵照ISO文件管理标准的同时,还能根据具体客户需求,为其添加个性化应用,打造符合企业实际管理需求的质量体系文件管控平台,助力企业实现质量文件全周期管理,提升文件管理效率、合规性,降低管理成本。

提效管理:文控管理全程电子化、流程化,大大节约文件从创建、审批、签字到打印、分发、回收的效率,对文件执行全过程进行监控,所有记录可追溯。

安全管控:通过登录限制、动态水印、存储加密、权限管理、版本管理等安全机制,保证文件的安全性,降低重要文件泄露隐患。

培训跟踪:通过培训计划管理全面落实内部培训机制,使培训工作有计划、有目标、不重复、不遗漏,提升培训效率。


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