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集团档案管理用蓝凌OA,全程在线,采用高效

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发表时间:2021-06-23 09:34作者:oa网址:http://www.gxskm.com

企业档案,是生产经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件材料。中办国办印发《“十四五”全国档案事业发展规划》明确指出:各项事业得以发展,都离不开档案。

企业的转型发展,更离不开档案管理数字化升级。

传统方式做档案管理,亟需破解5大难题

对大中型企业或集团,档案材料门类繁多、内容丰富,档案管理和利用除针对集团本部,还包括各成员单位。任务繁重、复杂度高,传统的人工管理或简单的信息化管理方式,已经难以满足档案管理的新需求,如何用更新的数字化方式解决档案管理痛点尤显紧迫:

1录档案工作量大:档案数量巨大,类目层级复杂,手工录入耗时耗力;

2档案管理不规范:档案条目属性不完整,归档类目模糊,管理不规范;

3查询检索不方便:大部分档案无电子版,档案之间缺乏关联性,查找不便;

4资料泄露风险高:归档不及时,资料散落各部门,失率高、易破环、丢失;

5档案利用率较低:使用踪迹无法追溯,已借档案未及时归还,利用率不高。

用蓝凌OA管档案,全程数字化,采用更高效

数字化工作专业服务商、生态OA引领者:蓝凌,基于众多大型企业档案管理最佳实践,打造全新企业档案管理,支持收集归档、日常管理、利用、处置等全生命周期数字化管理。

丰富的业务应用,配合数据统计,集成第三方软硬件,让档案管理更简单,全面提升档案利用效率,助力企业生产、经营更高效。

蓝凌档案管理应用亮点

1、目录分类、流程配置灵活,支撑档案管理精细化

档案分类:符合国家标准,可对档案全宗、类型、属性实现自定义配置,集成实体与数字化档案统一管理,分类清晰,便于管理,支撑实现集团、大型企业多类型档案的集中管理。

流程配置:针对财务、人事、项目类档案、不动产权、专利、科技档案等,不同类型档案流转场景,可视化灵活配置归档、借阅等流程,并根据实际情况简化调整,提高档案利用率。

2、支撑在线、离线归档,让档案收集、整理更省力

在线归档:支持公文、人事、合同、财务等业务系统相关模块直接归档操作,并保留相关内容签署、审批、属性信息,确保归档文件可读、可用,内容完整,节省人力。

离线归档:应归档的纸质外来文件、电子外来文件、非业务系统管理的电子自制文件等,可直接上传与批量录入系统。

新建档案后可根据自动生成二维码和条形码,支持查看、批量打印等操作;档案分册后,存放地、货位号也可生成二维码或条形码,方便后续扫码进行档案盘点。

档案整理:各立卷部门,根据本部门历年文件材料形成规律,参照归档范围,预先编制文件材料预立卷类目,将办理完毕的文件,根据文件材料预立卷类目分类存放开展良好的文件材料预立卷工作,保证归档文件材料的齐全、完整、准确。

3、在线查询、流程借阅,所有档案利用更规范高效

档案检索:提供多类型档案检索,包括:单项检索字段的简单检索、多项检索字段的高级检索、模糊检索、精确检索、全文检索。支持根据用户检索条件,及其权限许可范围查找档案,并在检索结果中做更精确查找。

档案借阅:支持不同类型的档案借阅读管理;电子档案,借阅前用户可查看该档案的基本信息;提交借阅申请审批通过后,借阅人才能获得相应的档案查阅权限;归还时间到未还,系统自动收回。

纸质档案,可选择多份档案提交借阅流程,线下交付,到期后再归还。

4、设密级、分权限、打水印等,全程保障档案安全

密级管理:在设置档案借阅流程进可关联密级,不同密级档案对应走不同借阅流程,让大型企业多类型档案借阅更规范。

权限管理:档案分类时可设置阅读者分级权限,新建档案时默认为可阅读者,可根据企业实际情况再灵活调整;档案文档正文与附件权限独立控制。

水印管控:支持在线阅读功能、水印安全控制,防止重要的档案内容外漏或复制。

5、到期触发鉴定、销毁流程,让档案处置合规高效

档案鉴定:档案即将到期,自动向档案管理员发送消息,鉴定人员可提请鉴定流程,鉴定档案还有价值,可修改档案到期,即鉴定成功。

档案销毁:档案到期后鉴定为没有利用价值后,可对档案进行销毁操作。此时在档案销毁库可查看到销毁的档案。

蓝凌档案管理应用价值

蓝凌全程数字化的档案管理适用于大型国企、地产、金融、制造等众多数行业,已在中航集团、俊发地产、南山集团、惠华基金等企业应用,为企业创造了显著价值。

1、提升档案数字化水平:支撑建立电子档案库,对纸质档案进行数字化统一管理;便于形成内部知识资产,生成档案报表,辅助决策分析,提升档案利用率。

2、降低档案管理的难度:满足档案全生命周期的状态跟踪、支撑集团多组织权限控制,保障档案安全,对接第三方系统及硬件,减轻数据录入工作量,让档案收集更便捷。

3、提高档案使用便捷度:集团各部门员工可通过系统进行档案的在线查询、借阅,较传统线下模式更方便快捷,确保档案的高效利用,发挥更大作用。


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