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ERP系统选型九步骤

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发表时间:2018-01-28 14:29来源:免费oa网址:http://www.gxskm.com

  笔者有幸参与了一些ERP项目的实施,在工作中发现选型对一个单位的ERP项目来说实

在是非常重要的一步。虽说“三分软件,七分实施”,但选型的过程,并不仅仅是选择软件的过程,更重要的是检查ERP供应商及其系统综合能力的过程。从“是不是要上ERP”的念头在企业领导人心中第一次闪过开始,最后和服务商签订ERP服务合同,这是一段很漫长的阶段性过程,少则一年半载,多则可能需要许多年。本文总结出在这个过程中企业应该经历的若干步骤,称为“ERP系统选型九步骤”。

  第一, 寻找供应商,发出邀请通知。

  参考各种媒体信息选择10家左右的ERP供应商,发出邀请。这些供应商的选择应该有所侧重,综合考虑供应商的规模、业界中的声誉、行业特色、实施特点、一般价格等。对一些显然不符合本企业ERP要求的供应商应该毫不犹豫地予以剔除。例如,企业ERP预算很少,那就无需联系SAPOracle等国外知名ERP系统;企业强调行业特色,那就该将重点放在有本行业特点的ERP系统上;企业生产管理方式较为特殊,就该将重点放在项目型(根据企业的要求进行较多的二次开发)的ERP系统上,等等。

  第二, 第一轮演示。

  第一轮开始后,ERP供应商会派出ERP顾问到企业来进行实地调研,由于供应商较多,企业不可能安排许多时间接待,因此,为了不影响各部门的正常工作,建议给每家供应商0.51天的时间。在顾问调研的这段时间内,由于各部门接待的顾问较多,而且回答的差不多是同样的问题,容易弄得很疲惫,可以想象越到后面调研的顾问越是不利,为了公平起见,最好在每家顾问调研的时间之间隔开一段时间,以减少各部门接待人员的厌烦心理。

     为了减少ERP顾问调研的麻烦,各部门最好在ERP顾问开始调研之前准备好各部门现在使用的各种表单、文件等,最好含原始数据,这些数据可能会给顾问提供许多调研的线索,ERP顾问也可能会从这些数据中发现许多问题。

     ERP顾问根据调研的结果制作ERP在本企业的实施方案,并且根据此方案进行初步报价,在规定的时间内将方案送交本企业,企业参与选型的人员应该对方案进行认真研究,特别是与本部门相关的部分,并将疑问记录下来,在ERP顾问进行系统演示时提出来请求解答。

在所有ERP供应商的方案都提交后,企业IT部门或选型负责人确定好各供应商的演示时间及地点。为公平起见,应该合理分配各供应商的演示时间,如果一共10ERP供应商,为了避免ERP选型人员过于疲劳,可分两个星期完成,每天接待一家,一家安排2-3个小时左右的时间。安排好后应将日程表及时通知各参与人员,让参与人员能够提前安排好自己的本职工作,并准备好自己需要提出的问题,当然在观看ERP顾问演示后很可能会有新问题产生。

  各部门负责人在提问时重点应在管理上,避免一些技术性太强的问题,毕竟ERP顾问的长处在于以ERP进行企业管理,他们不可能什么都懂,这一点我们不应该过于苛求。

  第三, 第一轮评选,选出前五名。

  所有ERP供应商第一轮演示结束后,企业应该立即组织ERP选型的参与人员进行评分,根据报价方案及评分结果,选出前五名进入下一轮角逐。

评委一般由以下三方面的人构成:企业高层领导、各部门的主要负责人、信息部ERP人员。

  由信息部ERP人员或委托咨询公司设计好评分表,各评委根据评分表打分。下表供参考:

     参观结束后,参观人员应该撰写参观报告,分发给每个ERP选型参与者。一般来说,参观报告可从以下几个方面展开:

1. 人员。参观人员、接待人员及职务、ERP供应商陪同人员。

2. 单位简介。规模、行业、主要生产流程、未来发展方向、与本单位的相似之处。

3. 信息化建设介绍。

4. 已实施的功能模块。

5. 未实施的功能模块。

6. 成功之处。

7. 不足之处。

8. 接待人员对ERP的评价。

9. 操作人员对ERP的评价。

10. 总结。

  第六, 第二轮评分,两家进入最后一轮。

  根据这段时间的交流后,企业对这五家ERP的了解应该更加深入了。对原来的评分表应该增加一些内容,如对所参观的案例的评价,对本公司某些特殊要求的解决方案,对ERP顾问的评价,对本企业需求的满足等等。选出最后两家进入下一轮。

  第七, ERP顾问自由发挥。

     到了这一步,两家顾问可以自由发挥。时间安排上也比较自由,随时都可安排一次小型交流会。ERP顾问在交流时可摆出自己的优点,指出竞争对手的缺点,列出企业应该选自己的理由,不应该选择另一家的理由,还可以结合企业特点,寻找一些对方很难解决的问题。

如果企业觉得需要,可以安排一两次辩论会,让双方就两家ERP系统的优缺点进行辩论。不过,在此有必要指出,不能以观看辩论大会的心态去看待双方的辩论,关键是要从辩论中了解两家ERP系统的优缺点,而不是欣赏双方的口才。ERP销售顾问的口才好并不代表ERP系统好。

  “理越辩越明”,通过以上工作,企业可以更清楚地了解这两个系统的优缺点。

  第八, 商务谈判。

     ERP选型结束后才进行商务谈判并不是个好办法,企业在最终确定ERP供应商之前进行商务谈判无疑可以获得商务谈判的主动权,商务谈判的结果是企业做出最终选择的重要依据。

  商务谈判需要考虑许多方面的内容,比如:购买的模块,用户数,增加用户的费用,各模块的报价,实施费用,每年维护费用,硬件要求,实施计划,等等。

  第九, 抉择。

  在这一步,ERP选型人员应该撰写分析报告,分析报告应该从两家的优点、缺点、风险点三个方面展开论述,分析报告与商务谈判的结果一道作为高层领导决策的依据。

企业选型负责人或企业主要领导人,根据以前评分的结果、与各ERP供应商交流的情况、对两家ERP系统的了解、两家ERP系统的优缺点分析报告以及商务谈判的结果进行抉择。

这一步应该避免“拍脑袋”式的决策方法,不应该因为突然想到了A的某项优点,或因为A的顾问一次富有煽动性的演说,或因为A的顾问一次对B有力的攻击,而决定选择A;也不应该因为突然想到了A的某项缺点,或对A的顾问的某句话、某次表现不满意,而突然决定使用B

  杀到最后一轮的两家,显然都各有优缺点,没有优点的早就被淘汰出局了,没有缺点也没必要谈到今天,因此,在做决策时应该综合考虑,权衡各项优缺点,再作最后的决定。

  总结

  选型对于ERP项目来说是致关重要的一步,也是企业ERP项目生命周期的一个重要组成部分,对于企业来说,应该将ERP选型作为项目来管理,可用项目管理方法论来指导ERP选型。对ERP选型来说,最重要是先制订ERP选型的计划,切忌无毫无章法地开展选型工作,今天看这个演示,明天参观那个案例,没有选型的计划性,最终只能事倍功半,导致企业领导人轻率地做出决策,或不敢做出决策。希望本文提出的九个ERP选型步骤,能给一些准备上ERP而不知如何着手的企业提供些许帮助。


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