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企业管理系统软件选型流程指南(OA,ERP,HR,CRM)

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发表时间:2018-01-29 18:19作者:免费企业管理系统,oa系统,oa办公系统来源:OA系统选型网网址:http://www.gxskm.com

         OA系统选型网对接企业的客服反馈众多选型者需要一份通用的企业管理系统软件选型流程指南,简称OA选型流程攻略,为此总结了上万家选型管理系统的企业所关系的几个点分为两部分共享给大家,给正在作OA系统、ERP系统、EHR系统、CRM系统等选型CIO做经验借鉴。如需定制报告可以注册平台会员咨询顾问获取一对一服务。


企业管理系统软件选型指南(第一部分)

第一阶段:如何定义您的业务和技术需求

       IT收购和采购决策通常是在多种因素混杂的情况下作出的:未被满足的期望,企业内部的业务工作议程,软件供应商的承诺,以及令人目眩的品牌宣传。然后,行政命令、经验之谈或基于初步电子数据表对比而得出的未经充分论证的分析结果都可进一步推动决策的实施。正如很多贸易杂志和媒体经常报道的一样,上面所讲的方法就会导致失败结果。我们希望通过本文帮助您了解最佳的软件评估和选型方法——帮助您了解如何客观地选择适合的软件解决方案,以及降低选型时间和相关成本。

oa系统选型网.png

技术评估中心(TEC)的软件评估和选型方法可被分为3个阶段:

第一阶段:定义业务和技术需求 第二阶段:软件评估和分析 第三阶段:谈判和最后决定

概述

第一阶段

TEC 的方法可为选型项目的最后成功奠定基础。如果最初的业务和技术需求定义不完整或不正确,就根本谈不上成功的系统评估和分析以及供应商谈判。很多软件选型项 目对本阶段的重视度都不够,这必然导致项目失败,并可能为正在实施软件和已完成实施的企业用户招致无法弥补的损失。

TEC的决策支持系统可协助快速而准确地汇总业务流程,并把它们与软件解决方案的特点和功能进行匹配。只要严格遵循本阶段中的步骤,企业就可生成一份完整而简明易懂的需求清单,且要求新的软件解决方案满足这些需求。另外,企业还可轻松访问汇总在知识库中的数据。

第二阶段

  对软件供应商解决方案的评估和分析从寻找正确的软件供应商开始,直到把范围缩小到2至3家最终的候选供应商。对于任何企业来说,这个阶段中采集的数据可能是铺天盖地的,数据操作更是难上加难。

  通 常,多达20或30个软件供应商都符合基本要求,而每个软件供应商的功能清单可能包括上千条的评估项。企业须逐条研究这些评估项。使用传统方法可引发严重的问题——甚至可能导致选择错误的软件解决方案。我们将向您展示,TEC的决策支持系统是如何简化这个流程,大量减少选择适合的候选软件供应商所需的时 间,并帮助您作出明智而正确的决策的。

第三阶段

  最后阶段包括与候选软件供应商谈判和做出最后决定等步骤。这包括在客户公司进行现场软件供应商演示。在这里,业务和选型项目组可评估每个软件解决方案,确定软件解决方案是否易于使用和涵盖关键业务流程和功能。

  在本阶段,我们建议您的选型项目组收集每个软件供应商的客户案例信息,以了解他们的实施、服务、支持和培训历史。我们还将向您演示,TEC的决策支持系统是 如何通过把软件供应商信息导入软件对比工具来简化和缩短这个流程,以及如何生成支持选型项目组的最终推荐意见的报告和图表的。

  典型的企业应用系统选型项目在初期很少谈及技术,因为首要考虑因素是为新软件须支持的业务流程建模,以及将其与任意特定软件解决方案的功能进行匹配。TEC运用标准方法来进行流程建模和匹配。下列步骤对保证本阶段的总体成功至关重要。

步骤1: 组建跨职能的选型项目组

  一个跨职能的项目组可确保满足业务需求和技术需求,并且每个受影响的部门都可了解新决策的影响。理想的项目组应由下列成员群体组成:管理层,财务或业务运营部门,最终用户,顾问,以及来自IT运营和架构部门的员工。

  另外,还应从每个业务领域挑选监督执行人和主题专家(SMEs)来参与这个项目。这种部署有助于赢得业务部门的全力支持,并有助于在企业内部的其他部门推广新的软件解决方案,以及为项目组就现有流程和日常运营等事宜提供专家级支持。

步骤2: 通过评估内部需求,建立业务流程的层次

  在监督执行人和主题专家的帮助下,这个项目组将负责业务流程定义和建模。首要目标是确定主要的流程分组,并保证这些群组与企业的业务领域匹配。

  在这些分组中,流程与高层次的业务领域划分相对应。(详见图1和图2)在流程分组结构中,子流程将高层次的业务领域分解成主要部门。子流程包括每个部门的日常任务。针对每个活动,基于业务的规则描述可帮助了解如何执行和控制日常任务。

  使用传统方法,如:电子数据表、word和流程图,将很难跟踪、组织和操作如此大量的数据。但是,如果没有正确地存储、组织或无法轻松访问这些关键信息,这将大大延迟时间——并随之导致软件选型项目成本大幅增加。

通过评估内部需求,建立业务流程的层次.png
图1 :流程分组图

建立业务流程的层次.png


步骤3: 详解流程、子流程和活动

  通常,监督执行人和主题专家负责详解流程、子流程和活动。应以尽可能详尽的信息记录现有流程和经过优化的未来流程的情况。这可使流程更易懂,且更易于与软件 特点和功能相关联。详细信息可包括系统输入和输出,现有报告或文档的信息(或副本),以及工作流描述和流程图。这些信息用于直观地说明任意流程、子流程和活动的每个步骤。

  如果处理不当,可导致“堆积如山”的信息。并且,使用传统的方法(如:电子数据表或word文档)很难清晰明了地操作或存储这些数据。事实上,由于这个任务难度很大,选型过程通常到此就嘎然而止,难以前行。

  但是,我们还是有办法较轻松和快捷地完成这个艰巨的任务的。通过步骤2中的分层和编码结构,TEC的决策支持工具可为每个流程、子流程和活动创建一个流程卡。这些流程卡的设计允许把现有流程和经过优化的未来流程的描述汇总在一张卡上。可把现有的报告、输入和输出、文档和流程图附加在流程卡上。

  可使用流程卡中的集成流程图设计工具来设计经过优化的未来流程图和活动,并把它们附加在流程卡上。由于编码结构相同,可将这些流程卡导入到上一步骤中创建的 知识库中。所有的信息被集中在一起,以便为流程中的下一个重要步骤创造方便。它还针对已完成的工作创建了关键审计跟踪。

详解流程、子流程和活动.png

图3:流程、子流程和活动卡

步骤4: 把详细的流程、子流程和活动与功能需求进行匹配

  把业务需求转化为功能需求通常会引发来自业务部门和技术部门的项目组成员间的不合。困难在于,这些项目组成员讲不同的“语言”(业务Vs.技术),有不同的 侧重点,对识别和消除冗余持不同的看法。但是,最大的困难是如何管理目前收集到的所有信息。以往,职能部门通常试图通过会海战术来解决问题,这就需要使用 大量的流程图和场景描述(scenarios)。在此步骤中,迫于必须在一定时间内达成共识的压力,项目组往往走捷径。他们很容易因此而忽略一些重要的 ——甚至是十分关键的——因素。这些被忽略的因素的影响以后会越来越明显。这将极大地影响实施,甚至是系统选型本身。

  通过运用以分层结构组织的知识库,TEC可帮助您简化这一流程。这种分层结构和简单易用的拖放技术使您能更快地匹配流程、子流程、活动和功能性需求。当知识库中不包含某些功能性需求描述时,您可通过插入功能轻松地在需求清单中添加这些需求。

在此步骤中,使用TEC决策支持工具的最大好处在于,通过汇总不同知识库的功能性需求描述,您最终得到的需求清单是根据项目要求特别量身定制的。举例说,如果企业资源计划(ERP)软件选型需要包含客户关系管理(CRM)和供应链管理(SCM)系统功能,TEC决策支持工具可轻松地把它们添加到选型项目中。

  另外,根据业务职能的不同重要性,项目组可设置最终需求清单的侧重点。您还可设置知识库中每个层次的需求描述的优先级,从主要的业务职能层次,到详细的功能需求描述层次。借助这种排列流程优先顺序的方法,TEC决策支持工具最终生成了信息征求书(RFI),其中包含根据特定要求定制和整理的需求订单。这将被应用于软件评估的下一阶段。

通过运用以分层结构组织的知识库.png

图4:设置功能描述的侧重点

      《企业软件选型指南》共两部分,第一部分到此结束。在第二部分中,我们将介绍如何进行软件评估和分析,以及如何进行谈判和作最后决定。


企业管理系统软件选型指南 (第二部分)


第二阶段:如何进行软件分析和评估

  在第一部分中,我们介绍了软件选型最佳实务的第一个阶段,其中包括定义业务和技术需求的四个步骤。 现在,我们将介绍企业软件选型的最后的也是最重要的阶段。

  第一阶段的分析成果是生成一个详细的功能要求清单。 第二阶段包括对市场上所有现有的软件解决方案的分析和评估 软件对比应在公平的基础上进行。这样,我们才能做出公平而正确的决策。只有这样,所有的候选软件供应商才能清楚地了解什么功能是必需的,并作出相应的回应。 下面的步骤将为您介绍技术评估中心(TEC)的软件分析和评估方法,以及确定两至三家最佳候选解决方案的最佳途径。 当项目进展到这个阶段,管理层应该组织一个选型团队了。这个团队包括负责选型项目的核心成员。

步骤1:准备资格预审资料,生成软件供应商预选清单

  现在,选型团队的任务是找到可满足目标系统要求的软件供应商。 这涉及大量的研究工作,以确定哪些软件供应商可支持大部分的功能性需求,并确定最终的候选软件供应商。

  这个步骤十分耗时,且稍有疏忽就可能遗漏一些重要的软件供应商。 识别既定领域的主要软件供应商十分容易。但是,市场中还有很多不为人所熟悉的优秀软件供应商。 通常,至少有15到20个软件供应商可满足要求,有时这个数目甚至可多达50个。 对于企业来说,在没有专业指导的情况下,要对所有这些软件供应商进行完整的调研几乎是不可能的。

  根据您的企业特点和高层次需求,TEC的决策支持工具可生成一个符合预审资格的软件供应商清单,并进一步生成一份预选清单。 这个决策支持系统十分灵活。可允许您添加清单以外的其他软件供应商。 现在,该系统包括820多个企业应用系统解决方案的信息。

步骤2:生成和发布信息征求书(RFI)

  现在,您的选型团队需要创建一个对于软件供应商来说简明易懂的RFI。 传统的方法是使用电子表。 您需要明确规定供应商的回复时间期限。

RFI 可包括上千条评估项。如果组织不当,就会为软件供应商带来很多不便——如果行项目描述不清,就可能误导软件供应商。 如果到了截止日期软件供应商还没有回复,企业就不得不延长期限和推迟决定(这种事情常常发生)。 正如我们前面提到的一样,这个步骤可耗费大量时间,并有可能导致排除了一些本来有希望入选的软件供应商。

  但 是,对于那些已填写了TEC的标准RFI并在TEC知识库中有记录的软件供应商来说,事情就简单多了。在最终用户给软件供应商发RFI前,可把供应商的答 复先导入到RFI中。 软件供应商只需快速地校验现有的答复,并就最终用户添加的新功能评估项做出答复。 这不仅缩短了获得软件供应商答复的时间,还简化了整个选型流程。 TEC的RFI使用行业标准的定义和格式;并支持优先级设置、软件供应商回复和附件等功能。您还可轻松地把RFI导入TEC的决策支持工具,以作进一步处理。

在本步骤结束时,您应该已收集了20到30份包含软件供应商答复的RFI,并准备进入对比和评估阶段。

软件供应商的RFI答复.png

图1:软件供应商的RFI答复

点击浏览TEC的RFP模板站点

步骤3:评估软件供应商答复,创建您的个性化候选清单

  当 您收集了软件供应商的RFI答复后,您的下一个任务就是评估这些软件解决方案,并把符合您要求的软件供应商范围缩小到2至3家。 在这个阶段,使用传统的电子表格的工作量将是十分惊人的。因为这30家软件供应商都回复了近4000条评估项,而您需要逐条对比每条评估项的答复。 要想在合理的时间内准确地完成对所有这些数据的操作几乎是不可能的。 同时,我们又必须生成一个候选清单,因为我们只可能和有限数量的软件供应商就最后的条件和合同等进行谈判。 对于大多数选型项目来说,可进入最终谈判和筛选阶段的软件供应商的数目不超过3个。

  我们可把软件供应商的RFI答复导入到TEC的决策支持工具和进行并行评估,以确定最符合优先需求的2至3家软件供应商,并生成候选清单。 我们可针对RFI的任意层次来完成这些评估。还可根据需要,调整优先级顺序以及运行和重新评估假设情景分析。

  运用TEC的加权平均综合指数(WACI),我们可以快捷而准确地获得最终评估结果。 这个综合指数可用于衡量产品功能与客户要求和侧重点的匹配度。 它还可避免单独使用加权平均算法的弊病。由于加权平均算法易忽略产品性能差异,这常常导致用户选择与其需求不完全匹配的产品。

加权平均算法vs.加权平均综合指数法.png

图2:加权平均算法vs.加权平均综合指数法(WACI)

第三阶段:如何进行谈判和制定最后的选型决定

  在经过前两个阶段的评估后,我们已经把最符合功能要求的软件供应商范围缩小到2或3家。 您的选型团队现在可准备进入确定策略、关键条款和条件以及最高预算额的阶段了¬——还要做好与选定软件供应商进行谈判的准备。 下面的步骤介绍了软件选型的最后阶段,即如何最终选定一个软件解决方案。

步骤1:邀请候选清单中的软件供应商进行现场产品演示

  邀请软件供应商到公司进行现场产品演示。供应商可借此机会说明他们的软件解决方案如何符合您的业务需求。 您的选型团队应作的准备是,在供应商进行演示时,让他们了解什么是关键业务流程和需求。

  监督执行人和主题专家(SMEs)须参与演示活动。这样,他们可协助评估软件的功能性、易用性和对关键流程的覆盖。 您应该设计一个评估这些因素的系统,以对比候选的软件解决方案。 这是关乎项目成败的关键时刻——行动方案必须与功能需求相匹配。 毋庸置疑,这是十分重要的决定。

在这个阶段,可使用假设情景分析法。 当选型团队的成员、监督执行人和主题专家有意见分歧时,必要的协商和让步可帮助解决这些分歧。

  典型的软件供应商演示包括预先准备好的产品示范。 虽然软件供应商可借此机会充分展示其产品优势,但却无法说明他们的产品与您的业务需求的匹配度。 在这种情况下,TEC的决策支持工具就派上了用场。该工具汇总了可用于指导软件供应商的详尽演示脚本。 脚本包括产品功能决策评估项。这些评估项详细地描述了您的业务需求。 通过使用这些演示脚本,您的选型团队可以从质量角度对软件产品的性能进行评估。 然后,您可把评估结果导TEC的决策支持工具,并作为与供应商谈判的基础决策标准。 另外,您还可以图表和报告方式快捷地进行假设情景分析,以帮助选型团队更好地论证其观点以及研究所有的可能性。

演示评分卡.png

图3:演示评分卡

步骤2:收集候选清单上每个软件供应商的客户评价

  除了脚本化演示,客户评价也是选型流程的一个重要组成部分。 这些评价可帮助贵企业的决策制定人和那些与贵企业情况类似并实施了相同产品的企业客户进行沟通。 您可以准备一个标准问题清单,以便与这些企业客户沟通时使用。 这些客户的答复可帮助您了解一个软件供应商的实施历史和表现。同时,您还可把这些评价导入到TEC的决策支持工具,按侧重点排序,然后用于客观的分析。

把客户评价导入决策支持工具.png

图4:把客户评价导入决策支持工具

步骤3:发布报价征求书(RFQ)

每个候选软件供应商都将收到一份正式的报价征求书(RFQ)。您的选型团队可规定返还期限。 这份报价书详述了与软件实施有关的成本,以及软件授权许可证、培训、维护和其他服务和支持的费用。 这通常是左右最终决定的最关键信息。可把这些信息导入TEC的决策支持工具,以便进行基于功能的价格分析。

基于功能的价格分析.png

图5:基于功能的价格分析

成本对比.png

图6:成本对比

步骤4:进行最后的谈判

  项目进展到这个阶段,选型团队应该已经收集到所有必要的信息,并准备向管理层提交建议书了。 当与管理层进行沟通时,最重要的是针对选定的软件解决方案提出一份详实的方案计划。 这包括对商业价值和风险的评估。清楚的审计轨迹可印证选定供应商与每个阶段设置的标准的吻合度。通过这些,您可验证选定的解决方案是最佳的选择以及选型团队为此付出的精诚努力。

  您的选型团队应进入与选定的唯一软件供应商的最后谈判阶段了。这个软件供应商对企业需求的支持度应最高。 通常情况下,价格是谈判的关键因素。但是,实施策略和时限、持续性支持和可扩展性等因素也十分重要。 忽略这些因素可导致解决方案实施成本的增加和投资回报率(ROI)的减少。

      TEC的决策支持工具可为您提供个性化、详尽的最终报告。这个报告审核选型项目的所有方面。 这个工具还可结合成本因素进行分析,并基于大量评估项生成简明易懂的总结报告。 最终的报告和分析结果可为支持您的选型团队建议提供论证依据,并可在最后的谈判阶段助您一臂之力。

报告样本.png

图7:报告样本

  关于选型后的活动,再做几句补充,选型后交付差异分析十分重要,因为这可帮助您了解是否需要根据企业的特定需求进行定制或扩展。TEC 的决策支持系统可协助从始至终地跟踪实施,如:跟踪项目进展、验证功能的完整性等。该系统还可用于准备测试用例(test case),排列测试的优先级,和制定实施日程。 它还可为开发新软件系统培训提供指导。 所有的信息都保存在同一个知识库中。这样,您可随时轻松地访问数据,以解决实施中遇到问题。OA系统选型网分两部分刊出的《企业管理系统选型指南》到此就结束了,需要更多咨询请咨询OA系统选型网顾问。

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