永乐家电泛微协同管理平台应用剖析

客户背景

创建于1996年的上海永乐家用电器有限公司，是一家净资产上亿元的民营股份制大型家电连锁零售企业，中国商业零售业及中国连锁行业十强企业之一。永乐家电经历了八年家电零售业巨大变革的洗礼，从成立初年销售额只有100万，到2003年实现销售突破100亿元，销售产品达5万种，在上海、江苏、浙江、广东、福州、河南等地已拥有超过八十家的家电连锁大卖场，保持了年年翻翻的超常规发展业绩，成为国内家电连锁业的领头羊之一。

信息化需求产生

§ 外部环境

随着市场经济在中国的逐步发展和成熟，大型仓储型连锁超市不断发展，在流通市场日益繁荣的同时，市场竞争也越来越激烈，企业的优胜劣汰也更加频繁。近几年，零售企业在信息化方面正在逐步走向成熟，并形成了自己的竞争力。永乐家电要想取得更大的发展，就必须最大可能的降低商品的销售成本，加快流通资金和商品的周转率，才能够创造较好的经济效益，在激烈的市场竞争中立于不败之地。

§ 内部存在的问题

目前中国零售企业信息化的现状，从信息化技术应用的程度上看，中国零售企业普遍在操作层面采用的信息化技术比较多，比如收银、收货、库房管理等环节，而在管理层的应用情况，一般主要是在销售统计分析方面采用一些IT技术，而在决策层的应用是最少的。对于企业管理层而言，需要的是从宏观层面及时了解整个企业的运作状态，以作出正确的分析和决策。而现有的应用系统之间由于缺乏联系的通道，给企业内部人员的沟通，业务数据的流转，信息的及时传达带来了一定的障碍，从而导致企业管理效率一直得不到显著提高。作为中国连锁行业十强企业之一的永乐家电也同样存在着这样的问题。

通过对永乐家电的组织机构进行分析，我们发现永乐家电组织机构庞大，日常业务流程复杂，随着企业业务的不断扩大，分支机构和连锁店面的不断增加，现有的管理模式已不能满足有效、快捷的处理企业经营中产生的大量信息数据的需求，外部的市场竞争要求对市场的供应价格及销售的分析要有快速的反映，管理层只有及时准确的掌握一手资料，才能做出更加正确的经营决策。

如何实现目前永乐决策层的管理要求，达到零时间响应外部的市场竞争需求？永乐家电的管理层及信息部成员清醒的认识到：只有建立相应的信息管理系统，才能加强企业内部信息的共享性、信息流动的时效性，改变及深化企业的管理模式，建立起产业上下游的平滑连接。从而提升企业管理效率，达到企业内外资源的最大化利用和最优化配置。

进行系统选型

2003年3月，永乐家电的管理层将企业的信息化管理提上了日程，由信息部联合其他部门共同承担了软件的选型工作。泛微以信息化解决方案的提供商进入了永乐项目的选型过程中。

根据零售行业企业的管理特点及管理瓶颈，泛微在泛微协同商务系统七大模块有效集成运作的基础上，加入集团数据中心模块形成了一整套的泛微协同零售行业解决方案。此次通过前期需求的初步收集、分析、引导和汇总，泛微进行了有针对性的产品功能演示，并着重对需求的实现进行了详尽的演示。

同时，永乐的管理层对泛微进行了实地观摩，充分感受了泛微本身是如何通过其产品进行企业管理和企业运做的，正是泛微产品的管理思想和管理模式说服了永乐的管理层，最终选择了泛微作为其信息化建设的服务提供商。

泛微提供解决方案

基于泛微协同零售行业解决方案，泛微咨询人员对永乐组织结构的进行了深入的分析，通过和永乐各部门管理人员充分的沟通和交流，泛微咨询人员提出了详细的解决方案。

§ 搭建以e-Doc为核心的企业知识架构

永乐家电部门繁多，人员较多，如何有效的管理和利用公司内部的知识资源是建立一个学习增长型组织的关键因素。泛微协同零售业解决方案提供了全面知识管理的框架，允许企业在任何地点和时间张贴、存储和创建文档并共享信息。结合企业信息门户EIP，通过角色设置和权限控制使不同职位的人员看到不同的文档信息。公司的每位员工都在自己的门户中积累知识，并与大家共享自己在各方面的经验和知识。

§ 建立以e-HRM为核心的人力资源组织结构

人力资源是整个企业的核心力量，是企业源源不断发展的关键因素。因而有效规范的人力资源管理对于企业而言尤为重要。泛微协同零售业解决方案的e-HRM通过与其它模块相结合，管理者及员工自己可以轻松跟踪与之相关的客户、项目、文档、资产，各种内外部请求等等。结合工作流程及信息门户EIP，可以在内部管理平台上发布外网的招聘信息并获得应聘信息；人力资源经理可以对员工的绩效作出考核，安排相关培训等。

§ 以e-CRM为核心的客户管理信息系统

作为一位销售经理需要及时快速的了解销售人员手上的客户资源及客户联系状况，作为集团总部更需要定期了解各分公司销售部的业绩。泛微协同零售业解决方案以e-CRM为核心引入安全级别控制，上级可随时查看销售人员手中客户的表现和相应销售及服务记录。对潜在客户制定及改善相应的策略，从而最大可能的把潜在客户变成成功客户。同时结合企业信息门户EIP，客户可以通过客户门户递交各种请求，包括需求、反馈、建议、技术支持等等。

§ 以e-Project协调项目任务，控制项目进程

项目是具有明确周期的一次性任务，项目进行的过程中涉及到项目人员、项目进度控制、项目成本控制等关键性因素。泛微协同零售业解决方案的e-Project结合e-HRM和e-Workflow可完成对项目人员的任务分配及任务到达通知，项目经理登陆自己的门户可查看项目的人力、进度、财务等信息，分析相关因素及时作出调整，实现了项目从立项、审核、执行、结束的全程调控。

§ e-Workflow结合其他模块，完成企业内部业务流程优化

零售行业公司的业务流程比较复杂，日常办公流程有、公文流转、资产购置、会议召开等；并且很多业务流程都是跨部门、跨企业的，涉及到多步骤、多条件、海量数据和分析报告等要求。通过e-cology快速业务流程设定功能，结合各模块的紧密集成和协同运作，实现业务流程的高效运转、即时监控、灵活设置和数据分析。

§ 利用数据中心完成总部对下属公司及各部门数据的提取

泛微协同零售业解决方案的集团数据中心包括五大功能模块：输入报表管理、报表条件管理、输出报表管理、报表数据录入、报表录入监控。下属公司可通过相应的接口递交及查看总部要求上传的数据，总部可实时汇总下属公司财务、生产、销售、人事、成本、收益等方面的数据，并利用"集团数据中心"提供报表分析工具来对下属公司的营运生成各种报表协助集团管理者作出分析和决策。

项目实施过程

2003年11月，泛微项目实施小组和永乐信息部人员共同开始了泛微协同商务系统的实施工作，根据前期制订的项目实施计划：项目启动、系统定义、数据准备、系统搭建、系统培训、运行维护，经过2个多月 的实施，永乐协同商务系统正式开始运行，经过1个多月的系统调试，运行维护，永乐的系统基本上运行正常，并取得了预期的实施效果。

§ 确定项目实施范围和目标：

实施范围：永乐家电总部及上海分公司

实施目标：搭建总部及分公司知识管理架构、人力资源架构和客户管理系统，实现企业内部日常办公流程优化，完成数据中心的规划设置。

§ 实施计划及实施方案：

需求调研：了解公司目前信息化状况，和相关部门对软件系统的总体需求，进行永乐家电组织机构资料的收集与整理（包括总部财务部、人事部、信息部、物流管理中心及各大卖场），同时对业务流程进行了分析和整理，确定了永乐家电的工作流实施方案、知识文档实施方案及人力资源实施方案。

§ 系统安装调试

第一步：e-cology试用和测试系统安装调试

第二步：e-cology正式系统安装调试

§ 系统各模块的实施

泛微项目人员通过对永乐家电组织结构和业务流程的分析，对各个模块（包括知识管理模块、人力资源管理模块、客户关系管理模块、工作流程管理模块等）进行了统一设置。

§ 人员培训及资料交付

随着实施的深入，泛微项目成员着重对功能的使用、系统的设置以及模块的连接等进行了用户培训，并为永乐家电提供了系统维护手册、系统使用手册、系统环境配置等完成了资料和交付。

最终取得成效

业务数据及时汇总处理、决策命令准确下达

作为大型的连锁零售企业，永乐家电大量的商品、每天大量的交易额等数据处理是令永乐家电的各个部门头疼的问题，同时又因为人工处理的步及时使决策层不能掌握准确的数据和及时的分析，从而影响到决策层做出正确的判断。

信息化系统实施以后，将数据及时处理并传递到泛微协同商务系统中，不论有多少商品、当天有多少交易额，只要通过泛微协同商务系统，当天的商品交易情况、交易额的汇总、交易数据的分析就轻松解决，真正做到了业务数据的实时传送，为永乐的决策层提供了准确的参考数据。

各种报表出具准确及时、减少经营成本、降低经营风险

在没有上线信息化系统之前，永乐家电决策层所需要一些分析报表都是相关部门手工处理完成，准确性相对较差而且不能即使递交到决策层，让决策层无法实时的掌握每个月的经营状况。

泛微协同商务系统实施以后，只需要初期设置好每个分部的报表公式和报表流程，当月工作报表就可以及时出具，而且数据准确，大大减少了企业的人力成本、降低了企业经营风险。

强大的信息共享平台支撑企业的快速发展

永乐在上线泛微协同商务系统之前，总部与分部，分部各个部门的信息共享度不够，形成了需要供应商资料只能找采购部，需要商品资料只能找仓储等现象，每个部门的信息不能做到有效共享，为企业信息的统一准确管理带来了很大的障碍。

通过泛微协同商务系统，能够将企业所有的信息（供应商、零售商、商品、人员等）进行统一、集中管理，企业决策层和部门所需要的资料都可以在这个平台上查询到，真正做到了信息的有效共享，实现了企业在任何地点可以查询到自己想要的信息。

随着项目实施的结束，泛微协同商务系统通过其先进的管理理念、规范的工作流程逐步优化了永乐家电的工作流程，企业管理更加精确、更加有效，业务处理效率及市场响应速度显著提升，达到了优化业务流程，提高工作效率，降低企业经营成本的最终目的。

泛微公司简介

上海泛微软件有限公司(Weaver Software)是国内领先的协同商务系统的提供商，主要从事协同商务系统的开发，销售和服务，专注于为企业用户提供专业的企业管理软件及各种行业性的应用解决方案。

公司成立于2000年，以上海为事业本部，在北京、南京、广州、成都、大连、杭州等15个重点城市设立了分支机构，以覆盖型的销售网络服务于国内的企业用户，致力于为国内企业提供更加贴身的解决方案和更加完善实时的服务支持。

泛微软件自主研发的泛微协同商务系统(e-cology)基于协同管理的企业经营思想，以协同距阵模型和齿轮联动模型为设计理念构架，广泛应用于企业办公业务的各个层面。整个系统包括知识管理(e-Document)、人力资源管理(e-HRM)、工作流程管理(e-Workflow)、客户关系管理(e-CRM)等七个基础功能模块，以人力资源管理模块为核心，以工作流程带动企业业务数据的高效运转，为企业的持续发展提供强劲动力。

泛微协同商务系统（e-cology）可以为企业快速搭建各种相关应用：协同办公系统、知识管理系统、人力资源管理系统、流程管理系统、客户管理系统、企业信息门户系统、内外网一体化系统等。