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泛微oa预算费控管理平台解决方案

 二维码 2143
发表时间:2018-07-04 15:48作者:OA小编来源:OA系统选型网网址:http://www.gxskm.com

泛微oa预算费控总体思路

总体思路

说明:

费控管理的核心是通过构建流程,对费用相关事务进行管控,从而达到对各预算单位的预算支出控制

预算方案编制

预算方案

功能说明

针对不同的预算管控流程,编制预算的费控方案

此处编制的预算方案可针对系统中所有的引用了预算方案的流程进行费控。

添加预算方案

点击预算方案菜单进入页面,点击 如下图所示


字段说明:

方案名称:方案的名称。

方案编码:方案的编码。

方案年度:方案的起始年份~结束年份(结束年份不选择表示自起始年份开始始终有效)

启用方案:控制方式是否启用。

点击 完成此操作。

维护预算方案

选择要删除的预算方案,点击 按钮进行删除,如下图所示


点击要编辑的预算方案,进入预算编辑页面,如下图所示


费控设置

功能说明

针对预算方案设定预算对象和对象的预算控制范围及方式。一个预算方案中可添加多个费控设置对象,以方便从不同的维度控制强度进行预算控制。

维护费控设置

通过 新建预算方案:保存并进入详细设置;编辑:费控设置,进入预算方案详细设置界面,如下图:


在编辑预算方案界面,点击 创建费控设置,或点击费控设置列表的 维护费控设置,如下图:


字段说明:

预算科目:选择费用控制的预算科目的范围(属于、不属于指定的科目)

费用单位类型:选择费用控制的费用单位的类型(分部、部门、个人)

费用单位:选择费用控制的费用单位(属于、不属于指定的分部、部门或者个人)

费控强度:当满足以上条件的预算费用超标时,提交流程时进行的控制模式(不控制、强控、弱控)。当有多条费控设置被同时满足时,费控强度优先级:不控制>强控>弱控

提示语句:当满足以上条件的预算费用超标时,提交流程时提示的语句。依据用户登录时所选的语言自动调用相应语种。提示语句可使用以下占位符动态输出相应内容:

#subjectName#:科目名称
#orgTypeName#:费用单位类型名称
#orgName#:费用单位名称
#feeDay#:费用日期
#applyamount#:费用金额
#budgetavail#:当前可用金额

预算流程单独配置预算设置

详见下文。

预算编制

预算期间配置

功能说明

确定预算生效时间范围。

新增操作

点击期间设置菜单进入页面,如下图所示


点击 菜单,如下图所示


字段含义:

年:预算期间所属预算年度

开始日期:预算期间的期初日期

状态:

未生效:新建的预算期间默认状态,不可查看修改的预算;

生效:当前的预算期间,可修改使用的预算;

关闭:已经发生过的预算期间,关闭的预算可以查看但不能修改;

点击 完成此操作。

维护预算期间

将鼠标移至一条预算期间记录的 处,出现如下图所示的工具条


点击 可删除未使用的预算期间。

点击 使当前预算期间状态变更为生效。

点击 使当前预算期间状态变更为关闭。

必须有一个生效状态的预算期间才能使用预算模块,只能维护当前状态为生效状态的预算数据,当前状态为关闭状态的预算期间预算设置界面不可见。

点击一条预算期间的 按钮,可以进入预算期间维护页面,如下图所示。


点击 可修改相应期间期初、期末日期(1~12期分别对应1~12预算月度)。

点击 完成此操作。

预算科目配置

功能说明

维护预算科目,明确进行费控的预算科目。

新增操作

点击预算科目菜单进入页面,如下图所示


点击 菜单,如下图所示




字段含义:

名称:科目名称。

状态:未封存:流程中可选择该科目;已封存:流程中该科目不可选择;

科目级别:一级科目;二级科目;三级科目;一二级科目为大类,三级科目为实际预算额度分配科目。

预算周期:每月:按每个月进行预算控制;每季度:以3个月为一期进行预算控制;每半年:以6个月为一期进行预算控制;每年:以12个月为一期进行预算控制;该字段只能在一级科目中进行配置。

下级统一费控:

一级科目启用该项目,则所有隶属于该科目的所有三级科目的可用预算、审批中预算和已分配预算汇总到一起进行控制。

二级科目启用该项目,则所有隶属于该科目的所有三级科目的可用预算、审批中预算和已分配预算汇总到一起进行控制。

可编制预算:当三级科目的直线上级科目有启用下级统一费控时,所有统一费控的三级科目唯一可分配预算额度的三级科目。

类型:支出;收入;科目收支分类。该字段只能在三级科目中进行配置。

科目预警值:在预算设置中如达到预警值则标注为橙色

允许偏差:费控设置校验时允许偏差的预算额度。

描述:描述备注字段。

点击 菜单完成此操作。

维护操作

将鼠标移至一条预算科目记录的 处,出现如下图所示的工具条


点击 进入科目维护见面如下图


点击 可封存当前科目,前台不可见该科目。

点击 删除所选择预算科目,已被使用的预算科目无法被删除。


科目预算周期说明

1、月度预算分1~12期,对应预算期间中设置的1~12期(非自然月,按期间设置的配置的每期的开始结束日期分隔)

2、季度预算分1~4期,每期对应预算期间中设置的3期。

1)季度1期时间涵盖:预算期间1、2、3期;

2)季度2期时间涵盖:预算期间4、5、6期;

3)季度3期时间涵盖:预算期间7、8、9期;

4)季度4期时间涵盖:预算期间10、11、12期;

3、半年度预算1、2期,每期对应预算期间中设置的6期。

1)季度1期时间涵盖:预算期间1、2、3、4、5、6期;

2)季度2期时间涵盖:预算期间7、8、9、10、11、12期;

4、年度预算1期,每期对应预算期间1~12期。

预算编制

功能说明

编制总部、部门、分部和个人不同科目的总预算。

预算查询

点击预算编制菜单进入页面,如下图所示


点击左侧的组织机构树:进入总部、分部或部门预算界面。如下图


字段含义:

组织机构:当前展示的预算数据的所属预算单位。

预算年度:可选择要查看的预算年度与预算版本。

预算总额:总预算额度。

已分配/汇总预算:已经分配到下级组织机构的预算总额度。

已发生费用:当前预算单位已经发生的预算额度。

审批中费用:当前预算单位在途的预算额度。

月度预算:切换至预算周期为月度的预算科目明细界面。

季度预算:切换至预算周期为季度的预算科目明细界面。

半年度预算:切换至预算周期为半年度的预算科目明细界面。

年度预算:切换至预算周期为年度的预算科目明细界面。

版本历史:进入历史版本列表界面。

部门预算(个人预算):进入下级部门(个人)预算查看界面。

点击 按钮,进入预算编辑界面,可更改预算科目的总预算金额。

点击 按钮,进入预算导入界面,可通过excel直接导入科目预算金额,并生成草稿版本。


编制预算

点击 菜单,如下图所示


字段说明:

组织机构:当前展示的预算数据的所属预算单位。

预算年度:可选择要查看的预算年度与预算版本。

预算总额:总预算额度。

已分配/汇总预算:已经分配个下级组织机构的预算总额度。

已发生费用:当前预算单位已经发生的预算额度。

审批中费用:当前预算单位在途的预算额度。

月度预算:切换至预算周期为月度的预算科目明细界面。

季度预算:切换至预算周期为季度的预算科目明细界面。

半年度预算:切换至预算周期为半年度的预算科目明细界面。

年度预算:切换至预算周期为年度的预算科目明细界面。

版本历史:进入历史版本列表界面。

部门预算(个人预算):进入下级部门(个人)预算查看界面。

点击 按钮,将当前修改的内容保存为草稿版本。

点击 按钮,将当前修改的内容保存为生效版本。

点击批准生效后,会对所有科目预算进行合法性校验耗时较长,会出现生效进度,请勿离开该页面,如下图所示


点击 按钮,将当前修改的内容保存为审批中版本,并触发审批设置中配置的审批流程。

点击 按钮,进入预算导入界面,可通过excel直接导入科目预算金额,并生成草稿版本。

点击 按钮,将科目全年输入框中的预算额度均分到所有预算期间中。


预算编制口径


公司总部预算包含下级组织架构预算

分部包含下级组织架构预算

部门包含下级组织架构预算

当前预算单位预算必须小于等于直接上级预算单位的可用预算

当前预算单位预算必须大于等于已分配、已发生和审批中预算额度之合

预算额度编制口径:
总预算:分配给总部、分部、部门、个人的预算总额,总部额度中包含直接下级分部的所有预算额度,分部额度中包含直接下级分部与直接下级部门的所有预算额度,部门额度中包含直接下级部门和所属个人的预算额度。
已分配预算:当前预算单位(总部、分部、部门、个人)直接下级(直接下级分部、部门、所属个人)的预算额度。
审批中预算:当前预算单位(总部、分部、部门、个人)费用表中记录的预算状态为在途的金额之合。(不包含下级预算单位的额度)
已发生预算:当前预算单位(总部、分部、部门、个人)费用表中记录的预算状态为生效的金额之合。(不包含下级预算单位的额度)
可用预算:总预算 减 已分配预算 减 审批中预算 减 已发生预算。(数据库中没有字段保存该值,始终实时计算)


预算导入

点击 按钮,如下图所示


字段说明:

组织架构:当前准备导入的预算单位(总部、分部、部门和个人)。

预算年度:当前准备导入的预算的年度。

模板文件:点击 后,下载当前预算版本的excel,方便编制导入数据

Excel文件导入:点击 选择编制好了科目金额的excel文件以备导入。

点击 生成预算草稿版本,完成此操作。

预算对比

点击版本历史,进入历史版本列表界面,如下图所示


选择两个版本后,点击 按钮,如下图所示


字段说明:

组织机构:当前展示的预算数据的所属预算单位。

预算年度:可选择要查看的预算年度与预算版本。

预算总额:分别显示两个比较的预算版本的金额。

变更差额:显示两个比较的预算版本之间的差额

月度预算:切换至预算周期为月度的预算科目明细界面。

季度预算:切换至预算周期为季度的预算科目明细界面。

半年度预算:切换至预算周期为半年度的预算科目明细界面。

年度预算:切换至预算周期为年度的预算科目明细界面。

预算信息:进入预算详细信息界面。

部门预算(个人预算):进入下级部门(个人)预算查看界面。

下级预算信息

点击 部门预算、个人预算 菜单进入页面,如下图所示


可查看下级组织机构预算信息。

审批流程设置

功能说明

可为每个分部设定相应的审批流程,当预算数据导入时,需要审批通过方能生效。预算审批流程为系统流程,用系统表单,系统自动触发流程,当流程归档时,预算数据生效。分部费控管理流程可延用到下级部门;也可不设定相应的审批流程,当预算数据导入时,直接批准生效。

设置审批流程

点击审批设置菜单进入页面,如下图所示


点击 选择预算审批流程,如下图所示


上图中所选的审批流程,必须使用系统表单预算审批流转单(154)的流程。

编制权限设置

功能说明

可为OA角色分配可编制预算的机构范围。

编制权限

点击编制权限设置菜单进入页面,如下图所示


新建编制权限

点击 按钮,如下图所示。


字段说明:

角色:选择OA角色。

说明:编制权限说明。

总部:是否可编制总部预算。

分部:选择可编制预算的分部。

部门:选择可编制预算的部门。(当可编制某个部门的预算时,将同时获得可编制该部门所属人员的预算)

点击 ,完成此操作。

维护编制权限

将鼠标移至一条编制权限记录的 处,出现如下图所示的工具条


点击 ,打开预算编制权限维护界面。

点击 ,完成修改此操作。

点击 ,删除当前选择预算编制权限记录。

点击 ,可批量删除选择的预算编制权限记录,如下图所示


预算流程

功能说明

预算流程是预算模块的一个重要功能,企业管理会计的高效执行,必然要通过流程来控制预算申请、调整等。借助费控管理来控制企业成本预算,可以将企业的战略落实到企业管理的各节点。费用申请管理对于预算的设置至关重要,同时费用申请管理也一定程度上为企业内部管理制度的执行提供了参考和标杆。

自定义表单和系统表单可以自如的财务费用管理,同时帮企业更有效做预算的管控。

预算申请

功能说明

费用申请通过流程来执行预算占用、审批与使用。

自定义表单费用报销流程

点击预算流程菜单 按钮,如下图所示


字段说明:

流程名称:选择一条需要启用费用报销费控的自定义表单流程。

是否启用:是否启用费用报销费控效果。

预算方案:选择要套用的预算方案。

点击  ,完成此操作

维护预算流程设置

将鼠标移至一条预算流程记录的 处,出现如下图所示的工具条



点击 ,可对所选的预算流程记录批量进行修改要套用的预算方案,如下图所示


字段说明:

流程名称:需要修改的费用报销费控的自定义表单流程。

预算方案:选择要套用的预算方案。

点击 ,将本次所选的预算方案追加入所选择的流程原有的预算方案中。

点击 ,将本次所选的预算方案覆盖(替换)所选择的流程原有的预算方案。


点击 ,可对所选的预算流程记录批量进行删除,如下图所示


PS:只删除费用控制的相关定义,不会删除流程本身。


点击  ,进入预算流程详细设置界面,如下图所示


点击 ,完成此操作

费控字段对应

点击 ,如下图所示


字段说明:

预算科目:选择费控预算科目所对应的流程表单字段。(报销费用类型浏览按钮)

费用类型:选择费控单位所对应的费用单位类型的流程表单字段。(选择框:第一选择项:个人;第二选择项:部门(默认值);第三选择项:分部)

费用单位:选择费控单位所对应的流程表单字段。(单部门浏览按钮)

费用日期:选择费控期间所对应的流程表单字段。(日期浏览按钮)

金额:选择预算审批金额所对应的流程表单字段。(单行文本,浮点数,2位小数)

个人预算:选择当选择预算单位为个人时显示个人预算信息所对应的流程表单字段。(单行文本)

部门预算:选择当选择预算单位为部门时显示部门预算信息所对应的流程表单字段。(单行文本)

分部预算:选择当选择预算单位为分部时显示分部预算信息所对应的流程表单字段。(单行文本)

点击 ,完成此操作

动作设置

点击 ,如下图所示


字段说明:

冻结预算:经过此处所选的节点后,会将流程中的预算放入审批中状态。

触发该action后,首先清除该流程之前已经生成到费用表中的预算数据,再将流程表单中的预算数据写入费用表,并将费用状态置为审批中(在途、冻结)。

扣除预算:经过此处所选的节点后,会将流程中审批中预算设为已发送预算。

将费用表中由当前流程生成的预算数据的状态更新为已发生(生效)。

释放预算:经过此处所选的节点后,会将流程中的预算释放为可用预算。

将费用表中由当前流程生成的预算数据清除。

执行节点(节点前附加操作):流程流转至节点前时触发相应动作。

执行节点(节点后附加操作):流程流转至节点后时触发相应动作。

执行出口:流程流转满足某个出口条件时触发相应动作。


实际场景举例:
1、用户在节点A提交后便要冻结预算,那么可以在冻结预算中添加节点A的节点后附加操作

2、用户在后续节点B中可能涉及冻结预算的修改,那么可以在冻结预算中追加节点B的节点后附加操作

3、用户希望当流程退回到节点A、B时释放预算,那么可以在释放预算中添加退回到节点A、B的出口

4、用户希望在节点D提交后就将预算置为已发生,那么可以在扣除预算中添加节点D的节点后附加操作

个性方案设置

点击 ,如下图所示


默认使用当前费用流程所选的预算方案进行预算控制,也可在此处配置针对当前流程配置的个性化费控设置,具体配置方式与预算方案一致。

PS:当此处设置了费用流程自己的个性化费控设置后,该流程所选的预算方案中的配置将不再生效。

系统表单预算流程

针对系统单据付款申请单(156)、报销申请单(158),通过配置来实现任何节点及任何单位的预算管理。

具体操作:

选择【设置】→【工作流程】→【路径设置】菜单,勾选“是否需要预算控制”,增加“需要控制的节点”和“需要控制的部门”两单选框,通过设置实现流程的不同节点和不同部门的预算控制;当流程提交时不符合要求时,流程不能提交并做提醒,如下图所示




预算变更

功能说明

费用变更流程能协助企业通过流程来控制预算数据的调整。

系统表单

针对系统单据预算变更申请单(159),流程归档后对所选预算期间内指定单位的预算科目总预算进行调整。

具体操作:

选择:预算类型、预算单位、科目与预算期间后,联动带出原预算,填写新预算、审批金额,提交且流程归档后,相应预算将被调整。


预算后台管理

财务手工做账

功能说明

通过后台直接进行借款、冲销财务操作。

手工做账

点击财务销账菜单进入页面,如下图所示


字段说明:

操作对象:选择要做账的预算单位(分部、部门或个人)。

操作日期:发生日期。

操作类型:借款或销账。

金额:发生金额。

凭证号:凭证号。

相关流程:相关流程。

备注:说明字段。

账务往来历史明细:历史发生的借款、冲销操作信息。

点击 录入做账信息。

点击 可显示财务往来记录详细信息,如下图所示


预算基础管理

功能说明

配置预算全局功能开关。

预算全局设置

点击全局设置菜单进入页面,如下图所示


字段说明:

剩余预算自动结转:

1、启用:是否启用预算结转功能。

2、月度结转:是否结转月度预算科目。

3、季度结转:是否结转季度预算科目。

4、半年结转:是否结转半年度预算科目。

预算编制:

1、自下而上编辑预算:是否开启预算自下而上录入功能。

2、显示封存科目:是否在编制预算界面显示已封存的预算科目。

3、取消预算编制页面的验证功能:是否取消预算编制页面的预算额度合法性验证功能。

通用费控设置:

1、启用预算校验:是否开启预算流程中的费用额度合法性校验。

2、科目预警值:全局预算科目预警值,达到预警值时,在预算编制界面显示为橙色。

3、允许偏差:全局预算额度在费用流程中费用额度合法性校验时允许的偏差值。

剩余预算自动结转

选择启用,如下图所示


出现选择需要结转的预算周期选择项,月度结转、季度结转、半年结转。

点击 后完成此操作。

点击计划任务菜单,如下图所示


计划任务标识:计划任务的唯一标识。

添加计划任务类:固定为weaver.fna.budget.BudgetAutoMove

定时时间:按实际需要进行配置。图中示例为:0 3 2 1 * ?,表示每月1号上午2点03分00执行计划任务。

如实际需要可按实际情况,配置多条剩余预算结转的计划任务。

点击 后完成此操作。

预算结转口径

如果配置成每月1号执行,当7月1号执行时

1)月度预算:

将上一月度(6期)的剩余可用预算结转(累加)至7月的总预算中。

将上一月度(6期)的审批中预算的费用表中的费用发生日期修改为7.1日,即变更为7月的审批中费用。

2)季度预算:

将上一季度(季度2期)的剩余可用预算结转(累加)至季度3期的总预算中。

将上一季度(预算期间4~6期)的审批中预算的费用表中的费用发生日期修改为7.1日,即变更为季度3期的审批中费用。

3)半年度预算:

将上半年度(半年度1期)的剩余可用预算结转(累加)至半年度2期的总预算中。

将上半年度(预算期间1~6期)的审批中预算的费用表中的费用发生日期修改为7.1日,即变更为半年度2期的审批中费用。

4)年度预算:

年度不支持预算结转,即跨年度不支持结转

从下至上预算费用设置

控制是否开启预算从下至上录入功能,如下图所示


点击 后完成此操作。

从下至上预算费用设置口径


当开启从下往上预算设置时,增加下级预算会判断上级是否有可用预算

1) 如有上级没有可用预算的话,直接增加

2) 如果上级有剩余可用预算时先扣除上级的可用预算,再增加余下的预算


实例说明

修改前预算:

分部:预算总额(300)   已分配/汇总预算(150)   剩余预算额/可用预算额 (150)

部门:预算总额(150)   已分配/汇总预算(100)   剩余预算额/可用预算额 (50)

个人:预算总额(100)   已分配/汇总预算(0)    剩余预算额/可用预算额 (100)


个人预算增加100

修改后结果:

分部:预算总额(300)   已分配/汇总预算(200)   剩余预算额/可用预算额 (100)

部门:预算总额(200)   已分配/汇总预算(200)   剩余预算额/可用预算额 (0)

个人:预算总额(200)   已分配/汇总预算(0)    剩余预算额/可用预算额 (200)

费用报表

预算报表

部门预算

点击部门预算菜单进入页面,如下图所示


字段说明:

部门:组织机构部门。

分部:部门的所属分部。

收入:相应部门中科目收支类型为收入的额度总额。

支出:相应部门中科目收支类型为支出的额度总额。

状态:相应部门当前预算版本的状态。


字段说明:

人力资源:OA人员。

部门:OA人员所属部门。

预算收入:OA人员中科目收支类型为收入的额度总额。

实际收入:OA人员中科目收支类型为收入的已发生总额。

收入偏差:(预算收入 - 实际收入) * 100 / 预算收入

预算支出:OA人员中科目收支类型为支出的额度总额。

实际支出:OA人员中科目收支类型为支出的已发生总额。

支出偏差:(预算支出 - 实际支出) * 100 / 预算支出

状态:OA人员当前预算版本的状态。

客户收支

点击客户收支菜单进入页面,如下图所示


字段说明:

客户:客户。

客户经理:客户经理。

收入:该客户发生费用中,科目收支类型为收入的已发生总额。

支出:该客户发生费用中,科目收支类型为支出的已发生总额。

项目收支

点击项目收支菜单进入页面,如下图所示


字段说明:

项目:项目。

项目经理:项目经理。

收入:该项目发生费用中,科目收支类型为收入的已发生总额。

支出:该项目发生费用中,科目收支类型为支出的已发生总额。

费用预算管控实际应用说明

平台可支持与财务、预算系统接口或互联互通,实现预算、报销、扣减、凭证等财务流程一体化管理

主要集成的内容包括有:

单点登录:从ECOLOGY中可以直接进入财务系统的指定功能界面

流程驱动(流程审批后生成财务会计凭证---审批通过后的流程数据导出为固定格式的XML文件传递到FTP服务器,供财务系统读取生成会计凭证):费用报销单生成财务系统会计凭证、资金划拨单生成财务系统会计凭证

数据引用:在报销流程和资金划拨单流程中将引用财务系统中的公司编码、凭证类别、会计科目、辅助核算项等字段,其中凭证类别,会计科目,辅助核算项根据公司编码的选择将展现不同的内容供用户选择

其中在与目前市场应用比较广泛的如SAP、oracle、金蝶、用友等ERP系统已经有着广泛的集成合作。

针对江南环保的财务集成中心,泛微已经做过很多财务、业务一体化集成案例,并已经形成相关专题和平台解决方案:

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