泛微最佳应用场景之：得力集团【档案管理】应用场景分享 二维码
1565
得力集团为了使档案收集、借阅更加便捷，减少手工化操作，实现档案借阅共享，简化借阅手续。 档案基础信息 目前得力集团档案收集存储以手工化方式为主，盘点工程大，耗时长； 档案提交标准不规范，没有完善的档案分类，和档案编码格式。 借阅共享方面 目前使用一条档案借阅流程完成线上借阅的审批操作。 借阅人无法知晓相关档案原件的借阅相关信息； 已被借阅的情况下只能依靠档案管理员追回； 借阅超期后也没有很好的提醒方式，往往归还工作很难进行。 档案信息过期的情况下也没有任何提醒方式能让档案管理员得知，进行相应工作； 相关借阅记录也无法查询追踪。 档案分类等基础信息直接影响档案管理的规范，基础信息包括： 档案分类库的建立，以及后续维护操作； 档案基础信息库的建立，以及后续维护操作； 档案编号根据法人单位和档案类型自动生成档案编号； 有效利用档案是企业管理档案的根本目的，因此在档案利用方面需管理以下关键点： 为确保档案借阅的可追踪性，要求档案借款时必需选择档案管理系统中已有档案信息。 为方便员工借阅档案，希望档案借阅时支持一次可借多个档案； 所有已被借阅的档案，系统中对应的卡片状态自动调整为“借出”； 根据员工的借阅申请，可自动形成档案借阅记录台帐。 通过建模模块搭建档案大类、小类维护界面等； 通过建模查询设计档案类别的查询界面； 通过建模-树，设计如上的档案类别维护界面； 通过建模浏览框设计档案类别浏览界面（用于流程的档案类别选择）； 通过建模模块设计出档案信息维护界面； 通过建模查询功能设计出档案信息查询界面（注意设置排序、显示转换等）； 通过建模树功能实现档案信息的树结构查询界面； 通过流程搭建档案借阅流程； 通过流程转建模数据的更新数据，实现当档案借阅流程走完成自动更新档案状态； 通过建模的提醒功能，实现档案的借阅归还提醒； 较专业的档案管理系统，泛微无法实现以下功能： 案卷管理； 档案归档到一定量时会封装在一个档案袋中，每个档案袋做为一个案卷管理，有唯一的案卷号。 档案打包（刻光盘）； 归档重分类整理； 工作量大，累功能只是弥补档案管理员人因收集时工作不认真的一种不缺工作。 以上功能可能传统的国有企业及政府事业单位对此有一定要求，大多企业单位在此方面的需求并不强烈。但当有提出类似需求时，可建议他们上专业的档案管理系统或说服客户不用相关功能，必定那些功能在信息化程度较高的今天，作用不是太大。
根据得力集团针对档案分类要求，现分为两层，大类别，小类别，维护相应类别编号。 通过表单建模树搭建档案类别树方便维护人员进行类别维护。 权限只开发给档案管理员。
树状显示，更加直观。
点击大类，右侧根据大类展现出次类以下小类列表。
点击新建，根据之前访问的页面直接带入大类，方便维护。 根据得力集团提供的档案基础信息建立档案信息库。
左侧通过建模树搭建的导航栏根据类型分层，并且分别展示大类和小类下的档案数量。 右侧使用建模搭建的查询列表根据导航树选择的分类进行过滤显示，上方通过档案状态分组展示。通过显示转换功能实现到期提醒，当前日期超过到期日期后显示已过期，一个月以内显示即将到期，超出一个月则显示正常，根据流程流转控制档案状态。
档案编号自动生成要求：法人单位编号+大类编号+小类编号+四位流水。 由于有期初数据的导入，期初数据按照此规则编辑的档案编号。 自动生成则需要注意两点，若以存在则需要在最大流水+1。例如： 当新建的档案为得力集团+信用档案+国内商标书，系统以存在最大编号为 A-11.3-0160，则自动生成A-11.3-0161。 若没有则从0001开始生成。 此功能使用字段属性实现，无需开发。 通过档案借阅流程进行档案借阅，过滤已经出借和销毁的档案，只能选择到状态为未出借的档案。
通过流程控制档案状态，申请人提交后回写相应信息状态改为出借中，档案管理员执行操作后状态改为已借出，档案管理员归还确认后状态改为未借出。
（出借中）
（已借出） 在已借出的状态下，如果借阅人需要进行延期续借，可通过之前的借阅流程中选择需要 续借的内容通过续借申请按钮快速发起续借。
根据选择的内容系统自动发起借阅流程，带入相关信息。
（借阅记录查询页面） 通过流程物理表经过加工创建视图，利用表单建模创建虚拟表，配置查询页面。 支持高级检索，支持数据导出。
通过建模页签扩展功能，汇集单独档案的借阅记录。 提醒要求： 对于档案管理员，可自定义维护到期日期和到期前提醒天数。 对于借阅人员，预计归还日期两天前通过短信提醒一次，延期后每天短信提醒一次。 对于以上需求使用表单建模提醒功能配置。 配置如下：
（档案过期提醒配置）
（借阅人提前两天提醒配置）
（延期后循环提醒借阅人配置）
使原本手工华信息收集操作转换为线上操作。 按各部门提交的档案标准，收集有效纸质档案； 将档案进行分类、有序编码； 档案存放到期系统自动提示档案管理员，自行编辑提醒周期更便捷； 定期可以在系统导出收集文件的汇总数据，月/年的收集情况和档案销毁情况； 有OA账号人员在系统中可查询到所有文件的去向，借阅期限。 规范管理档案原件借阅，借阅原件统一走档案借阅流程，填写借阅人相关信息，便于追踪。 借阅超期系统自动提醒借阅人，避免了档案管理人员频繁的电话催促借阅人员。 所有借阅记录系统记录，按照各种查询条件检索，一键导出明细，方便统计。 根据借阅各类资料的比例。根据资料利用率数据，随时更新销毁信息频率。
更多系统疑问请留言或者联系OA系统选型网（www.gxskm.com）——安排顾问上门解答。 |
