致远协同管理平台整体解决方案之业务篇_固定资产管理

固定资产管理

　　固定资产管理是企业管理中的一个重要组成部分，其具有数量大、种类多、价值高、使用周期长、使用地点分散等特点，管理难度大。很多单位目前仍然依赖手工记账的管理方式，由于管理单据众多、盘点工作繁重，需占用大量的人力物力，而且固定资产的历史操作和资产统计工作异常困难，导致资产流失和资产重复购置。

概述与分析

目前，虽然市场上存在一些固定资产管理软件，在很大程度上解决了手工记账方式的问题，但多数系统在建设之初没有考虑与其他系统融合问题及数据如何统计上报的问题，导致组织中的“信息孤岛”越建越多，甚至因此而导致部分信息系统建设流于形式，建设起来后并没有良好的投入使用。

协同固定资产管理以企业中的实物资产管理为主，是对经济生活中所创造的用于生产物品和提供服务的资产进行管理。实务资产是创造财富和收入的资产，为经济创造净利润。它包括土地、建筑物、知识、用于生产产品的机械设备和运用这些资源必须的有技术的工人。

实物资产按管理属性的分类：

• 固定资产：独立使用；耐用期在一年及以上；单价：专用设备≥800元及以上，一般设备≥500元及以上
• 特例：单件单价达不到固定资产起点单价，但成批数量，其总价达到固定资产起点单价。单位认为必须按固定资产管理的实物资产。
• 低值耐久品：独立使用；耐用期在一年及以上；单价：专用设备<800元，一般设备<500元
• 材料易耗品：不能独立使用或在使用中；一次性消耗或转为其它形式的物品；耐用期在一年以下；单价不限。

协同固定资产管理思路

实物资产的管理牵涉面非常广，一个单位内所有的员工几乎都可能涉及，管理的难度不小。资产的申请购买、采购入库、领用保管、维修保养、报废报损、馈赠转让等一系列过程持续时间很长、审批记录很多，因此对于实物资产的管理是其生命周期的管理，是连贯而持续的。

对实物资产的管理，要求权责落实，使用者享有使用权的同时必须付好管理责任，一旦管理不力出现损失，还必须承担相应的费用。当没有详细的资产信息记录时，资产管理的责任只能停留在纸面。

此外，资产管理者还面临很多的工作困难，如：

• 各种与资产相关的审批（如申购、调配调拨、报废报损等）分散，资产相关信息的来龙去脉被人为割裂，无法获知完整的信息。
• 因为信息分散，所以必然存在信息的誊录、导入等操作，工作量加大，错误的出现也难以避免，甚至给人为作弊提供了空间。
• 没有提示或预警，忽略了资产的质保、维保日期可能导致产生不必要的费用以及不必要的损失。
• 在室外无法快速查看资产的相关信息。

实物资产实物管理虽仍以行政部门来牵头，但工作不再只靠行政部门来单独完成，需要多个有关的部门来联合进行。如其中主要的采购需要采购部门来完成（包括招投标），付款等信息告知财务部门并由财务部门提供相应的折旧数据，审计监察等监督检查等。

致远协同固定资产管理以协同管理思想为基础，融合企业信息化发展建设模型“协同五环理论”进行构建，全面帮助组织对业务管理进行规划、建设、应用，充分考虑到固定资产与采购管理、财务管理以及办公门户之间的协同应用关系，避免“信息孤岛”的情况出现。



信息化协同“五环”模型图

在“协同五环理论”中，协同固定资产管理属于业务协同的范畴。在该理论模型中，业务协同起着承上启下的作用。它与协同HR管理、协同费用预算管控应用、协同合同管理等应用一起承载着帮助企业进行初步的业务管理的职责。与专业业务管理系统相比，致远协同办公平台所提供的资产管理功能可以满足企业的资产办公需要，同时有以下优势：

• 简单易用、人人会用；

采用Office组件作为表单编辑器，只要能使用office的人员均能够快速掌握，制作表单。

• 覆盖全员、利用方便；

覆盖组织全员，能够直接关联到组织架构及人员岗位信息，方便稳定。

• 表单模板、功能强大；

表单模块均有强大的数据关联及函数自定义功能，能满足用户的场景应用需要。

• 流程审批、智能便捷

流程审批的链条痕迹完整保留，无论用于日常查询还是用于事后追溯，都能快速呈现。

• 查询统计、报表多维

系统还具有强大的查询统计功能，能够按照需要生成各种不同维度不同形式的统计报表。

• 管控灵活、按需调整

在组织业务发生变化时，能够支撑快速调整的需要，高效适配组织人员的变动，适应组织发展需要。

同时，利用协同完成资产管理的功能，第一，所有员工都能使用并参与资产管理，信息来源既广泛又直接；第二，从资产的申请购买到报废报损或馈赠转让，期间的任何环节、任何流转、任何审批的全部信息都是完整记录的，可随时调阅；第三，数据在审批完成时就自动记录更新，历史信息也加以保留，避免了人工誊录出现差错、防止了人为操作出现差异；第四，根据企业的管理制度、标准要求等随时可进行适应性更改，满足企业发展、变更的管理要求，完全没有升级的障碍；第五，自动向管理者发出提醒、预警；第六，通过移动端可随时、随地进行管理或者获知相关的信息。

资产管理的业务导图如下所示：



主要特点有：

• 覆盖资产的申请购买到报废报损或馈赠转让的全过程，期间的任何环节、流转、审批的全部信息都完整记录。
• 所有员工都能使用并参与资产管理，信息来源既广泛又直接。
• 资产的相关数据在流程处理过程中自动生成、悄然记录、有序流转，历史信息也加以保留。
• 资产的管理责任得以明确，使用情况反馈更加及时，确保维保认真执行，损坏后厘清赔偿责任；管理责任贯穿员工在职期，不因其岗位职务变动而消失；员工离职时资产交接变得清晰，避免形成糊涂账。
• 操作智能化，切实落实企业的管理规章制度，按需生成各种报表。
• 自动向资产管理者发出预警（如质保期将结束），避免因遗忘而导致工作缺失。
• 通过移动端可以方便地进行资产盘点。
• 功能可以方便地进行适应性更改，应用可以随企业的发展而发展壮大。

业务应用架构设计

资产管理的业务逻辑图如下所示：




图例：

流程   数据库 数据 判定

流程走向  可能的流程走向

读取数据  写入数据  输出数据  触发并复制数据

功能与模块

协同固定资产管理主要涵盖了资产信息管理、资产购置、资产维保、资产变更等功能模块，为用户提供固定资产管理功能。



资产档案管理

资产档案管理是实现资产管理的核心基础，只有建立了完善的基础数据，企业的资产管理工作才能顺利有序的进行。资产档案主要用来对资产的基本信息进行登记，在资产的采购入库或者集团调拨、采购直接发放等情况下都需要建立设备卡片对设备的使用状况进行跟踪，同时设备卡片的附卡记录了设备的全生命周期信息，如：领用，调拨、租赁记录等。

资产信息管理是对该资产进行全生命周期的信息记录，包括其基本信息、使用状态、变更记录、维保记录、资产照片等信息均可记录在案。管理人员在需要的时候，只需打开该表，即可一目了然的看到该资产的所有信息。

该资产的每次申请领用记录、维保记录等均可自动记录到该表中，避免人工录入时容易产生的遗忘、错误等情况发生。确保资产信息准确、完备。




功能说明：

1.资产档案：存储资产的基础信息和其他信息，存储资产的使用状态记录、信息变更记录、维修保养记录。通过资产档案可以输出资产盘点表、资产使用情况、资产维保情况等信息供资产管理人员使用。系统通过资产档案可以向资产管理人员发出质保期即将到期等预警。







1.资产信息调整：由资产管理人员修改资产档案中的错误或更新资产的相关信息。

2.资产标签：由资产管理员选择资产，系统即自动生成所选资产的标签，然后打印即可。

3.资产入库可与采购流程无缝连接；

4.采购流程完成后，可采用触发流程的方式，触发资产交接流程，资产通过验收后，完成资产入库；

资产领用

资产领用申请记录是对实物资产管理的重要功能。当组织人员需要申请某一资产时，必须按照组织规定发起相应的流程，说明领用资产的原因、使用人员、领用的资产类型及名称等。报由相关部门及领导审批，审批通过后，发起人方可领用。

员工列出所需的资产申请领用（可自领和代领），资产管理员从资产库中选择相应的闲置资产，填写领用部门和领用人，审批完成后办理领用并记录，之后系统自动存储相关信息到资产档案的“资产使用状态记录”中并生成《资产标签打印单》推送到资产管理员的待办事项中（直接打开后打印）。





《资产领用审批单》也可通过手机端进行发起，即使身边暂时没有电脑也不耽误事务的处理和流程发起。



• 领用申请审批通过后，进资产领用发放；
• 协助资产管理员完成出库业务；
• 如果资产领用有计划归还日期，那么提前指定天数进行预警提示；
• 对资产领用情况进行查询统计。

资产购置

当员工发起资产申请流程后，如果组织内部没有对应的资产可供领用，则可设计由系统自动触发或人工发起《固定资产申购表》。




功能说明：

1.申购：员工可以根据工作需要申请购买资产，其所在部门审批后由资产管理部门（如行政部、办公室等）查看所需资产的库存情况，然后做出部分或全部新购与调配调拨的意见。有调配调拨时，系统自动生成调配调拨的流程并推送到申请人的待办事项中（申购单自动嵌入）。有新购时，由采购部门进行询价与采购，完成后由资产管理员进行入库操作，系统会自动生成多个资产信息录入流程并复制新购资产的相关信息（名称、型号规格、单价、数量等）到《资产信息录入单》，由资产管理员填写以入库。



《资产申购审批单》支持用户通过手机终端发起，同时支持用户在手机进行该单据的审批。



2.信息录入：资产管理员填写资产的相关信息，分资产个体（单种资产可存在多个个体）录入，系统自动生成各个资产个体的编号和ID编码，并保存到资产档案信息中（未领用前资产状态为“闲置”）。



资产调拨

资产调配调拨由资产管理部门处理，审批完成后，由资产管理员填写调配调拨后的现使用部门、现责任人和交割记录等信息，完成后系统自动更新该资产个体在“资产使用状态记录”中的使用部门、责任人等信息，调配调拨情况将存储到资产档案的“资产信息变更记录”中。



• 固定资产未经公司主管领导批准，不可以调拔；
• 资产的调拨，必须通过调拨流程，主管领导审批通过后才可以完成。

资产维保

功能说明：

资产维保：员工可以根据资产的状况说明原因和上传照片后申请对资产进行维修或保养，其所在部门审批后由资产管理部门查验资产有无人为损坏并厘清责任，若因员工人为损坏导致维修则由资产管理部门注明需要员工承担的费用。审批完成资产维保后，资产管理部门记录维保的具体日期与情况，填写无法维修需要报废报损的资产数量，完成后系统自动将维修保养信息存档到资产档案的“资产信息变更记录”中。若存在报废报损的情况，则系统自动生成资产报废报损流程并推送到资产管理人员的待办事项中。



资产报废

员工可以根据资产的状况说明原因和上传照片后申请对资产进行报废报损，其所在部门审批后由资产管理部门查验资产有无人为损坏并厘清责任，若因员工人为损坏导致则由资产管理部门注明需要员工承担的赔偿。审批完成后资产管理部门处置资产，记录处置的具体日期、回收残值等情况，完成后系统自动更新该资产个体在“资产使用状态记录”中的相关信息并将报废报损信息存储到资产档案的“资产信息变更记录”中。



资产查询统计

系统为用户提供了强大的查询统计功能，可按照用户需求生成各类统计报表，为组织的资产管理提供有力的支撑。

• 领用记录查询

资产管理人员可针对部门或者人员查询其领用固定资产的记录，在盘点组织固定资产，人员发生岗位变动或离职时，尤其有用。



• 维保记录查询

针对组织内部的固定资产，在使用期限内可能需要进行维修保养，在需要时，可随时对某个固定资产的维修记录进行查询，也可进行全局查询。

• 报废资产查询

通过报废资产查询功能，可快速查询某一个周期内报废资产的记录。

• 资产状态查询

资产状态查询可帮助固定资产管理人员快速查询固定资产的总体状态，是否被领用，保管人是谁，领用时间等均可一目了然的呈现。



• 部门资产查询

可帮助管理人员快速查询或统计某一个部门所拥有的固定资产数量，类别，名称及资产金额等信息。





方案价值

协同实物资产管理使工作流与审批流无缝融入到具体事务的管理中，方便快捷、高效高质，再加上协同的移动办公，管理者真即使“一部手机走天涯”也随时随地的管理。协同实物资产管理的不同于其他管理系统的地方还在于：

管理应用能自由扩展，多方面延伸，特殊管理内容也能实现，对接其他的业务应用也很容易。

组织发展变革使得实物资产管理发生变化的，可以适时进行平滑更新升级。

使用中承载组织的制度、规范、要求、标准等，使用者的行为按规定执行。

通过授权让员工都参与到管理中，使管理不再是某个人或某个部门的管理，如此使管理。

可与协同HR管理、协同采购管理、协同财务管理等应用无缝集成，真正为组织构建一体化的整体解决方案。

客户案例

宝能集团

客户简介

宝能始创于1992年，总部位于中国深圳经济特区，历经二十余年稳健经营和高效发展，现已发展成为涵盖物业开发、科技园区、现代物流、综合金融、医疗健康等五大核心产业的大型现代化企业集团。

宝能自创立以来，始终坚持“诚信发展、规范运作、市场化经营”原则，高度重视资产质量提升、业务战略清晰、资源有效整合、人才吸纳和培养，着力打造可持续发展能力。目前产业布局覆盖长三角、珠三角、环渤海和东盟自贸区等四大中国经济最为活跃的区域以及“一带一路”的核心节点城市。截至2015年底，公司净资产逾1200亿元人民币，市场价值超5000亿元人民币，系统内员工近六万人。

宝能秉承“发展产业，回报社会”的企业使命，恪守“稳健、和谐、创新、发展”的企业精神，坚持“共融、共创、共享”的核心价值观，以振兴民族经济，服务社会民生为历史使命感，向“建一流企业，树百年品牌”的宏伟愿景奋进。



业务应用亮点

客户业务流程图：



• 固定资产台账

从传统的手工记录转变为在线管理，台账方便整理查询，各个资产的存放地点、保管部门、保管人一目了然。



• 实物资产信息卡

实物资产信息卡记录了资产的基本信息，维修记录信息等，对每一个资产每一次维修的记录均记录在案，详细记录了每一次维修的原因、费用、维修时间等。



• 固定资产调拨

通过固定资产调拨管理，对资产的调拨进行规范化管理，同时可快速查询各资产或某周期内的资产调拨记录。





客户感言

固定资产管理业务应用的上线，有效帮助宝能集团改善了传统的纸质单据流转，管理不规范，效率低下的局面。解决了一直以来资产盘点难，领用记录扯皮，维修保养记录不清等问题。同时，结合协同办公平台进一步使得各部门管理协同高效；工作流转审批周期缩短，是一个值得推广建设的信息化管理应用。