泛微OA特色应用合集,满足企业不同工作场景

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文章附图
满足多种工作场景

企业管理涉及方方面面,除了人事、行政、财务这些基础办公需求,还会随着业务的变化随时触发新的办公需求,泛微OA从以往客户服务中,汇总了6大特色管理模块,赶快看看有没有你需要的。


财务发票管理


关键词:发票保存、验真、查重一体化,报销快。


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企业管理痛点:

发票引发“报销难”。


报销人员嫌它:每趟出差都有一打发票,万一忘了报销、重复报销怎么办?报销的时候就是考验手工的时候,怎么贴才标准?


财务人员怕它:验票比验钱难,什么工具都没有,公司那么多报销,万一假了怎么办?报销过的发票凭证找起来就像大海捞针。


泛微OA以移动设备为基础,通过电子发票OCR扫描识别技术为企业打造存、查、验、用四位一体的极速报销平台,拿出手机扫一扫,两分钟就能完成报销。


(泛微OA智能报销平台基础框架)


1、存


同步微信电子发票:泛微OA通过和微信集成,可以直接将要报销的发票一键同步到OA发票夹内。


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2、验


e-mobile扫一扫查验发票:通过e-mobile软件直接扫描发票二维码,将识别出的发票内容直接储存到发票夹。


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批量验真:当发票数量比较多的时候也可以通过OA发票台帐对发票进行批量验真,为了确保报销的真实性,泛微OA可以通过流程设置实现发票不验真、不上报。


3、查


“打印次数无上限、一张发票多次报销”是电子发票在推广中的障碍,为了提高报销的安全性,泛微OA在报销流程中添加了发票去重设置,一旦出现同一张发票二次报销现象,系统会自动提醒。


4、用


拍照报销:移动报销过程中,可以直接通过手机扫描上传发票信息,你可以从相册上传也可以直接拍照,系统会自动将验真后的内容自动填写到表单中,信息准确、操作简单。


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从发票夹调用发票:除了直接拍照上传,报销时还可以直接从OA系统的发票夹里直接抓取验真过的发票,随用随调,确保报销速度。


【实施价值】:围绕电子发票使用中的困扰,通过OA为企业建立一套严格、高效的报销体系,在移动设备的助力下,随时随地发起报销、审核,让报销不再因发票而困扰。


企业借款管理


关键词:借款全过程管理,流程、表单管控费用金额。


企业管理痛点:

“员工借款(如差旅费、采购款等)”是企业财务核算的重要要素之一,但是审批不严、执行不规范,让管理难度加大


借款程序违规:无审批手续下借出资金,易滋生腐败;

借款金额超标:借款标准不严格,影响公司资金周转;

借款挪用不还:公款用作个人消费,给企业带来损失;


特别是对大型企业而言,员工借款账目多,金额大,对企业资产安全影响大,因此必须对员工借款进行有效地管理,加强内部管控。


借款制度不落实,员工借款管理中的风险根本无法解决,泛微OA协助企业利用现代化的协同办公平台辅助解决该问题。


1、统一的电子化管控流程


借款流程以把控业务合理性、真实性、合法性为原则。通过系统设置,所有借款申请,必须先经上级领导审批保证真实性,再由分管领导和财务负责人进行专业性审核,双重把关,确保借款安全。


(借款审批流程)


2、立体、联动的借款表单


根据公司业务、不同机构,理清借款事由、出处,是企业做好财务核算的重要工作。


泛微OA将借款申请转换成电子流程和表单,将不同借款类型嵌入表单自动选择,借款人、所在机构、借款事由等信息智能填报,确保信息完整。


(多维度协同管控借款单)


在借款单中,自动推送助手会联动带出历史借款明细、当前累计欠款和借款以及信用情况、与当前人、当前部门、当前事项有关的借款数据分析等。


电子化的借款管理方式,让每一项借款事宜清,款向去处明,降低公司资产风险。


3、实时更新的借款台帐


为及时把握企业员工借款总体情况,泛微通过系统自动形成每位员工的实时借款台账,有权限的人员可通过此功能随时了解员工借款情况,从而降低企业管理风险。


台账中,欠款项目以红色标识,方便管理员对该条欠款进行跟进。统一的借款台帐满足了财务统一查询所有借款及还款情况的需求。


(员工借款台账)


4、借款数据实时共享


为了实时查看借款数据,泛微OA在借款申请中加入了个人欠款等自助推送助手。

员工的借还款动作,系统会自动冲销金额,实时记录,在提交报账申请时,系统会自动推送个人借款情况,借款数据一查即知,减轻财务人员工作压力。


(个人借款情况推送助手)


【实施价值】:

规范:以流程规范借款程序,减少贪赃舞弊的风险;

安全:保证公司资金安全,借款去向和用途有记录;

实时:借款数据实时更新,统一查看借款还款情况。


工作日程管理


关键词:工作(计划)台历,领导日程管理、项目日程管理。


企业管理痛点:

工作计划时常延误,忙来忙去还在原地打转:

上级交代的任务一拖再拖,没规划;重要会议常常忘记时间,工作没计划、一个插曲打乱整个节奏,不仅耽误时间还会影响协作效率…


泛微OA在流程、项目、会议等多个模块的关联作用下,通过电子流程智能捕捉每个人的工作任务,让工作看的见。


1、日程汇总形成“个人工作台历”


无论是自己安排的工作、会议落实的任务还是其他同事分派的事项,都会通过一张图形化的日程表统一呈现出来。


(个人工作台历)


“我的日程”随时新建计划,无论是日计划、周计划还是月计划,即刻呈现,使用方便查看简单。


2、跨岗位“共享日程”


泛微特色权限设置功能,结合组织层级特征,让每个员工都能自己去控制日程可视范围。


同事之间共享日程,有什么事需要协助,知道谁有空余时间,在不打乱其他人工作节奏的情况下,高效合作。


上下级之间共享日程,让领导知道下属每日的工作安排,让员工随时查收上级安排的工作,无需口头汇报,轻松安排工作。


3、多种方式“智能提醒”


开会不记得时间、要带的材料也没准备…工作不怕做不好,怕的是忘记做。


泛微日程管理功能可以为每一条日程添加自动提醒功能。明天有会,今天晚上就会触发短信提醒,不怕遗忘。


4、手机端“同步使用”


泛微OA可以和手机设备无缝对接,通过手机也能轻松管理日程,无论在哪都能建日程、查日程、安排工作,360度防遗漏。


(手机端查收消息、查看日程)


5、使用灵活“场景丰富”


泛微将简单的日程管理和岗位权限相融合,灵活适应各类需求场景。


个人日程

普通员工可以随时打开手机就能制定工作日程,自动呈报工作执行情况;上级领导可以及时了解下属工作计划,合理安排工作提高团队协作效率。


领导日程

让助理随时帮助上级领导制定形成计划,各类会议、出差及时通知,让下属了解领导时间安排,提高业务审批效率。


(领导日程一览表)


项目日程

不同的项目也可以形成项目日程信息,如工程项目日程,将整个项目按时间监控,一期什么时候开始、什么时候验收等一查便知,项目人员随时查询,把控执行进度。


【实施价值】:

稳定工作节奏:以时间为中心,把工作一一记录下来,让零散的工作有序起来。

提高执行效率:以智能工具为助手,各项工作自动提醒,不怕打乱、防遗忘。

协调团队协作:根据日程看板,把工作交给合适的人,时间不冲突,执行效率高。


意见投票管理


关键词:意见征集、PC端流程收集意见、手机端群聊投票、自动统计



企业管理痛点:

企业日常办公过程中的意见征集需求:比如部门活动去哪里、有多少人参加、优秀员工评选谁更受肯定…


传统方式下怎么征集意见?

依靠小纸条,信息通过纸条传递出去,收、录全靠人工统计,企业越大意见征集工作难度越大;


借助沟通软件,统计麻烦,谁没投票、投票结果如何还得靠人工检查;此外涉及到敏感话题,投票人的信息该如何隐藏?都是麻烦。


泛微OA将人工投票向电子化过程转变,投票从发起、统计、公布全程电子化管理,减少人工统计、通知麻烦的同时保障投票透明性,迅速征集员工意见。


1、“PC+手机”两端联合,快速发起投票


群聊窗口直接发起投票

泛微OA借助移动应用e-message端口,为企业提供一个移动投票窗口。通过e-message自带的群聊功能,借助群聊窗口随时都能发起在线投票。


(发起投票)


此外,为了更好的帮助管理者及时了解投票情况,泛微OA可以随时将投票数据进行自动统计,多少人还没投票、投票比例如何,发起人可以自主查看,信息更新更轻松。


(投票公告栏—参与投票—提示信息)


短信群发投票

泛微OA通过和短信系统集成,让企业直接通过短信就能发起不同范围的投票活动。


投票数据自动反馈到OA中,帮助工作人员完成跨系统的数据整理工作,管理便捷、操作简单。


2、多种投票形式,满足不同投票场景


匿名投票

涉及到不便公开姓名的情景,泛微匿名投票功能可以将投票人个人信息全部隐藏,只显示投票结果,灵活适应企业需求。


(点击查看大图)

多选投票

除了简单的单选投票,还可以通过泛微进行图片、多选投票,只要发起人根据需要提前在OA后台或者移动应用上提前设置就能实现,操作简单。


3、灵活权限设置,掌控投票范围和信息安全


控制投票参与范围

确定参与投票对象,比如哪些人参与、涉及哪些部门、哪些岗位等,这样才能把投票控制在有效范围内。


通过OA系统,发起人可以自行控制投票范围,包括人数、部门、人员等详细信息,确保投票精确性。


设置投票结果查看权限

有些涉及公司业务隐私、员工立场的投票,为了平衡必须保密。通过泛微OA,发起人可以直接设置结果可见范围,确保投票人信息、投票结果的保密。


(设置权限范围)


限制投票次数

为了保证投票的公正性,控制每个人的投票次数是实现电子化投票的重要基础。泛微OA在后台就能提前将每个人的投票次数保证投票公平。


4、投票结果智能化统计,解放人工


每次投票所涉及的各项数据自动统一归集起来,按不同需求从不同维度呈现给管理者,减少人工干预的同时让数据价值发挥最大化。


【实施价值】:从投票所涉及的投票人、投票渠道、投票数据出发,用OA提升各个环节的管控力度,让企业随时根据需求灵活发起投票,让意见征集过程更简单。


相册管理


关键词:企业照片保存、查询、维护。



企业管理痛点:

每个企业都有自己的专属相册,比如活动现场抓拍、年会照、产品图等,时间一长管理越难:


找不到一款合适的存储软件:时间越长照片量就越大,很难找到一个软件去做全程存储,一些免费软件安全性又不高,照片安全没保障;


相册共享使用效率无从保障:企业各个机构之间的重要相册成了摆设,使用、查询还靠人工借阅,共享速度无保障。


泛微OA通过统一的信息交流门户,帮助大大小小的企业打造上下统一的相册管理平台。组织通过OA系统就能轻松上传、查看、维护相册材料。

1、相册权限分明,高效上传、查看


无论是相册的创建、上传还是查看,如何在储存查阅的过程中确保企业相册信息的安全性,是企业相册管理工作的重要目标之一。

泛微OA通过有效的权限控制,确保组织内部各机构、各部门之间独立创建、 高效共享的相册管理环境。

上传图片

泛微帮助各个组织建立层级分明的内部结构树,依照组织层级形成独立的文件夹,无论是总部还是分公司直接在自己所属的文件夹内上传图片,归类清晰,查找、使用方便。


(上传照片、图片)

设置权限

为了提高相册管理的安全性,泛微OA通过权限设置,来限定相册的管理和使用范围,而且每一张图片的详情页都会详细的记录着上传人、上传时间等明细信息,确保有序查阅。

此外,和线下相互隔离的相册管理状态不同,通过OA系统有权限的人员可以直接在系统内维护相册。

2、相册在线维护,删除、编辑便捷


随时在系统维护相册信息,有需要删除的、移动的都能在OA内操作,此外,为了方便查找,OA系统还提供便捷的照片排序功能,材料有序储存,大大提高管理效率。

(相册维护)

3、相册灵活互动,点评、交流高效


过去,企业相册只是僵硬的文件夹,除了简单的照片储存,各个机构之间没有任何共享互动。现在,通过OA系统,所有已上传的相册信息,相关人员都能在权限范围内去点评、互动,提高各个机构之间的协作性和信息共享效率。

(评论互动)


4、相册一键同步共享


为了提高客户的使用体验,泛微OA将相册管理与门户两大模块相互关联,在提前设定的相册门户种类下,只需一键推荐,就能同步到门户中和所有人共享,操作简单。

【实施价值】:上传方便、使用简单的企业相册管理方式,不仅能让整个组织的相册信息实现统一协同管理,还能增强组织内部的互动性,提高企业各项相册资源的归档保管能力,以及共享使用能力。


协作区管理


关键词:企业内部论坛、升级版BBS。



企业管理痛点:

在这个需要合作的时代,团队的协作越来越重要,真正有效的协作,不是来来回回互相传邮件,也不是无休无止的会议,协作的最终目的是保证高效和有效,并且保留下成员们灵光一现的智慧。


如果有一个企业内部论坛,能将沟通中分散的智慧凝聚起来,这将是企业一笔宝贵的知识财富。


泛微OA系统打造了专门的“协作区”模块,以处理事件为主线,支持多项目、跨部门进行高效协作,打造企业升级版BBS。


1、随时随地与任何员工、部门进行协作讨论


在协作区,任何一个员工都可以创建一个协作事项,并召集他所需要的任何员工或团队、组织加入这个协作区。


针对协作的事项和主题,参与的员工可以进行实时互动交流,帮助沉淀协作中的信息交流知识;


与会议交流不同,OA系统中的协作区,更是会议的线上延伸,不需要特意组织人员进行开会;当手头有比较重要的事情无法及时参与讨论的时候,可以随时随地查看消息和记录,不影响工作效率。


2、协作关联系统多个模块,信息共享


协作区与流程、客户、项目、资产、预算等模块信息相连接,在讨论的过程种,可以随时调取系统中的现有知识,无需人工上传,这也是泛微OA协作区与BBS讨论区最大的不同之处。


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3、协作区权限可设置,保证信息安全


协作区的主题要通过流程严格审核,非审批通过的协作主题即使共享给成员,成员也无法查看,支持对协作区内容、协作人的管控。


(点击查看大图)


4、协作区资源随时查找,交流知识化


协作交流过程中相关资源支持分类,便于快速查找到相关文档和知识,有利于交流意见的知识化。


通过协作分类,可以将不同的协作区按照任务类型进行分类。在有多项协作的情况下,可以快速找到相应主题。


【实施价值】:

成员高效沟通,知识快速共享,帮助企业沉淀日常事务协作中的信息交流知识;

将项目分解成任务,通过每个任务的及时反馈,快速获取项目执行的相关状态;

有力支持企业多事项跨部门动态团队协作,打造企业跨组织、跨地域虚拟团队。

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