oa办公系统软件：选型须知的12个误区

　　通过OA系统实行办公自动化已经成为很多企事业单位加强内部管理，提升办公效率和办公质量的重要手段。但是很多组织单位在选择OA系统的过程中容易陷人各种各样的误区，这里我列举了十二个具有代表性的误区，供广大选型管理软件用户借鉴。

oa办公系统软件：选型认识的12个误区

误区.1

认为OA就是传统的公文管理和综合办公工具

的确，OA的起源就是在中国，即是从政府单位的任命通知等类型的文件下发开始，具有中国的一些持色。但就此认为协同管理平台软件（OA）就是公文管理，即只为传统的政府办公自动化，或者认为只是基本的内部论坛、消息沟通、会议管理，车辆管理，内部邮件收发等这个看法是不准确的。

首先对于一些企业机构来看，政府的这套公文管理其实很多都已经不适用了，他们最关注的还是如何理顺内部的运营管理流程、如何沉淀运营过程中的经验知识、如何快速的跨区域的便捷沟通，所以协同管理平台软件（OA）对于企业机构来说是能够偏向于有力支撑业务发展的平台。

其实对于目前也在不断发展的政府或事业单位，也需要与民众进行快速的事务处理和沟通，在这种情况下OA一方面需要简化内部的审批流程，另外一方面需要与对外的电子政务窗口互通。

误区.2

认为OA无所不能

部分组织或人员认为协同管理平台软件（OA）无所不能，甚至能包含制造业中的ERP生产管理或财务管理或进销存的管理，这种看法是非常有片面性的。

协同管理平台软件（OA）涉及的使用群体在一套组织内是最广的，基本上所有人员都需要使用，充分地与ERP等类型的业务管理系统进行对接，解决不同信息化系统之间的信息壁垒。

从目前对协同管理平台软件（OA）的认知来看，最起码需要刨除掉已经发展成熟的财务管理软件、生产制作计划管理软件、进销存管理软件等三大类，对于其他以人员为中心的过程管控的模式，就需要与OA有密切的应用关系。

误区.3

自己开发

自己开发OA更能够满足自身需求，还可以随时升级、维护，可控性强，能避免上当受骗，但实际上呢？

首先，OA系统已经涉及越来越多的科学技术，包括计算机、通信、网络、管理与行为、多媒体，数据库等等，是一个综合工程，一个或者几个通程序员已经很难做好。

其次，组织内部的程序员受行业和职位限制，无法掌握最新的管理理念及其发展趋势，往往只能对市面上的OA系统和自己单位的办公流程进行简单模仿和克隆，不能够真正实现提升管理水平的目的。

再次，频繁调整OA系统会严重影响员工的快速掌握和正常使用，并会延长融合期。

最后，开发OA系统需要耗费大量的人力、物力、财力，而且不可控因素很多，综合费用最低也要几万元，很多都要数十万元，显然得不偿失。

因此除了个别特大型组织和敏感性单位，建议普通组织不需要自己开发。

误区.4

功能越全越好

只要你肯付钱，软件的功能是可以无限扩充的，但这是你必需的吗？

首先，容易造成功能闲置，系统空洞。

其次，功能越全，系统越复杂，使用越困难，维护越麻烦。

再次，功能多一点，价格多一片，一次性投入太大。

最后，服务成本直线上升，隐性风险增大，甚至会半途而废。

选购OA系统时应该考虑一下自己的实际需求和支付能力，如果以适用为出发点，那么就坚决砍掉那些可有可无、利用率低的“鸡肋”功能，选一个功能紧凑，满足自己核心需求的既便宜又容易扩展的系统。

其实，就OA的功能来说，无论是知名名牌公司还是不知名的小公司，60%的内容都是相同的，只不过应用深度不同。而OA的功能每增加10％，价格至少会增加100％～300％，决策人要看看自己有没有必要为剩下的20％多付那么多的费用。

需要注意的是，为满足中小企业客户“小而全”的特点，有的OA集成了人事、客户，财务等功能模块，这些模块往往是“看起来很美”，并不能代替专业的管理软件，只能做最简单的记录和备份工作。

误区.5

价格越贵越好

选择的OA系统越贵，可能发生的问题就越少？

首先，判断一个OA系统好不好的根本原则不是看它的价格，而是看它是否适合自己。

其次，价格越高，投人越大，负担越重，风险越高。

再次，选择价格昂贵的名牌产品，其实是在替厂家支付广告费。

最后，产品可能没有产品化，开发商还是按照项目在做，没有成本优势。

误区.6

价格越低越好

价格低固然是好事，但是不能太离谱。

质量问题。这种价格极低的OA多是小公司或个人开发的，还有可能是个人离职后从原来的企业里带出来的，产品的稳定性、升级性、版权等都没有保障。

隐性成本。有的软件看起来便宜，但是有用户数限制，比如某OA软件报价5800元，但是只支持20个初始用户，另外每增加10个人需付2000元，这样50个人的单位就得11800元，还有比这个更高的用户费呢。

服务问题，这种软件一般无法提供可靠的服务，即使提供服务也要付出高昂的服务费。软件的服务是和产品融为一体的，软件报价应该包括一个合理的后续服务的费用，不然用户利益得不到有效的保障，服务费就成了一个无底洞。

过低的报价往往损失了软件应用的功能和服务，是对客户的不负责任。

还有很多原因导致产品低于正常销售价格，比如恶性竞争、抢占市场、争夺用户等，这就要求用户不能贪图便宜，最终损害了自己的利益。

误区.7

系统越透明开放、越自由越好

网络办公就是让一切都变得透明、开放、自由吗？

开放必须是相对的，如果所有员工都可以在网上随意浏览单位的财务数据、客户资料、成本信息、配方工艺等重要文件，就很容易造成泄密，给企业带来不可估量的损失。

为解决开放和保密的矛盾，好的OA系统都可以让用户很方便地进行权限设置，这样既方便各种文件在系统内的统一管理又保证安全，管理者根据职位高低给员工设置不同的访问权限，只有具有相应权限的人才能够看到这些资料，其他人则看不到。

误区.8

系统应该完全符合组织的办公模式

如果要找到一个完全符合组织办公模式的系统，那么这样的系统价值在哪里？

首先，软件必须能体现它自身的思想和特点，因为这是软件的所在价值。

其次，OA系统不是将传统办公搬到网上，它融合了先进的管理理念和积极的工作态度，体现了崭新的办公方式。

再次，OA的公开、公正、透明有可能会触及某些人的私人利益，使之产生抵触心理。

因为OA系统是对旧模式的改造，所以会与旧有的办公习惯和惯性思维产生一些冲突，这就要求单位能够积极创新，勇于变革，从观念和行动上除旧纳新。

所以应该选择那些具有先进的管理思想，能够产生推动作用的OA产品，而不是一味地追求符合自己使用习惯的，也要主动地去适应软件，因为推动管理进步是应用软件的最终目的。

为了让用户能够顺畅地工作，优秀OA系统均可以让用户自定义工作流程，化解件模式化与组织个性化之间的冲突。

误区.9

大厂商开发的一定好

大厂商开发的不一定好，即使好又真的适合你吗？

首先，术业有专攻，大企业能做强某个软件或者硬件，却不一定能做好OA，因为它们是不同的概念。

其次，大企业开发的OA系统价格惊人，往往是普通OA的数倍甚至数十倍。

再次，OA系统的开发技术和理念日渐成熟，很多公司都开发出了优秀的0A软件。

最后，大企业开发的OA系统更适合大企业来用，因为中小企业使用的版本需要具有中小企业特色，包括结构、功能、流程、维护方式等。相反，规模不是很大的公司开发出来的系统可能更实用，因为他们对中小企业的理解更直接，更深刻。

误区.10

选一套OA软件来彻底改善管理

组织管理混乱，能通过一个软件来解决问题吗？

首先，管理混乱是因为没有规范的流程，而规范的流程需要人来制定，然后借助OA系统使流程得到有效的执行。

其次，OA是一个工具，不具有主观能动性，管理中最重要的问题如激励、分析、决策等都需要人来完成。

再次，OA的作用是提高整个组织的办公效率和质量，将人从低端工作中解放出来处理核心事务。

所以，过低或过高地看待OA的作用都是不正确的，只有提高整个组织的人员素质，特别是领导者素质，才能彻底提高管理水平。OA与人的作用应该是相辅相成、互相促进。

误区.11

一步到位、一劳永逸

一步到位就能一劳永逸吗？

首先，组织发展不会一步到位，人员、规模、制度、思维、文化等都在不的调整、改进。

其次，产品发展不会一步到位，应用技术、功能模块、管理理念日新月异，必须时刻更新。

再次，社会发展不会一步到位，社会进步突飞猛进，要么创新，要么淘汰。

任何软件都是满足当前乃至未来一段时同的需要，不可能一步到位，一劳永逸。软件没有最好，只有更好，只有保持不断的改进，才会保持持续的优势。所以在选择软件的时候，应该选择那些易于扩充升级的。

误区.12

好的OA系统并不需要什么服务

服务既费钱又麻烦，找个完善的OA来省却诸多烦心事？

首先，买软件只是第一步，真正的工作在于应用，这是个长期的过程，没有可靠的服务是不可能做好的。

其次，OA系统发展迅速，拒绝服务也就拒绝了持续改进、持续领先的机会。

再次，单位自己的维护人员的技术水平很难满足技术发展需要。

从长远看，软件商的服务更专业，风险和成本更低。

总之，选择OA有五大标准，那就是理念先进、功能适用、使用方便、服务到位、价格合理。

其中最重要的一点就是“适用”，买软件之前一定先问问自己：

我为什么要用OA？

我用OA主要解决哪方面的问题？

我准备用这套OA解决几年内的问题？

我主要用OA的哪些功能？

哪些人、多少人要用OA？

我能承受什么价格的OA……

必须形成清晰的分析报告，而不是凭模糊的感觉来判断，这样你就可以将主动权掌握在自己手里，而不被卖家的花言巧语所蛊惑和欺骗。