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国寿安保预算费用控制管理应用场景分享

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发表时间:2019-01-10 11:53作者:oa软件来源:oa系统选型网网址:http://www.gxskm.com


国寿安保预算费用控制管理应用场景分享

第一部分 需求背景

新报销系统的需求分两部分,第一部分主要满足报销人和审批人的单据流程需求,第二部分主要满足记账凭证处理和预算编制分析等管理需求。

预算控制:预算控制指在年度预算范围内,根据预算控制策略对预算科目进行控制。根据部门、预算科目、金额和执行进度等维度设置预算控制策略,多种策略可以叠加控制。

单据填写及审核:提供预算动支单、费用报销单和借款单等基础单据模板。支持手机填单和附件上传。可以灵活增加单据类型,调整单据内容。 (单据分类设置借鉴其他公司经验,以报销人使用方便为判断标准)。

系统自动根据部门、预算科目、金额、申请人等维度自动流转到不同的片区主管、部门负责人、财务人员或公司领导进行审核。

基金费用分摊:费用报销单、差旅费报销单增加基金产品的选择,即由报销人选择该笔费用归属于全部基金产品、某些基金产品或者单一基金产品。对于选择多个明细基金产品的,系统自动将报销金额平均拆分到明细基金产品。对于选择全部基金产品的,需要注意基金产品是动态变化的,所以需要在报销单审批结束后将费用拆分结果保存。

单据查询与打印:单据查询既可以显示每张单据汇总记录,也可以显示单据内明细行记录。填写时相关联的单据要支持关联查询。

系统权限配置:系统应确保各部门数据相互隔离,管理报表等只能由有权限的人员查看。能够实现部分单据信息在提交时不可见,但审批时可见,比如部门全年预算数据,如提交的单据预算超支,超支的具体金额只在部门长及以后节点的审批人员可见,申请人填单时仅提示超支。

第二部分 需求分析

预算编制

客户的预算总体编制策略

分部门、按找年度进行预算控制,每个部门按照按照实际业务需求设定预算费用,年初统一进行编制预算。

预算费用控制策略

费用按照弱控原则,进行控制,费用超额时给予提醒。财务部门在年末统一汇总各部门预算超支情况,并以此来考核各部门的业绩。

流程控制

签报(费用动支单)

签报单实现费用的预申请,在流程提交后,冻结预算。可以在费用报销、差旅费报销及会议费报销单中关联签报单。

费用报销单

实现费用的分条件进行审批。各个部门按照不同的预算科目、费用金额不同,进行相应的审批流转。

差旅费报销单

实现差旅费的报销及审批

会议费报销单

实现三种不同会议类型的费用报销及审批。

借款单

记录个人借款,同时可在报销流程中进行借款冲销。

还款单

归还个人的已借款项。

计提并发放工资流程、支付社保款及fesco服务费

工资及社保类相关费用审批。

预算释放流程

签报中已冻结的预算费用,确定不再使用后,进行预算的释放。

借款交接单

个人借款通过流程告知相关交接人、财务相关人员、系统管理元,借款通过权限权限调整将流程转移给交接人。

已发生借款导入流程

已发生借款批量进行导入。

报表台账

流程报表

每个流程单独设置一个自定义报表,用于流程审批数据的查询。财务管理人员赋予全部的查询权限,其他人员按照权限进行分配。

建模台账

通过建模台账搭建签报借款记录台账及签报报销台账。

预算执行报表及个人借款表

通过预算执行情况报表查询预算执行情况;

通过个人借款表查询个人借款汇总数据。

第三部分 需求实现方案

基于上述的需求分析,整个平台的规划及实现方案如下:

总体架构图

预算编制

流程规划

费用报销单实现

关键点的实现:

发票联号校验:验证输入的发票是否联号,联号给予提示。

报销记录与签报记录关联:通过流程转数据,报销记录与签报记录进行关联,在台账中进行联查。

差旅费报销单

关键点的实现:

产品费用分摊:选择产品后,把差旅费分摊到相应的基金产品。

会议费报销单

关键点的实现:

会议费用标准控制:当实际费用超过费用标准时,强制控制

借款单

关键点的实现:生成借款与签报的关联台账

还款单

关键点的实现:

借款台账通过还款流程进行冲销

已发生借款导入

关键点的实现:

已发生借款导入,由于已发生借款导入流程限制,需要单独设置流程用于费用导入。

借款交接单

关键点的实现:

实现借款交接的流程审批:无法显示通过流程进行借款的实际交接,只能进行流程审批,借款转移通过系统管理员的权限转移进行实现。

预算释放流程

关键点的实现:

已占用预算的释放:通过报销流程,报销0费用,实现占用预算的释放

人力费用相关流程

台账及报表

签报报销台账

通过签报流程的流程转数据及报销流程的转数据,实现签报的报销记录查询。

签报借款台账

通过签报流程的流程转数据及借款流程的转数据,实现签报的借款记录查询。

预算执行情况

预算执行情况表中增加合计及总计,并且数据以小数点2位进行显示。

流程报表

实现报销流程的报表记录查询

第四部分 需求实现注意点

JS开发校验

本次系统实施时,开发了较多的JS校验。比如报销金额与其他金额的合计校验;发票联号的校验;产品不能同时选择全部产品及个别产品;不同会议类型表单内容通知;隐藏表单内容时,同时清空表单中已填入的内容。

手机端表单设置

手机端表单设置时,由于报销流程中字段显示较多,在手机端显示不直观,为了显示直观,在手机设置时,去除了很多字段;在去除字段后,如何保障JS校验不失效以及预算的相关校验正常使用,需要特别关注。

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