交投集团oa系统统一化公文管理应用场景分享

交投集团oa系统统一化公文管理场景分享

第一部分：需求背景

交投集团是一个集公路建设、桥梁建设、隧道工程、市政工程、水利水电工程、道路养护工程、试验检测工程、工程机械设备租赁等为一体的现代化综合建筑施工企业由于之前使用的用友综合办公系统和门户系统比较老旧，无法适应当前业务发展，所以更换为泛微产品，以保证全集团公文系统统一化，综合办公管理系统部署一体化。

技术层面：经过十几年的沉淀，用友项目人员的变更和项目执行的深度，导致部分问题用友无法及时解决，导致系统体验很差并且技术风险不可控。

发展层面：交投集团已计划成立信息公司，用友无法把公文功能落地形成固定的实施手册，以便交投信息公司可以自行实施公文固化的功能，并且仅把新功能、开发和运维交付给用友落地。

第二部分：需求场景

公文管理之部门部长任制使用场景

交投集团有严格权责手册，但是每一个部门针对人员或岗位的变动可能导致线下执行和权责手册不一致，在大部分时候制度的更新没有人员、岗位更新快，那么一件事落到某个部门后首先由这个部门的部长选择其他人员处理。

公文管理之公文大类搭建场景

交投集团公司发文大类有5种，老系统分别做了5个流程，例如正式文、正式函、便函等，针对这样一个大类我们应该如何构架我们的表单和流程？

公文管理之文档修改与查看场景

交投集团对文档的查看与修改有明确的要求，修改必须显示痕迹并且盖章后不能修改且格式统一。这个需求怎么实现呢？

公文管理之线上签章应用场景

交投集团想完全实现线上办公，那么对于发文流程来说，线上盖章怎么实现呢？

第三部分：需求分析

公文管理之部门部长责任制使用场景

需求关键点：当流程流转到办理环节时，由部门部长进行转发、转办、意见征询操作

关注点： 部门部长针对转发、转办、意见征询操作熟悉。

实现方式：针对部长进行培训；编写用户操作手册。

公文管理之公文大类搭建场景

需求关键点：流程流转情况大致相同，表单有个别地方有差别，需要将不同流程中文档存储到不同目录。；

关注点：多个流程同一表单、公文报表；

思考点：这个需求是公文搭建的历史经验并不是客户提出的，项目人员基于公文的需求理解给自己提出了一个规则。一类流程搭建一套还是一类流程搭建多个从经验上来看一个流程搭建一个是风险最小的，实施成本高，开发成本低；

实现方式：a）通过发文字号选择框字段对应文档存放目录和套红模板；b）配置公文报表。

公文管理之文档修改与查看文档

需求关键点：显示/隐藏痕迹、正文转pdf；

实现方式：a）设置显示/隐藏痕迹功能；b）设置正文转pdf功能。

公文管理之线上签章应用场景

需求关键点：线上盖章

思考点：盖章要在套红之后，且正文转pdf之前。

实现方式：a）安装电子签章软件；b）培训文书使用电子签章软件。

第四部分：关键需求实现说明

发文流程

流程表单搭建

表单一般分为四个部分

基本信息：这里存放共性的表单字段，每个节点都一样的部分，例如申请人、申请部门等；

辅助信息：这里存放每个节点的不同字段，例如：下一节点、下一节点操作者、选择领导会签、发布范围等；

意见信息：填写各级领导审批意见；

正文信息：这里存放正文和附件相关信息。

上面为基本信息区。

上面为创建节点的辅助信息区。

上面为意见信息区。

上面为正文信息区。

套红绑定

选择不同的文件类型时对应选择不同的发文字号。

a）前台显示效果

b)后端设置

2，将不同文件类型内的文件存储到不同的文档目录。

a)关联文档目录设置

b）文档目录设置

3.绑定套红模板设置

公文报表

公文报表使用标准的流程报表功能进行搭建，并根据角色设置了对应权限。

流程流转信息

签发节点操作者设置：第8节点（送审）选择签发人后，流程自循环一次。

显示/隐藏痕迹

后台设置

前端显示效果

6）正文转pdf设置

后台设置

前台显示效果

7）签章功能的设置

签章效果图

签章操作

收文流程

流程表单搭建

表单一般分为三个部分

（1）基本信息：这里主要存放流程的一些基本信息，每个节点大致相同，例如：登记人、文件标题等。

（2）辅助信息：这里主要存放一些选择下一节点操作者的字段信息。

（3）意见信息：这里主要存放一些领导的审批意见。

上面时基本信息区

上面是拟办节点辅助信息区

上面是意见信息区

流程编号

通过系统标准功能实现自动生成流程编号。

公文报表

公文报表使用标准的流程报表功能进行搭建，并根据角色设置了对应权限。

流程流转信息

由于交投集团由其相应的子公司，单位分发时需要分发到各个子公司的接收人账号。

转发、转办功能

部门部长责任制功能实现

在单位分发节点，部门部长进行转发转办操作。