oa档案管理解决方案-评估版 二维码
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发表时间：2019-01-24 22:37网址：http://www.gxskm.com 目 录(一)公文档案归档管理5 1.公文审批5 1)公司级文件的存档管理范围5 2)发文管理6 3)收文管理7 4)合同会审8 2.文件中心10 1)档案管理利用10 2)档案安全控制机制11 (二)日常档案归档管理12 1)信息采集13 1)建立预归档数据库13 2)建立档案数据库13 3)数据录入14 4)数据转换15 5)立卷归档16 2)业务管理17 1)报表输出17 2)查、借阅管理18 3)档案统计20 4)年报管理20 5)档案保管20 6)库房实体管理21 7)信息利用22 1)档案编研22 2)光盘制作23 3)数据检索23 4)WEB查询24 5)数据处理25 1)数据备份25 2)回收站25 3)日志管理25 6)历史数据迁移26 1)迁移方案26 (三)项目档案归档管理27 1)OCR图片转文字识别27 (四)档案分类管理规范28 1)档案管理目录28 2)档案类目名称28 3)文书档案整理方法及档号结构说明31 4)科技档案整理方法及档号结构说明32 5)会计档案整理方法及档号结构说明32 6)声像档案整理方法及档号结构说明33 7)实物档案整理方法及档号结构说明33 8)人事档案整理方法及档号结构说明34 (五)企业档案管理办法34 1.来文处理34 2.发文处理34 3.对外发文和资料报送35 4.档案资料管理35 公文档案归档管理政府在应用协同办公平台时，首先非常关注政府管理文档从信息的录入、采集、利用到归档等全过程的一体化管控措施。 按照信息从产生、处理、存储、使用、保管等五个特征，文件的一体管理过程将在公文审批、文件中心、档案中心进行分步骤的管理。 公文审批公司级文件的存档管理范围通过工作流引擎、表单设计器的灵活自定义配置，以行政发文管理及收文管理为基础，可涵盖资源申请、设备申购、人力资源、财务报销、日常报送等工作领域，组织单位内部涉及到协同审批流转的事务都可以通过工作流来完成。
提示：泛微OA系统在初始化安装时，已经总结整理了组织单位常用、典型的流程及表单，客户可以结合自身管理规范，灵活进行修订。 发文管理发文是政府行政办公的主体，需完成从文件草拟到文件下发的过程处理，如发文拟稿、会签、领导签发、发文编号、用印签名及下发传阅等过程。满足集团发文管理及下属分支机构的发文管理。 功能及特点： 按照组织单位的管理规范，完善发文管理过程； 从发文起草、核稿、签发、会签、文件编号、用印、分发传阅、归档等全过程管理； 简单易用的正文在线编辑，保证文稿按照国家或政府的行文规范； 提供文件自动编号功能，可自由组合文号生成规则，避免手工编号所引起的重号现象； 提供在线批注、笔迹留痕、电子签章（用印）、签名； 提供发文转收文流程、在线传阅、文件归档等应用集成，满足不同发件的处理需要。
收文管理收文是由组织单位办公室对外单位来文进行登记及办理的过程，包括收文登记、编号、拟办、领导批示、承办、归档、传阅等过程。满足组织单位及其下属分支机构的收文管理 功能及特点： 从收文登记、核稿、签发、会签、文件编号、用印、分发传阅、归档等全过程管理； 对来文进行数字化扫描，加载文件的内容，可以缩短领导批示或相关部门承办的周期； 提供收文自动编号功能，可自由组合文号生成规则，避免手工编号所引起的重号现象； 提供收文转发文流程、在线传阅、文件归档等应用集成，满足不同文件的处理需要。 合同会审组织单位对外、对内的涉及合同的事务繁多，包括采购合同、劳动合同、付款合同、销售合同等等，传统的合同签批模式，容易产生合同签订履行监控制度不完善，合同签订行为不规范、约定不明确，没有建立合同台帐，合同内容没有进行统一管理等问题。 功能及特点： 可按组织单位的合同管理制度，贯彻合同审批程序及合同拟文规范； 从合同草拟、主管核稿、法律审核、领导签字、合同编号、合同用印等全过程管理； 提供合同自动编号功能，可自由定义合同号生成的规则，避免手工编号所引起的重号现象； 可按合同额、合同类型、合同申请单位等信息，自动判断审批步骤、审批人和权限； 提供合同模板在线调用功能，统一组织单位合同拟文规范； 提供在线批注、笔迹留痕、电子签章（用印）、签名； 提供在线合同传阅、合同审批单打印、合同归档等应用集成，满足各种合同的处理需要。 文件中心
档案管理利用发布与审核 提供了基于浏览器的word编辑器，可以在线发表文章，如工作总结、政府新闻、刊物等，并可调整文章内容的字体大小、颜色。同时，可以在文章内容中插入图片，达到图文并茂的排版效果。对需要审核才能发布的信息，新信息将自动推送到审核人桌面，审核通过后才能正式发布。 借阅与授权 员工查询到信息标题后，如果没有权限访问，可以提出借阅申请，经管理员授权许可后，才能查看文档的详细内容。对保密、敏感的信息，可以设定不公开分类，一般员工不能访问、借阅。 收藏与推荐 员工可以将自己关注或常用的信息进行收藏，通过推荐功能，将某些重要的信息推荐给其它同事阅读。 信息订阅 每个员工可以按知识分类进行订阅，由系统自动推送到办公桌面中。 转发邮件 与电子邮件应用集成，可以直接将内容发送邮件进行传递。 转入工作流 与工作流应用集成，可引用知识内容直接发起一个新的工作流申请。 移交归档 与档案管理系统应用集成，各种有长期保管价值或归档要求的文件、业务资料，可以将定期、批量地移交到档案管理系统。 档案安全控制机制按组织架构及下属单位进行信息隔离 如“下属公司经营月报”，授权各分公司上报及管理本公司的数据，无权查阅其它分公司的经营数据，而集团上级领导则可以查阅所有下属公司上报的经营数据。既实现对分公司（或区域）进行信息隔离，又达到主管单位全面掌控重要信息的管理目标。 按领导角色、管理职能对信息进行交替授权 如“工作总结”，可以授权分管财务部和人力资源部的领导，只能查阅其管辖范围内的信息。其它部门的数据无权查阅。 按不同功能操作进行权限控制 如对于组织机构核心的资料，可以设定基础员工只能查阅标题，内容或附件只能通过借阅并得到授权后才能查阅；而下载附件、移交归档、转发邮件、发起工作流程等操作，只能由相关管理部门的责任人进行。 日常档案归档管理泛微档案管理模块根据电子档案管理及利用的特点，提供了建库、数据录入、文档扫描、立卷归档、数据转换、档案统计、档案编研、档案销毁、档案损坏、档案丢失找回、年报管理、库房实体管理、报表输出、光盘制作、查阅、借阅以及网络化浏览、下载、打印等完整、强大的功能。根据档案管理的分工不同，在逻辑上分为信息采集、业务管理、信息利用、系统设置、安全防护五个部分： 其中“信息采集”、“业务管理”及“信息利用”三部分包括了用户日常档案管理的主要内容，实现了档案信息的收集、整理、管理、利用的网络化和电子化。系统设置和安全防护是整个档案管理系统安全、高效运行的基础。用户在系统设置部分，利用系统提供的模板定制技术来定制本单位的档案管理体系。系统的安全防护主要提供对用户访问系统权限的严密管理以及对电子档案数据的安全存储管理。 系统强大的定制功能使得泛微档案管理模块可以满足不同行业、不同规模的企（事）业单位的不同应用。并且由于设计的灵活性，泛微档案管理模块可以让用户自己量身定制，使其更加符合用户自身的需求。 总之，泛微档案管理模块既可以自成体系，提供用户完整的电子档案管理和网络查询利用，也可以与本单位的OA、 PDM、 MIS、ERP等系统相结合，形成更加完善和高效的现代化信息管理网络。 下面将详细描述泛微档案管理模块的各项功能。 信息采集数据收集部分包含建库、接口引入、数据录入、数据转换、立卷归档等功能。实现不同来源的各类档案的数据收集录入工作，是整个系统档案电子化的入口。现行文件信息可以通过与OA、MIS、ERP、PDM等系统建立接口程序，自动采集到预归档库并实现网上归档；实体纸质档案、照片档案以及音像档案可以通过扫描、非线性编辑等手段采集到档案库里；以前的历史数据可以通过数据转换引入到档案系统里来。 建立预归档数据库预归档数据库主要用于录入和管理文件状态的信息，这包括需要预归档的文件、无须归档的资料，文件信息来源的多样性决定了数据库的管理层次及管理结构要能够灵活的对这种情况灵活适应，系统在建库时提供三个层次的节点管理： ◇ 分类结点 类似于Windows操作系统里的文件夹，并可以建立下一层分类，系统最多可以支持64层的深度扩展，分类结点主要用来显示并管理“目录树”，并不用于管理具体的数据。 ◇ 模板结点 用于表示一个管理的类型，模板里将包括该管理类型的数据库结构、录入字段、界面、报表格式、排序设置、网页发布字段等具体管理细则。 ◇ 数据结点 用于建立管理具体数据的数据库，可以按照年度、分类、项目等任意角度建库，在此库里录入、存储、管理、利用数据。 建立档案数据库档案档数据库主要用于录入和管理档案信息，包括文书、科技、财务、照片、音像、实物、专业、特殊载体以后任意其它用户需要管理的档案类型，档案数据库的建立和预归档数据库的建立基本相似。具体的数据结点支持项目级、案卷级、文件级以及件盒级管理方式。 数据录入◇ 目录著录 用户在此进行项目、案卷、卷内、件盒级等不同管理目录的录入工作，系统提供记录增加、插入、删除、编辑、检索、排序等操作。为减少录入工作强度，系统提供以下功能加快录入速度： 项目、案卷、卷内目录关联 用户逐级按照项目、案卷、卷内目录录入数据，系统自动关联项目下的案卷、案卷自动关联其下的卷内目录。可以根据档案模板的设置，将上级目录的相同信息自动携带到下一级目录，系统自动计算整个项目和案卷的起止日期，对文件件数、总页数进行自动记数，在增加、删除、插入记录时自动调整。 指定记录追加携带 使用此功能，可在增加记录时将指定记录的内容自动复制，在此基础上局部修改。 插、删卷状态录入模式 系统支持插、删卷模式，在此模式下，在插入、删除案卷时，系统自动调整案卷号。 字段代码维护 可将常用的有规律的录入字段设置相应代码，录入时自动产生下拉菜单，选择录入。 信息自动生成 可在系统中设置档号的组成规则以及主题词库，在著录时系统自动生成档号、主题词可以通过分析主题词库实现自动标引。 自动查重 系统提供自动查重功能，出现重复信息，系统自动提示。 批量修改、批量删除 系统可对用户选择的一批数据进行统一操作，包括批量修改内容、批量加前缀、批量加后缀、批量删除数据。 ◇ 文件扫描 用户可以在本模块中对纸质档案进行扫描，根据命名规则，系统自动生成文件名。可以对扫描文件进行图像处理(非标准版本功能)，包括纠偏、去污、去黑边、去杂点、组成文档等操作。 ◇ 电子文件挂接 单个记录文件上传 将记录对应的文件自动上传到服务器，并且与目录做好对应。 批量挂接 根据文件命名规则，批量将一批文件上传到服务器，并且批量与目录做好对应。 数据转换◇ 数据转入 将外部的数据按一定规则转入到当前的档案管理系统中来。 本系统所提供的数据转换功能可支持多种数据库，可以把不同档案整理形成的数据（档案信息）转换到当前的系统，同时也为用户提供了一个通用的转换接口，可以在不同数据库之间进行数据转换。 ◇ 数据转出 将系统中的数据按一定规则转出去，转出的数据格式为国家档案局规定的标准格式。 立卷归档立卷归档是文件与档案的接口，是实现文件与档案一体化管理的主要环节。 利用此模块可将文件信息按照用户定义的立卷规则，自动转化为档案信息，同时自动生成档案所需的档号、案卷号、卷内顺序号、盒号、件号等相关信息。根据用户立卷归档的分工不同可以选择部门立卷或者档案室集中立卷；根据编目规则的不同，还可以选择组卷模式和一事一件方式。 ◇ 立卷选项设置 在此模块中选择立卷的方式，如：是部门立卷还是档案室集中立卷，是组卷模式还是一事一件管理模式；并且可以设置文件库与档案库的字段对应关系，可以实现异构数据的转换。 ◇ 立卷归档 文件价值自动鉴定 结合用户保管期限分类表中确定的归档范围，系统可以智能对归档文件进行鉴定，批量自动生成分类号、保管期限等重要归档信息。 整理编目 在立卷归档过程中，用户可以按问题、机构、保管期限等角度进行归类生成临时库，在临时库中可以进行人工干预，将不需要归档的信息移除，并可进行手工的调整，如案卷号、卷内顺序号、盒号、件号等信息。经用户调整后可以将临时库正式移到档案正式库里，在正式库里也可对归档信息进行再调整。经过立卷归档，档案的绝大部分信息都已自动生成，包括档案所需的各个流水号、档号以及其它可以自动生成的信息。 业务管理此部分是泛微档案管理模块的重要环节，档案管理的各项主要业务均在于此。用户可以在电子档案数据资源的基础上进行报表输出、查、借阅管理、档案统计、年报管理、档案销毁、档案丢失找回、库房实体管理等电子化、网络化业务管理。 报表输出档案管理工作中需要输出大量的报表，如案卷目录、卷内目录，对于改革后的文书档案立卷还需要输出归档文件目录等，打印管理模块可完成档案工作中所需的固定报表的打印输出，可打印出符合国家档案标准的各种美观的报表；系统还提供了强大的报表设计功能，来满足用户设计新报表或修改已有报表的需求，档案人员再也不需要对各种目录进行手写录入或用字处理软件（word、WPS等）来进行报表的打印输出。报表的操作非常简单，操作模式与EXCEL相似，会用EXCEL，就可以自如的操作本模块。 ◇ 报表打印 系统提供了五十多种各种档案的常用报表模板，如案卷目录、卷内文件目录、案卷封面、卷内备考表、分类目录、总目录及全引目录等。系统可通过设置各种打印条件，输出满足用户要求的各种报表。 用户可以自已控制分页输出的数据，只需在系统里设置分页打印字段，即可根据设置自动过滤输出数据，并在打印时自动分页，实现同一报表样式不同角度输出。如卷内目录按保管期限或按机构输出等。 ◇ 报表维护 系统自带五十多种报表模板，完全符合国家档案局的要求，同时系统也提供强大的报表编辑器，用户也可根据自己行业的特点，对已有的报表进行修改，或增加自己需要的新的报表，以满足日常工作的需要。用户可以进行报表的格式修改，如修改字体、大小、线条的位置等。 查、借阅管理档案的价值在于利用，档案人员不仅要管好档案，更要用好档案，为领导决策提供及时准确的依据，最大限度地发挥档案的作用，只有这样，档案工作才会受到足够的重视和支持。 查、借阅管理功能分为实体档案的查、借阅管理和电子档案的检索统计两部分。主要功能包括：查、借阅登记、实体归还、续借、催还管理、查、借阅统计、检索利用统计。
◇ 查、借阅登记 档案管理员在此检索到提供查、借阅的档案，用户一次可以借多份案卷或文件，如果在库则记录查、借阅日期、借阅人、批准人、利用目的等信息。 ◇ 实体归还管理 对借出实体档案的归还进行登记，同时记录好利用效果等信息。 ◇ 续借管理 如果借出的档案需要继续利用，如果逾期无法归还，需要再办理续借手续并由档案管理员在系统里进行登记。 ◇ 催还管理 系统可以自动统计逾期仍然未按时归还的记录，系统可以自动出催还单给借阅人。 ◇ 统计 (1)查、借阅统计 系统对纸介质档案的借阅提供了大量的统计方式，并可随时打印统计结果。 按借阅人查询：统计并打印借阅人(档案用户)在某一时间段内借阅档案的次数及档案详细信息。 按时间查询：统计并打印在某一时间段内被借阅的所有档案及其详细信息。 按档案查询：统计并打印某一时间段内某个档案被借阅的情况(包括借阅次数,借阅人,借阅时间,归还日期,档案类型等)。 借阅频率查询：统计并打印某一时间段内被借阅的所有档案各自的累计次数,这样可以评测档案利用价值的高低。 按操作者查询：统计并打印某一时间段内借阅管理员的操作次数及其操作对象，该功能可用于统计档案管理人员的工作量。 (2)检索统计 用于统计和监控用户通过网络对电子档案的访问和利用情况。可以将档号、题名、浏览/拷贝次数和时间列表统计。并可对网上用户对电子档案的浏览情况和拷贝情况分别进行统计，统计方式如下： 按检索人统计：可以统计并打印某一用户在某一时间段内对档案文件浏览或拷贝的次数及其详细信息 按时间统计：可以统计并打印某一时间段内所有档案用户对档案文件浏览或拷贝的情况 按文件统计：统计并打印某一时间段内指定档案文件被浏览、拷贝下载的次数及其详细信息 浏览/拷贝频率统计：统计并打印某一时间段内被浏览或拷贝下载的所有档案文件各自的累计次数, 以此可以评测档案利用价值的高低。 (3)预约管理 用于处理用户在网上预约的档案，为用户办理借阅手续。所有用户在网上通过访问档案网站和使用检索查询系统借阅预约的信息都能显示出来，由档案管理人员进行办理，等待用户提取。 档案统计系统能自动对系统内的档案数据进行统计，可根据用户定制的统计方案形成各种统计图表，如直方图、饼图、柱状图等,并可以将统计信息转出或发布。可以完全替代以往由档案人员手工进行的统计工作。 年报管理系统提供了较完善的年报录入、管理等功能，所形成的年报报表完全符合国家标准。部分信息可以通过系统自动提取，数据校验后可形成上报盘上报给上级主管单位或上交当地档案馆，同时可接受下级单位上报来的数据,并可对报上来的数据进行数据汇总。 档案保管在此模块中，主要对对档案的实体保管进行管理，包括档案的鉴定销毁、档案的损坏、丢失、找回进行登记。 ◇ 定义档案保管模板 本功能类似于定义档案模板，即用户可以自定义销毁库、损坏库及丢失找回库等档案保管库的库结构，并且可以由用户建立年度档案保管库，即档案保管库数据按照年度严格分开。 ◇ 档案销毁管理 在此模块中，可根据用户所列条件，查询到期应销毁的档案，系统可自动输出销毁清册，经过审批后，可对实体进行销毁，同时系统里的数据做同步更新。 另外还可以对达到降密、解密要求的档案自动出清册，经过审批后，将密级调整后对外利用。
◇ 档案损坏管理 本模块可进行档案损坏登记，在档案损坏的录入过程中，档号无需录入，单击档号字段即可进行选择，同时可打印档案损坏登记表。 ◇ 档案丢失找回管理 本模块可进行档案丢失登记，在档案丢失找回的录入过程中，档号无需录入，单击档号字段即可进行选择，同时可打印档案丢失找回登记表。 库房实体管理库房实体管理主要是做到实体的存放与档案系统里的实体存放记录做到一致，以便于图形化显示档案外借、损坏、修裱、丢失、馆展、扫描等状态，并且可以图形化显示库存的库存及实体排放情况。
◇ 库房树维护 利用此功能可以将本单位的档案库房以及库房排架等多层存放位置做设置，为档案实体存放图形化做好基础工作。 ◇ 库房实体管理 在档案著录里将对应档案实体存放位置录入完毕后，即可在此模块直接依次点击库房、排架等存储单元就可以直接查到档案实体记录，从而实现档案的图形化管理。 信息利用建立电子档案管理系统的主要目的是希望通过系统管理主动、方便、快速的对单位内部提供利用。系统提供强大的档案编研、光盘制作、WEB查询功能，配合数据库检索、内容检索、流媒体技术，可以大大方便档案利用的程度及效率。 档案编研档案本身是一个个孤立的数据或信息，档案管理重点是以归档文件的有序化和结构化为目的，服务方式是被动的数据查询，提供员工工作查考。档案编研就是以档案数据为基础，根据需要，利用提炼、类聚、相关等方法，进行数据二次整合，借助信息技术（主要是计算机网络技术），主动提供某一专一领域的专题档案，实现档案信息的共享与增值。 ◇ 定义专题库及分类 用户根据需要制定专题及分类模板，设置数据结构、与基础数据源自动采集对应关系以及相应的管理模式，为下一步编研整理和利用建好框架。 ◇ 编研整理 结合全文检索、OCR技术，从文件、档案库、借阅、查阅信息、网页日志中选取数据，自动形成专题目录库，并把目录对应的电子文件自动组合成word或txt格式的文档，由用户编辑后形成完整的专题库，如大事记、组织沿革、信用档案、制度汇编等。并可将专题库发布供全体员工利用。在进行更深层次的编研时，可利用WORD功能里面的自动摘要来实现长文本的自动压缩。 光盘制作在此模块中，系统提供了将档案扫描的原件及其对应的录入信息从数据库中刻录到光盘上的功能，可以制作出符合国家标准的通用电子光盘档案，利用廉价的光盘永久保存档案的原件信息，增加了数据的安全性。制作成的光盘可脱离档案系统进行检索或浏览原文，光盘可设置登录密码，光盘上的内容可进行加密保护。 数据检索◇ 模糊检索 无须指定任何条件，只需输入想要检索的字符，系统会自动在选定的数据库里进行漫游式检索，并将结果返回给用户，用户无需知道检索的内容在那个字段里，并且系统支持在上一次检索的范围里再次检索，以缩小范围，增加查询的准确率。 ◇ 分类检索 分类检索的基础在于用户定义的档案分类表，系统可以通过查询分类表，自动将该类下的所有信息检索出来。 ◇ 综合检索 使用户能够根据项目、案卷和文件信息中的所有字段进行各种条件的组合，形成条件表达式进行检索。 ◇ 跨类检索 如果当用户不知道要检索的档案数据是哪一个年度的档案，甚至不知道属于哪一种档案类型的档案数据，这样用户可以通过跨类检索实现。用户可以在多个全宗之间、多个档案类型之间、或者多个档案库之间选择多个节点。然后输入要检索的关键字，即可检索出所需要的档案数据。 ◇ 全文检索（见选配功能） 可以对文件内容进行检索。 WEB查询系统提供完全基于WEB的查询系统，作为本单位档案信息的发布、查询和下载利用的平台,该查询系统既可独立使用，也可嵌入用户单位主页或其它应用系统（OA、PDM、ERP、MIS等）。 ◇ 信息发布 档案管理员可将档案管理系统中的文件、档案以及通过编研形成的专题数据库发布，所用用户在经授权后可以登录系统进行利用。 ◇ 查询、浏览、下载 用户可以通过登录查询系统，利用模糊检索、分类检索、综合检索、跨库检索快速查找到所需的信息资源进行浏览，在权限控制的范围内浏览目录、浏览电子文件内容、打印电子文件、下载电子文件等功能。 ◇ 预约及申请 用户可以通过查询系统查找到所需利用的信息，如果希望查、借阅实体档案，则可以直接在查询系统里填写查、借阅预约单，批准后可以到档案室查、借阅实体；如果无权限浏览信息，也可以在查询系统里填写申请单，经批准后，档案管理员对其开放相应权限。 数据处理数据备份电子资源是档案管理系统最重要的数据，包括数据库、各类系统设置信息都可以通过数据备份功能进行完整的数据备份。该备份可以由系统自动周期性进行，也可以由用户手动实现。在系统崩溃时可能直接恢复备份数据库，以避免或减少系统灾难所造成的损失。 回收站由于用户的错误操作，有可能造成用户数据的丢失。为避免或减少这程情况所造成的损失，系统提供了类似Windows操作系统的回收站功能，允许用户在删除数据时，选择放入回收站。用户可以在回收站里还原删除的数据或经检验后彻底删除数据。 日志管理◇ 系统日志管理 忠实记录用户登录软件后所进行的操作，如用户登录、退出系统的时间、用户进出软件中主要功能模块的时间、登录用户的IP地址、用户对数据的操作（删除）及用户使用软件过程中的出错提示等。 ◇ 网页查询日志 监控、记录查询用户在进行网上查询时的所作行为，如用户登录查询页面的时间、用户退出查询页面的时间、用户所查询的详细记录、是否进行了原文浏览、是否下载了原文、何时下载了原文等。 历史数据迁移目录迁移档案管理系统以采用Sql Server、Oracle、DOMINO数据库为主，数据库目录可以直接通过后台数据库设置字段对应，从而进行转换，相对简单；另外如果相应的的档案管理系统应能够支持将数据库目录转换为DBF、XML、XLS文件，则可以和新建的系统直接进行转换。 电子文件迁移电子文件原文的存放主要有两种情况：一种是以文件形式存放在文件系统里，在进行数据迁移时，会导出电子文件和数据库目录的关联描述，可以将电子文件通过FTP或复制方式迁移到档案系统服务器上，并和新系统目录完成挂接；一种是存放在数据库里，以二进制的形式存在，这样的转化首先需要将其转为文件，再按上述步骤转换。电子文件的迁移需要注意电子文件是否加密，如是加密的文件，则需要提供解密的工具和算法。 利用情况迁移如果系统里存有档案利用方面的数据信息，如查、借阅情况、系统日志等，也可以转入到新的档案系统里。 系统用户迁移如果原有系统的用户、组织机构及权限分配信息比较完整，并且需要移植，也可以在系统初始化进行迁移。 其它将按照用户要求进行迁移。 项目档案归档管理项目档案管理，从编制项目规划、项目实施细则、旁站项目方案、设计图纸会审，审批施工组织设计，审查承包单位质保体系、安保体系，审查测量放线成果，审查开工报告，参加第一次工地会议，形成会议纪要到工序质量控制，原材料报验审批，隐蔽工程验收，进度控制，投资控制，主持每周项目例会并发会议纪要等等，都是以文字的形式记载为依据。并且是追溯工程项目建设过程中的主要证据。所以，要认真整理分别组卷。 项目档案的定义项目档案的特点1、项目信息来源的广泛性。项目档案来自于业主单位、施工单位以及设计单位等工程相关单位部门；来自质量控制、安全管理、投资控制、进度控制、合同管理等各个方面。 2、信息量大。由于项目档案牵涉面广、协作关系复杂，使得项目档案管理涉及大量的信息。项目资料管理人员不仅要掌握工程建设各个方面的信息。既要掌握计划的信息，又要掌握实际进度的信息，还要对他们进行对比分析。 3、动态性强。项目档案管理的过程是一个动态的过程，项目工程师实施的控制也是动态控制，因而大量的项目信息都是动态的，这就需要及时的收集和处理。 4、信息的系统性。项目档案是在一定的时间和空间范围内形成的，与项目活动密切相关。而且，项目信息的收集、加工、传递以及反馈是一个连续的闭合环路，具有明显的系统性。 项目档案的归档范围（一）、项目档案管理资料 1、综合卷：是由涵盖整个工程项目全貌的重要文件组成。 其中包括：（1）项目案卷总目录（须装订）； （2）项目招标文件，中标文件；授权委托书； （3）合同评审、项目合同、协议（须原件）； （4）总监任命书（须原件）； （5）项目规划，项目实施细则； （6）项目部制订的管理办法及制度； （7）项目部人员名单，专业及进、出场时间 表（例如：2001.01-2002.02）； （8）项目工作总结（专题、阶段和竣工总结）； （9）竣工移交证书（须原件）； （10）工程质量评估报告（须原件）； （11）竣工备案表（复印件）； （12）获奖证书（扫描件）； （13）项目业务手册； （14）单位（子单位）工程质量竣工验收记录、分部工程质量验收记录（地基基础、主体结构）、地基验槽记录等。 2、 项目月报（可存刻录光盘）。 3、 项目会议纪要（包括专题会议纪要）。 4、 项目工作日志。 5、 项目通知及回复单。 6、 项目工作联系单。 7、 项目旁站记录等。 （二）、 项目工作记录档案：工程技术文件报审表；施工测量放线记录；施工进度计划报审表；材料、构配件进场检验记录；工程动工报审表；分包单位资质报审表；检验批、分项工程质量验收记录；工程复工报审表；月工程进度款报审表；工程变更费用报审表；费用索赔申请表；工程款支付申请表；工程延期申请表；项目抽验记录；不合格项处置记录；工程暂停令；工程延期审批表；费用索赔审批表；工程款支付证书；质量事故报告及处理资料；见证取样备案文件；工程变更单等。 项目档案的搜集日常项目档案的搜集日常项目档案的搜集工作来自于日常项目管理过程中，即来自于日常的工作过程。例如： 项目立项：
合同管理：
工程人员派驻：
图纸上传：
等等。 筑业施工资料的搜集筑业建筑工程资料管理软件是根据施工现场质量保证资料全套表格、《建筑工程施工质量验收系列标准实用手册》(质监总站监制)、《建筑工程施工验收及技术资料编制指南》(质监站监制)、《建设工程质量验收系列规范相关表格文本及填表说明》(质监站监制)、《重点建设工程资料(内部参考)》(郑州重点工程质监中心监制)、最新建筑安全资料全部配套表、最新市政基础设施工程全部配套表、《建筑节能工程施工质量验收规范》(GB50411-2007)等规范编制的软件，完全符合建筑工程质量监督总站资料填写要求。 1、资料表格范例：材料、构配件进场检验记录表 操作过程：按住“Ctrl+F”键”，就会出现“查找表格”页面，输入材料、构配件进场检验记录表，点击“查找全部”，找到后，点击进入，下图便是筑业建筑工程资料管理软件做的材料、构配件进场检验记录表填写范例。
资料表格范例：隐蔽工程检验验收记录 同上，输入隐蔽工程检验验收记录表，点击“查找全部”，找到后，点击进入，下图便是筑业建筑工程资料管理软件做的隐蔽工程检验验收记录表填写范例。
资料表格范例：砂和砂石地基检验批质量验收记录 同上，输入砂和砂石地基检验批质量验收记录表，点击“查找全部”，找到后，点击进入，下图便是筑业建筑工程资料管理软件做的砂和砂石地基检验批质量验收记录表填写范例。
施工现场资料员填写筑业软件完毕后，导出word文件，打印后纸质存档，同时上传子文档到OA施工资料电子文档管理库。电子文档支持版本管理及修改痕迹保留。 OCR图片转文字识别
OCR是英文Optical Character Recognition的缩写，意思为光学字符识别，通称为文字识别，它的工作原理为通过扫描仪或数码相机等光学输入设备获取纸张上的文字图片信息，利用各种模式识别算法分析文字形态特征，判断出汉字的标准编码，并按通用格式存储在文本文件中，由此可以看出，OCR实际上是让计算机认字，实现文字自动输入。它是一种快捷、省力、高效的文字输入方法。OCR技术在泛微档案管理模块里主要有三个应用： 内容批量识别 档案数字化后形成的大量图像文件是不可能被直接编辑的，也是不可能直接被检索的，OCR在泛微档案管理模块的一个重要的应用就是实现对图像文件的自动识别，识别后形成文本文件，可以用来再编辑或形成全文索引库。 信息提取录入 利用OCR技术，还可以实现档案目录的快速著录。 用户可以在数据录入时，用鼠标选取图像的内容，然后在相应的字段处单击，即可自动将图像上的信息识别并写入到相应数据库字段里。 在线识别 用户可在任意客户端浏览扫描文件时，只要有在线识别的权限，就可以选中需要识别的区域，系统会自动将识别的内容生成一个文本文件，供用户再利用。 项目档案的管理查询日常档案的查询方案一项目目录查询法： 档案资料按照项目进行归类查询
方案二项目地图查询法
筑业项目资料的查询利用表单建模按照筑业资料管理目录搭建左侧目录树：
OA系统搭建，通过右侧新建菜单上传筑业里的文档资料。通过左侧目录查询资料存档情况。
左侧红色显示为资料尚未上传存档，绿色表示资料已正常存档。
档案分类管理规范档案管理目录公司所有档案分为6大门类 1、文书档案：包括经营管理类、生产管理类、行政管理类、党群管理类 2、科技档案：包括项目建设类、设备仪器类、科研开发类、 产品生产类 3、会计档案：包括会计凭证类、会计帐簿类、会计报表类及其它 4、声像档案：包括照片、录音、录像、光盘 5、实物档案：包括奖品、纪念品、印信、礼品、字画 6、人事档案：包括在职、离退休、死亡干部职工 档案类目名称具体类目名称及标识符号见下表：
文书档案整理方法及档号结构说明文书档案按照《归档文件整理规范》，结合本公司实际，采取年度-问题-保管期限分类方法进行分类整理。将归档文件材料收集齐全后，分年度、按问题、分保管期限（永久、30年、10年）分别排列编件号。档号由全宗号、年度、问题代码、保管期限、件号组成，用“-”连接。其中，保管期限为永久、30年、10年。例如：
科技档案整理方法及档号结构说明科技档案按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2008）等档案法规标准整理。档号由全宗号、分类号、案卷号组成，用“-”连接。其中，分类号上下位类目中间用“ · ”隔开。无全宗号的可以不写，直接填分类号、案卷号就可以了。例如：
会计档案整理方法及档号结构说明会计档案分年度按会计类别进行编号。档号由全宗号、年度、类别代号、案卷号组成，用“-”连接。类别代号分别为：会计凭证为01、会计账簿为02、财务报告为03、其他为04。例如：
声像档案整理方法及档号结构说明（一）照片01。档号：全宗号、类别代码、年度、案卷号（组号）、件号（张号）组成。例如：
（二）录音、录像、光盘 档号：全宗号、类别代码、年度、件号
实物档案整理方法及档号结构说明１、排列编号方法：本单位实物档案按照二级类目结合形成时间分别排列编件号。 2、档号由全宗号、目录号、件号组成，用“-”连接。目录号由目录代码、类别代号、目录顺序号组成，其中目录代码为SW，类别代号为：奖品为01、纪念品为02等等。例如： 档号： 如果单位实物档案较少，可以直接编一个大流水号，如果单位实物档案很多，还可以具体细分。 人事档案整理方法及档号结构说明本单位干部人事档案由干部人事档案室统一管理 企业档案管理办法来文处理公司人员收到所有来文、来信、来函等外来文件，除明确注明收信人的外，应及时送办公室拆阅。 所有外来文件，办公室和相关部门应做好收文登记，同时填写好来文审签表。根据文件要求和领导安排，将文件及时送到相关部门进行处理。经办人按规定期限和具体要求积极承办，办理情况及办理结果及时向领导回复，同时将办理的所有资料分类整理装订好后交办公室存档备查。 办公室应根据文件要求和领导安排，对经办人及时进行监督管理。督促经办人按时，保质保量完成工作。 发文处理1、下发的所有文件必须由主办部门拟好文稿，准备好相应资料，填写规范的发文审签表，经过核对、校对，相关领导审签确认，请示总经理同意后印发，办公室备案。 2、办公室要对整个发文过程进行监管，对下发文认真审查核对，严把文字校对关和行文格式关，确保发文程序规范，文意简练。 3、办公室要牵头，具体经办单位负责，确保发文及时送到相关部门，收文单位要办理签收手续，下发的文件、资料必须交办公室留底存档。 对外发文和资料报送1、外发文和外报送所有资料必须由主办部门拟好文稿，准备好相应资料，填写规范的外发文、外报送资料审签表，经过相关领导核对、校对，严格审查签批确认，请示总经理同意后对外报送。办公室备案。 2、办公室要对整个外发文和外报送资料进行监管，对外发文和外报送资料认真审查核对，严格把关，确保发文程序规范，文意简练。 3、办公室要牵头，具体经办单位负责，确保发文及时送到相关单位，尽可能要求收文单位办理签收手续。外发的文件、资料必须交办公室留底存档。 档案资料管理1、各公司、部门办公室来文、自制文等相关资料分类应按保密等级和资料类别，在年底进行认真整理分类存放，编制目录装订成册，并按照双人双锁原则管理好现有档案资料。 2、需查阅文件、资料，需由领导签字审批同意。原则上只能在室内查阅，不准带出或外借他人。未经书面批准不得抄录或复印，未经总经理书面批准不得将任何资料带离办公室。 档案管理人员应将领导签批同意查阅档案的手续予以装订造册登记，以便遇到问题时查阅。
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