新疆政府办公厅公文管理应用场景分享

新疆政府办公厅公文管理应用场景分享

第一部分：需求背景

新疆维吾尔自治区人民政府办公厅协同办公系统运行在自治区电子政务内网非涉密工作域，办公系统中处理的公文即涉及普通的可公开公文，也涉及有敏感信息的不可公开文件。因此，公文的整个处理过程存在纸质文件办理与电子化线上办理并存的情况，而且公文处理过程横跨公文无纸化传输系统、协同办公系统、机关智能文件交换箱、内网网站群等几个系统，用户原办公系统更换后，希望新办公系统能够无缝承接原系统所有业务，同时实现涉密及敏感信息纸质公文登记、线下流转和非涉密公文线上流转两种需求，并在此基础上逐步实现全流程网办。

第二部分：需求分析

公文登记管理

对用户原有公文处理全过程进行分析，把用户纸质公文处理需求划分为发文和收文登记两个需求板块：

发文登记管理主要需求点

发文登记只需登记公文基本信息，正文、附件均为用户线下排版、套红转换版式文件并上传至公文传输系统进行发送。协同办公系统需要将发文登记单基本信息通过接口发送至公文传输系统。

公文传输系统在给各厅局、各地州发文同时，需要通过接口将公文密级为“一般”的公文推送至协同办公系统，用于公文库信息归档及网站信息发布。

要求协同办公系统将公开方式为“主动公开”的公文通过接口发送至政府内网网站进行信息公开。

收文登记管理主要需求点

秘书一处收到国务院、国务院办公厅、国家各部委和各地各单位纸质来文，通过扫描文件二维码将文件基本信息导入收文登记单。根据文件办件需要给出拟办意见后呈报领导批示、或转承办处室办理、或转领导传阅。

在整个办件过程中，办公系统提交流程至下一环节，秘书一处根据系统生成二维码打印办件单，将办件单及文件一起投入智能交换箱领导或承办处室收件箱。办公系统与公文交换箱集成，实时获取投件、取件信息，并转换为投取件状态更新收文登记单状态栏。

文件经领导批示或初始承办后返回秘书一处，由秘书一处将签批意见或承办意见录入系统。

能够统计各处室承办文情况。

公文全流程电子化网上办理

今年3月，根据政府和办公厅领导的统一要求，用户开始试点在网上协同办公系统上实现国务院、国务院办公厅、国家各部委和各地各单位部分来文、自治区政府和办公厅发文等文种的非涉密公文实现全流程电子化网上办理。需要在纸质文件登记基础上试点收文、发文、请示报告等文件办理电子化审批。

在实现全流程网办时，需要考虑与收文登记、发文登记功能的结合：

收文登记流程在各处室承办环节，提供子流程触发功能，符合网办要求的文件可转收文审批流程进行全流程网办。

发文审批流程在发文处室复核环节，需要转公文传输系统发文的将文件转至发文登记流程，同时将审批流程转至文印中心。

第三部分：需求实现说明

发文登记

搭建发文登记流程

搭建单独的发文登记流程，用户直接登记发文信息。

搭建发文登记单：

易用性开发1：用户选择签发人，可显示人员姓名+职务：

登记完毕提交时提示是否进行公文交换，

如需交换则将发文基本信息推送至办公系统公文发送模块，办文员手动将文件发送至公文传输系统。

公文传输系统接收到公文基本信息后，办文员将经排版、套红、版式转换并盖章的正文及附件上传至系统并选择接收单位点击发送，文件发送至各单位同时，

根据发文登记单中的文件密级为“一般”的公文版式文件及转换的txt文件传回网上协同办公系统：

发文网站发布

协同办公系统开发单独的发文展示元素和页面，将发文密级为“一般”的文件到发布至内网网站。其他涉密的文件均不发布。

“十日发文”栏目下列表中显示的7条默认信息为“按照最新发文日期倒序显示七条信息”，不分文类。显示信息标题的展示格式为：“（文种+发文序号）”+“标题”+“（发文时间）”，其中，发文时间格式为（月-日）。

上述页面中在栏目中间点选各类文类按钮则直接链接至该类发文的文件查询列表。

点击标题栏的“十日发文”分类按钮时跳转到文件查询列表时显示2016年所有文件，文件排序按照 “发文序号”—“年度”—“文种”的倒序进行排序。（即先按照发文序号中的流水号排序，然后按照年度，最后按照文种）。

发文查询列表页面如下所示：

以上查询列表中查询及结果显示规则如下：

查询列表查询规则：页面左侧放置文类列表，用户可按照文类点选进行分类查询。右上角公文检索分两部分：“模糊搜索框”可以按照文种、文号、标题进行模糊查询，后面下拉选择框可按照年度查询。在右上角“搜索”按钮旁边增加“高级搜索”按钮，点击按钮以下拉框方式展示高级搜索条件输入页面，搜索条件包括：文件标题、文种、发文文号、发文时间。

查询列表显示规则：查询结果中标题的显示规则为：“（文种+发文序号）”+“标题”+“（发文时间）”，其中，如公开方式为“主动公开”的标题后面需跟“★”号：

点击查询结果中的文件标题可直接打开公文正文，由于公文正文为方正系统ceb格式文档或书生的gd格式版式文件，客户如已安装相应的阅读器则可直接通过阅读器下载打开，如未安装阅读器则系统提供正文直接下载。

利用表单建模搭建发文查询模块，实现发文查询需求。

根据文件归档和查询要求，发文查询页面需要先展示按文种、按签发人、按拟稿单位、按发文时间分类进行统计，每个分类均可以生成文件清单，提供秘书一处打印后提供其他单位存档或查询：

打印清单：

各分类点击后展示文件详细列表：

搜索条件可按照标题、文种、文号进行模糊搜索。

收文登记

搭建发文登记流程

搭建单独的发文登记流程，用户直接登记发文信息。

搭建收文登记单：

由于收文登记功能需要兼顾用户原有系统样式，流程新建页面做了改造：

所有公文基本信息通过扫描枪扫描获取，用户只需选择文类：

收文登记纸质文件办理仍采用流程流转模式：

收文登记以处理环节为核心，秘书一处作为纸质文件收文、转办的总出口，通过处理环节将文件转至拟办、批示、处室承办、传阅等环节。为与客户原有系统使用习惯保持一致，办理页面进行了大量改造：

收文登记单保存时会获取智能交换箱提供的文件二维条码，后续文件投箱均通过此二维码进行识别；

文件批示、拟办、处室办理选择均为单独开发页面：

与公文智能交换箱的集成体现在如下图的左上角办理状态的更新：

敏感信息文件收文登记后无论标题输入何种信息均将标题自动置为“文种+文号”：

收文登记每经过一个节点，提交后均存在纸质文件的投箱和取件，公文交换箱只提供投箱时间及取件时间，办公系统通过读取投箱和取件时间，结合流程节点名称和办理人形成办理状态更细至“办理状态”栏。

同时，增加阅件单独处理机制，阅件可选择多人，单独在表单中展示：

屏蔽系统默认签字意见栏，用明细表单搭建签字意见栏，供秘书一处将纸质文件签字意见录入系统，签字意见、办理人、办理时间均可修改。

收文基本信息内网网站发布

办公系统内密级为“一般”或“无”的收文登记单基本信息发布至网站页面：

发布时按照三个栏目分类进行发布：

“十日收文”类别栏目可按照收文文类进行查询。

该类别栏目中默认按照收文日期倒序显示最新的7条文件信息。信息显示格式按照“（来文文种+来文文号）”+“文件标题”+“状态，（收文日期）”的规则显示，注意栏目中的收文日期只取“月-日”。状态栏显示规则为：文件如处于处理中则不显示状态，文件状态为办结则显示“办结”。

点击中间文件分类则直接跳转至该文类收文查询列表页面。同时，点击标题栏“十日收文”也可直接进入收文查询列表页面，默认列表页面按照收文日期倒序排列。

收文查询列表页面如下所示：

以上收文查询列表查询、显示规则如下：

查询页面左侧设置按文类查询列表，用户可按照左侧收文文类进行分类查询；

查询页面右上角设置模糊搜索框和按年度搜索框，用户可按照右上角模糊搜索框+年度选择框进行查询。模糊搜索框可按照来文文种文号、文件标题进行模糊搜索。在右上角“搜索”按钮旁边增加“高级搜索”按钮，点击按钮以下拉框方式展示高级搜索条件输入页面，搜索条件包括：文件标题、文类、收文序号、收文时间。

列表显示结果规则：

结果列表按照收文日期倒序排序。

结果列表数据标题显示规则：按照“（来文文种+来文文号）”+“文件标题”+“状态，（收文日期）”的规则显示。其中状态栏显示规则为：文件如处于处理中则不显示状态，文件状态为办结则显示“办结”。

收文数据详情页面显示规则：

从网站查询的收文文件详情显示页面只显示收文登记单基础内容及文件办理状态。

信息项包括文件标题、收文日期、收文序号、来文的文种文号、签发人、来文等级、来文密级、来文单位、备注及文件的办理状态（包括办理状态（办理状态中不获取投箱状态）和文件状态），如下图所示：

“领导批示文件”栏目主页面点击领导名称跳转至“领导批示文件”类查询列表页面，主页面显示样式如下：

“领导批示文件”类查询列表页面显示样式如下：

查询列表查询及显示规则如下：

可按照左侧领导名字进行查询；可按照右侧模糊搜索框和年度选择框进行模糊查询，模糊搜索框可按照来文文种文号和标题进行查询。在右上角“搜索”按钮旁边增加“高级搜索”按钮，点击按钮以下拉框方式展示高级搜索条件输入页面，搜索条件包括：文件标题、文类、收文序号、收文时间。

列表结果按照收文日期倒序进行排序。

列表显示结果中标题的显示规则为：“（来文文种+来文文号）”+“文件标题”+“（收文日期）”。其中，如文件已办结则标注“★”号。

待办工作：

“待办工作”栏目显示的是所有未办结的文件。栏目中默认按照收文日期的倒序显示最新的7条信息。

点击标题栏的“待办文件”按钮跳转至待办文件查询列表页面，查询结果按照收文日期倒序排序。

查询列表查询及显示规则如下：

可按照右上角模糊搜索框和年度选择框进行模糊查询，模糊搜索框可按照来文文种文号和标题进行查询。在右上角“搜索”按钮旁边增加“高级搜索”按钮，点击按钮以下拉框方式展示高级搜索条件输入页面，搜索条件包括：文件标题、文类、收文序号、收文时间。

列表结果按照收文日期倒序进行排序。

列表显示结果中标题的显示规则不采用目前方式，与其他两个栏目保持一致，改为：“（来文文种+来文文号）”+“文件标题”+“（收文日期）”。

收文查询

利用表单建模搭建收文查询模块，通过开发改造收文查询页面显示效果，实现收文查询需求。

与发文查询类似，收文查询页面默认先展示分类统计数据页面，可按照文类、批示领导、办理处室、来文单位、发文标识、收文日期进行查询：

显示统计数据按要求显示总数、办结数及未办结数。点击各分类进入分类列表：

同样，查询条件只设置模糊查询，可按照标题、收文序号、发文字号、文件标题、来文单位进行查询。并提供用户按需打印和下载文件清单。

办文统计

为用户单独开发纸质文件办件情况统计表，包括未办结文件、已办结文件清单：

查询结果直接转换为word文件供用户打印核查。

公文审批流程

公文全流程网办包括：网上收文办理、发文办理、请示（报告）批阅三类。

流程搭建

发文审批流程

发文审批流程图：

发文审批单：

收文审批流程

收文审批流程：

收文审批单：

请示报告批阅流程

请示报告批阅流程：

请示报告批阅单：

与影源扫描仪集成实现在线扫描

为实现收文过程中用户存在很多外来纸质文件需要走系统收文审批流程的需求及领导纸质签批意见需要原件上传系统的需求，开发影源扫描仪与系统接口，实现附件扫描上传功能。

在流程配置页面，可配置是否开启“允许使用扫描仪扫描上传附件”:

前台流程应用界面，用户会在收文流程附件字段和签字意见栏看到“扫描”按钮：

收到外来文件或需要上传领导签字意见时，用户点击“扫描”按钮后系统调用扫描仪接口调出扫描页面, 扫描页面集成了检查设备、检查扫描件填装、开始扫描、重新扫描、扫描件检查及格式转换上传功能：

点击检查设备可检查扫描仪连接情况：

检查扫描件可检查扫描件填装情况：

扫描件填装完毕即可“开始扫描”：

扫描完毕后可在窗口预览扫描件：

如扫描件有空白页或错页可以删除图片。

扫描并检查完毕后可按照要求进行格式转换后上传系统。目前支持转换为pdf和ofd两种格式。按照需要点击相应转换按钮，转换前需要填写文件名称：

如填写文件名称完毕后点击“转PDF和OFD上传”后，系统自动调用接口将文件同时转换为PDF和OFD文件后自动上传至系统：

至此完成扫描件在线扫描和上传。

下一节点用户可直接看到上传的文件：

PDF文件可直接在线打开：

OFD文件目前需要下载后在本地用OFD阅读器打开：

文件正文在线编辑暂存功能

由于办公厅所有厅级领导和副主席均在网上在线修改文件，文件页数较多时，系统正文保存后会回到流程表单页面，不利于在线改稿。因此，改造正文编辑功能，实现文件暂存，当用户在文件中间某处修改并保存后，光标仍停留在该处，不会跳回流程表单页面或回到页首：

办文单word套打

收文登记流程中，在处理环节按呈报需要打印各种不同的办文单，并且需要在套打的呈报单上编辑，加入前序节点领导意见。因此，利用正文套红原理开发办文单word套打功能：