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乌鲁木齐铁路局传真电报管理解决方案

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发表时间:2019-02-13 16:43来源:选软件网网址:http://www.gxskm.com


目录

TOC \o "1-3" \h \z \u  HYPERLINK \l _Toc12427 文档控制 2

HYPERLINK \l _Toc3432 1. 项目背景 3

HYPERLINK \l _Toc1291 公文管理模块目前瓶颈 4

HYPERLINK \l _Toc28769 传真电报模块目前瓶颈 4

HYPERLINK \l _Toc206 2. 需求要点及规划分析 4

HYPERLINK \l _Toc15531 公文管理模块需求及规划 4

HYPERLINK \l _Toc21589 传真电报模块需求及规划 6

HYPERLINK \l _Toc13187 3. 需求实现方案 7

HYPERLINK \l _Toc19365 公文管理模块实现方案 7

HYPERLINK \l _Toc10671 传真电报模块实现方案 13

HYPERLINK \l _Toc1525 4. 平台价值分析 25

HYPERLINK \l _Toc4326 4.1. 优化领导管理工作 25

HYPERLINK \l _Toc18422 4.2. 提高员工工作效率 25


项目背景

中国铁路乌鲁木齐局集团有限公司(以下简称“乌铁局”),组织机构遍布全疆,整体组织架构分为:局机关(局领导)、机关处部室(38个)、附属机构(59个)、直管单位(3个)、运输站段(40个)、直属单位(11个)、建设指挥部(5个)、所属企业(10家)、控股合资公司(10家),整个体系网较为庞大,覆盖面较广,延伸性较大,公文管理模块和电报管理模块应用人员需要覆盖至乌铁局系统每一层级。



公文管理模块目前瓶颈

老公文系统无法升级,服务器端也无法实现双机、集群等功能

服务端承载能力较差,出现大批量并发时,容易出现卡死、无法登陆的情况;

老公文系统无法适应最新的操作系统及浏览器;

公文发送无法满足上级单位下发、下级单位上报功能;

公文操作较为复杂,一旦出现问题,只能重新发起,无法撤回;

传真电报模块目前瓶颈

一直以纸质方式进行交互;

统计表数量较多,人为统计较为麻烦;

统计信息多以excel方式,查询具体情况无法共享;

电报所人数较多,原先只有3台电报终端,无法实现多人进行同时办公;

需求要点及规划分析

公文管理模块需求及规划

需实现局级发文,下属单位可以接收到,并将发文转至内部进行办理。

附属机构发文代字需使用直管单位发文代字。

实现公文使用二位条码、电子印章功能。

实现下级单位可发文至局机关。

可根据公文的查阅级别,设置查阅权限。

按照不同的公文查询权限,可根据发文种类、发文日期、标题、拟稿单位、文号等关键字查询文件。


(发文功能示例图)


按照不同分类进行收文登记。

实现根据不同类别进行编号功能。

实现领导批示时,部门接收预办理功能。

实现领导选择领导和部门后,在签字意见自动带出对应领导缩略语+批示语功能。

根据收文参与者设置相应的查询权限。


(收文功能示例图)

传真电报模块需求及规划

一、发报

1.1发报单位

实现集团公司从公司到班组所有发报需求,目前分别为局级、处级、段级、车间和班组级以及列车电报发报功能。

1.2发报格式

依据总公司要求,将用户制发电报自动套红成铁路传真电报格式,并实现加盖公章功能。

1.3发报功能

依据用户不同需要,为不同种类用户分别制定不同发报流程,已满足不同用户需求。目前可以提供拟稿人拟稿、部门审核、领导审核或签发、部门或单位会签和公文套红盖章功能。

二、收报

提供用户接收、查看、导出电报功能及新电报提示功能。用户收报后,应有以下三种方式提示收报:

2.1、弹框:系统弹出“您有X封新电报未处理!”提示,点击确定后可以对电报进行接收和导出操作。

2.2、声音:音箱在打开状态下,也会听到语音提示“您有1封新电报未处理”,针对车间班组报和列车报用户在没有查看的情况下每隔3分钟会提醒一次。

2.3、短信:用户收到短信格式为“您有一封来自[投递电报所名称][电报等级]的电报,标题:[],请及时查收!”(例:您有一封来自局电报所[平级]的电报,标题:电务处2017年6月12日测试短信功能,请及时查收!)

三、权限

为不同级别的用户配置不同权限。

四、电报所功能

4.1、提供电报所接收用户发报审核、退回、受理功能。

4.2、提供电报所接收外局电报后投递功能。

4.3、提供电报统计功能。实现电报受理和投递自动统计,实现电报业务日计表、电报不良、电报设备障碍等统计报表录入、导出功能。

4.4、提供电报管理功能。实现电报管理办法、工作标准、站名略号、投递范围、运行交路、组织机构、台账管理、检查落实等管理资料存放、工作部署等功能。



(电报功能示例图)

需求实现方案

公文管理模块实现方案

实现局级发文---通过公文传输流程---各处室、站段收文。


流程表单搭建:


套红样式:


盖章样式:



公文传输流程:


处室、站段收文:


公文查询:

局发文查询(根据发文设置的查阅级别进行查询):



处发文查询(根据发文设置的查阅级别进行查询):



收文查询(根据流转人员进行查询):


传真电报模块实现方案

局级、处级、段级传真电报:

电报虽属于公文中的一类,但是紧急程度要比公文的紧急程度更加能体现出时效性(电报等级分为(平急、加急、特急、特提、限时、列车电报、国际联运电报))

局级、处级、段级铁路局传真电报又分为内部接收和电报所接收2类,对内就进行内部传阅,对外达到电报所,由电报所在转至电报终端进行发送;

每一封正式电报都有一个发文字号,必须要加盖公章;

根据电报类别判断文件的流转方式,单位自办:只发送至乌铁局内流转。电报所:将此封报流转至电报所,电报所给予受理时间,在通过电报终端发至外局电报所。单位自办+电报所:将此封电报即发至局内单位,又发送至电报所。

传真电报针对主送单位和抄送单位有严格个格式要求。

流程表单搭建:


套红样式:

标红:只有对外局电报电报所需要填写。



 车间、班组传真电报:

将站段(或同级单位)所属机构(即车间、班组)可向集团公司和其他铁路局集团公司与其有直接工作关系的运输生产单位或其所属机构以电子化形式发报。

流程表单样式:




列车传真电报:

执行列车乘务工作的负责人员(列车长、乘警长、车辆乘务员等)执乘时,根据工作需要,以电子形式像有关站段、车站、集团公司调度和公安部门发报。

流程表单样式:



传真电报投递:

电报通过电报终端收报主要分为国内电报和国际电报,将收到的电报转至相应的处室、站段办理。

流程表单样式:



电报统计:

使用知识目录搭建一套完整的电报管理体系。


根据到达电报所的局级、处级、段级、车间班组、列车报进行统计。


统计电报投递情况及用户收到电报的查看时间。


统计电报交接班情况记录每个工作人员在岗期间针对,发报数、设备电路、报话查错、访问用户、传达实现的记录。



记录每天收到国内和国际电报的数量统计。







平台价值分析

优化领导管理工作

领导通过系统的统计报表获取每个文件、每份电报的进展情况。

节约大量的人员,减少大量的开支。

对员工工作有监督、督促效果。

提升了员工的执行力和责任心。

通过高协同,使乌铁局内部交互更加便利。

提高员工工作效率

将一些统计报表上传至系统,规避数据统计一致问题。

节约大量的人送文件的时间。

通过电子化的办公方式实现了上报有追溯,发送有时间依据,避免扯皮现象。

将原先上报的纸质文件,彻底电子化。

对员工的工作成果也可以即使让上级知晓。

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