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致远协同管理平台整体解决方案之业务篇_项目管理解决方案

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发表时间:2019-03-25 13:05来源:选软件网网址:http://www.gxskm.com


目 录

1协同项目管理1

1.1概述1

1.2协同项目管理体系设计2

1.2.1理解项目目标管理3

1.2.2理解项目过程管理4

1.2.3设计目标与过程的协同模型6

1.2.4设计多项目协同模型7

1.2.5优化项目组织与企业组织的协同关系8

1.2.6掌握项目整体管理的要点10

1.3协同项目管理平台11

1.3.1项目门户空间12

1.3.2项目销售管理12

1.3.3项目立项管理14

1.3.4项目投标管理15

1.3.5项目合同管理16

1.3.6项目计划任务管理17

1.3.7项目成本费用管理18

1.3.8项目材料管理19

1.3.9项目采购管理20

1.3.10项目收尾管理21

1.3.11项目报表管理23

1.3.12各行业领域项目管理应用23

1.4信息整合25

1.5方案价值25

1.6客户案例26

1.6.1陕西省宏远建设(集团)有限公司26

1.6.1.1客户简介26

1.6.1.2业务应用亮点27


协同项目管理

概述

项目Project是为创造独特的产品、服务或成果而进行的临时性工作(《PMBOK》的定义)。项目在一定时间、成本、人力资源、环境等约束条件下,为了达到特定的目标所从事的一次性任务。例如:一次市场活动;协同管理平台建设项目;研发某新产品的项目;高新科技园区建设工程项目;某公募基金产品开发项目…

项目的三大特性是:临时性、独特性、渐进明细。渐进明细的特性在中大型项目、某些专业领域项目中显得格外突出。

“事”是项目的过程和目标,其诸多因素存在“不确定”、“会改变”的特征。对“人”的组织与协作是否得当势必影响“事”的成败与否。项目涉及的人数不少、人员异地分布、办“事”时间不一致等情况下,对项目管理需格外重视组织与协作。

  协同项目管理平台与传统项目信息系统相比较有许多先进性,例如:

提供更多的信息交流工具与方式方法,依照项目管理沟通体系的制度规范,帮助“人”高效能地开展沟通,有利地支撑项目计划、组织、指挥、协调、控制。诸如会议管理、公告发布、文档分享、知识传播、自由协同、移动拍照等信息交流工具可以对项目组织与协作管理的各项事务给与强有力的落地保障。

协同项目管理的特点是以流程管理为核心,覆盖项目生命周期(PLC)全过程,贯通各类事务型工作,满足财务业务一体化管理,并且能与企业经营管理其他职能、业务板块横纵互通。企业可通过计算机网络、移动网络连接客户、业务伙伴、供应商、社会公众。

协同项目管理体系设计

协同项目管理的核心思想:以人本管理为核心理念,对项目组织进行规范化、流程化的管理制度设计、贯彻、执行、监督、评审与优化,辅以知识积淀与文化建设,并提供各种信息交流工具促进项目组织的工作效率与管理机能提升。

协同项目管理信息系统以PMBOK知识管理体系作为管理模型与应用框架。企业可以结合行业特征、自身的管理特点对系统功能进行优化与补充。

标准应用框架分为三个标准应用层:目标管理、过程管理、项目管理。三层关联配合,下层应用支撑上层应用,上层信息是下层信息的归集。

理解项目目标管理

项目目标管理包括:任务管理、进度管理、成本利润管理、质量管理、人力资源管理、沟通管理、风险管理、采购管理、干系人管理。

目标管理的内容是目标信息集。目标信息集由过程管理中设置的相关功能、流程进行导入、导出、新增、修改、删除、读取、版本归档、授权,也可以按用户操作的便捷性要求设置为直接对目标信息集合进行操作访问。目标信息集以数据表单、范文模版、文档等形式保存在系统中。

沟通管理的各种信息化沟通工具(公告、公示板、网络会议、email、协作流程等),在电脑端与手机端略有不同。例如:手机端支持GPS定位、照片拍摄等。沟通工具对项目信息公布、事项传达、状况跟进、结果反馈、思想交流等管理活动带来了高效、便捷的新工作方式。

干系人(涉众)管理指与对项目相关的各方人员,甚至会涉及到政府、媒体、公众,均作为项目管理目标去采集其信息、分析其影响项目成败的责权、利害因素,作为项目综合决策支持的参考依据。

理解项目过程管理

过程管理实质上就是流程管理,分为四个作业类过程(启动过程、规划过程、执行过程、收尾过程)和一个管控类过程(监督过程)。作业类过程主要是表单流程、模版流程的方式实现流程化的过程管理,并配以相关的信息表、文档库。管控类过程主要以查询、统计、消息提醒等方式获取作业过程的相关管控要素,并通过表单流程、模版流程等方式提醒、干预、决策作业过程的具体事项。管控要素可依照企业内控体系与项目管控特点做灵活配置。

在收尾过程中可以导出两类信息集:最终成果信息集、过程资产信息集。它们等同于“工作目标”和“工作方法”的概念。系统通过版本管理来记录他们的历史版本。默认情况下,系统中设置为辅助作用的“工作目标”不会自动输出到最终成果信息集中,需在收尾过程中人工选择输出。

一、最终成果信息集,默认是指存储在协同项目管理平台中电子版交付物的最终版本,并且“是否为交付物”的属性为“是”。用户获得特殊授权后,可以突破此限制。例如:系统已经生成了最新版的《软件测试报告》,默认情况下不会将老版本的《软件测试报告》自动输出到最终结果信息集中。

二、过程资产信息集,项目管理过程中指定的各种规章制度、指导方针、规范标准、操作程序、工作流程、行为准则和工具方法等。系统本身就存储了项目大多数的电子版过程资产,非电子版本的过程资产可人工录入罗列到《过程资产清单中》。系统中的各类过程资产可以对每个项目进行差异化配置,成为不同版本的项目管理办法。后续介绍的行业应用解决方案就是采用此技术机制在标准项目管理应用框架上进行了行业化的改造

简单项目只有一个阶段,阶段中包括了上述的5中过程管理。系统可为复杂项目设置多个阶段(可实现多阶段管理模式、多阶段交替管理模式)。多阶段管理功能用于分类汇集和管理每个阶段相关过程、目标的各类信息。

设计目标与过程的协同模型

项目基本管理目标与扩展管理目标在项目过程内、过程之间以流程化管理方式进行协同管控。基本管理目标是项目任务、项目成本等,扩展管理目标是投标书、合同等(需结合企业业务特征与项目管理特点的项目管理体系做调整)。

标准项目管理规范对目标在各过程中所需开展的项目任务的定义:

设计多项目协同模型

多个相关的项目需整体协同管理,也称之为项目集协同管理。多个相关的项目集整体需协同管理,也称之为项目组合协同管理。例如,承办奥运会。

对项目组合、项目集、项目管理的整体协同管理是流程化的协同方式:

优化项目组织与企业组织的协同关系

在协同管理平台的系统管理中设置的是基于行政架构的层次型企业组织模型,它与项目组织管理有密切联系与显著区别。常见的企业组织与项目组织的协同管理边界如下图所示,包括职能型、矩阵型、项目型、混合型。

 在职能型组织架构中,各部门经理承担项目协调的角色。企业会临时设定一名项目总负责人,部门经理将任务分派给部门职员。项目管理体系需借鉴、融入、引用企业管理制度。


 在矩阵型企业组织中,企业管理制度与项目管理制度较完善。项目成员从各业务职能中调动、组队。存在项目经理与职能经理权责交叉的特征,需进一步分析、界定彼此工作权责的界限,对管理制度流程做精简优化。


 在项目型企业组织中,项目管理制度流程较完善。通常,企业另外设有行政、人事、财务、信息、审计等基本管理职能。它们与项目部门独立并存,有相关制度流程,需与项目管理制度流程整合。

项目管理制度流程很难做到体系化的全面设计。通常以企业管理制度流程为参照规范。




项目组织是企业组织的子系统。通常企业高层岗位、基本管理职能不在项目组织内,因而项目管理体系是企业管理体系的子体系,既有联系又有区别。

项目组织的各类管理活动总体上都是流程管理。包括项目整体流程(即各阶段的主流程)、各过程的各类管理流程、甚至会细化到各任务的具体管理流程。这些流程与企业常规管理相比较,更具动态变更的特征,需依照项目进展状况做到即时调整、完善。可使用自由模版流程对临时性、未规范化的项目活动进行协调、协作、报批。对项目管理经验进行总结提炼,进一步设计出项目管理活动中 可规范化的、常态化的关键制度流程以完善企业管理制度。

掌握项目整体管理的要点

项目整体管理的要点包括以下方面:项目看板、项目权限、项目变更、综合决策支持。项目看板设计,可按项目整体、某个阶段、某个过程进行信息过滤输出给有相应权限的用户。通常,项目看板具有较强的个性化特征,依照相关岗位可访问的项目信息的权限以多视图(即多页签)界面效果呈现给不同的用户。下图示例了同一个项目看板于业务岗位、财务岗位所呈现的不同内容部分:

对项目管理进一步扩展,可包括:客户关系管理、项目销售管理、项目招投标管理、项目合同管理、供应商关系管理、运维服务管理等。用于构建项目前期、后期的业务与与项目一体化管理。

协同项目管理平台

致远V5协同项目管理平台(标准版)功能模块包括:销售管理、投标管理、合同管理、立项启动、项目计划、任务汇报、成本费用管理、材料管理、采购管理、收尾关闭、项目报表、项目门户、制度公告、信息公布、沟通协作、项目文档、知识管理等。

项目门户空间

项目门户空间,可任意设置的各栏目板块的内容及其布局,可穿透查询到更详细的关联信息。可为内部人员、外部人员(客户、供应商、外聘专家等)配置不同的项目门户空间。

项目销售管理

销售管理模块的主要作用是对项目销售过程进行管控。包括客户基本档案、商机信息、商机跟进等。

企业可以按实际管理需求配置流程表(用于审批、申报、交办等各类流程化操作的表单与范文模版)信息表(用于记录/档案/台帐等非流程化的数据管理),各类表单的流程与数据可以整合为一个完整的管理信息系统。配置过程为所见所得的效果,同时支持电脑端和手机端应用。

平台提供项目销售管理门户。可以对销售人员、销售主管、分管销售的领导等岗位自由设置不同的销售管理门户内容,呈现相关的查询、统计、待办销售工作等。

项目立项管理

项目启动过程的关键流程示例:项目立项申请流程。可以按企业实际管理规范分别配置预立项审批与正式立项审批。通常预立项是指销售合同签订前的业务立项,其后会开展招投标、签署合同等活动。待合同签订后可以对预立项的项目进行正式立项,此刻销售部门会对项目部门进行前期工作交接。

下图为企业按实际管理需求增加的项目部设立申请流程,用于在项目立项后正式通知项目组织的设立。

项目投标管理

项目投标管理包括:投标申请、相关资质档案管理、保证金申请与返还、竞争情报录入等关键管理活动。企业可以按照实际管理规范调整后的保证金表与审批流程:

企业可以按照实际管理规范增加相关的管理表单流程:

项目合同管理

项目合同管理包括:合同审批、合同台帐、合同明细。合同类型可以为框架性合同、常规合同、委托书。合同明细用于对项目执行过程中对甲乙双方的合同履行过程进行管控、提醒。下图为按企业管理规范配置的实际合同审批表。

合同审批表通常采用纯表单样式或范文模版样式,且需要上传附件。关键合同信息(如甲方、金额、时间等)在两种样式中自动同步。

项目合同管理可呈现合同管理专用门户空间,用户按权限一览相关项目合同的执行情况:

项目计划任务管理

项目计划过程的流程示例:项目计划审批流程。项目计划可用WBS树逐级定义(如:项目、子项目、阶段、子阶段、任务、子任务等)

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