蓝凌智慧合同管理解决方案- 二维码
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发表时间：2019-05-24 18:39网址：http://www.gxskm.com 第一章 蓝凌智慧企业的合同管理新模式
“合同是企业法人的经络图，若要让什业机体活络起来，合同设计是关键。” 现代企业的经济往来，主要是通过合同形式进行的，合同管理作为现代企业管理制度的重要内容之一，能否实现有效管理，把好合同关，是现代企业经营管理成败的一个重要因素。 伴随经济的迅速发展，企业间的商业往来愈加频繁，相关合同的数量及复杂程度也急剧上升。如何通过合同的规范、高效管理，助力企业降本增效、防控风险，提升市场竞争力，成为越来越多企业关注的课题。 对于大多数企业而言，目前在合同管理领域主要面临效率、成本、风控三大类挑战，具体包括： 范本不全、反复修改及协商条款，业务法务信息不同步，致使合同拟稿效率低下； 预审、签批、盖章“跑断腿“，合同在各签约方之间“满天飞”； 合同执行跟踪不便，履约信息滞后、脱节，履约风险无预警； 归档不及时、归档信息不全，检索借阅手段落后、权责不清、风险失控； 传统电子协议无CA认证、无数字签名、无时间戳、无防篡改技术、无第三方存证，有效性不足，安全性不高； 合同台账信息滞后，查询统计数据失真； 审核、打印、签署合同内容不符，相对方身份核验渠道少，合同假冒、篡改、伪造及阴阳合同现象频发…… 系统设计思想为了帮助企业更好地解决以上痛点，蓝凌特别推出全新智慧合同管理解决方案。蓝凌智慧合同管理平台基于全新管理理念及移动互联、流程引擎等新技术，融合500强企业合同管理实践，提供从合同起草、合同审批到合同执行、归档、统计等全生命周期的功能与服务，通过合同管理助力企业“降本、增效、合规”。
系统技术架构蓝凌经过长期的应用实践，并在分析管理支撑系统需求特点及各种主流技术优缺点的基础上，构建了全新的EKP体系架构，以满足快速变化的需求。EKP采用B/A/S多层体系架构，可综合运用关系型数据库技术处理结构化数据、非结构化数据和文档级的权限控制机制，以满足企业复杂的管理支撑应用需要，具体体系架构示意如下：
系统由数据层、通用构件层、服务层、应用层、展现层和企业服务总线组成，其中： 数据层：负责保存文档等非结构化数据、业务等结构化数据，系统帐号、组织信息等可以存储在各类业界主流的LDAP目录服务器中。 通用构件层：通过抽象提供系统底层的各种共性和架构级组件，以可插拔组件的方式，统一处理来自服务层的各种请求，如元数据管理、定时任务、群集支持、数据缓存处理等。 服务层：提供了经过抽象并封装的公共服务；服务层基本上又可以分为两层，底层是比较通用的核心服务、集团应用服务和集成服务，基于这些服务之上是业务特征更加明显的专项业务服务，如：知识管理服务（点评、推荐、阅读、订阅等）。 应用层：实现各种业务功能，体现为各种应用模块或应用子系统。应用层基于服务层构建，使应用层在保证满足各种业务需求的同时，具备服务层的各种特性，能更好地整合原有的应用，更方便地扩展未来的应用； 展现层：负责集中的页面展现和美观渲染，提供了系统与用户交互的各种页面。展现层能根据各种终端的特征，最终生成适合PC浏览器使用的企业门户、适合智能手机/平板使用的KK移动门户，也可以通过微信的公共帐号，直接访问移动门户。 企业服务总线：提供了一致的调用方法，保证底层的各种服务的正常调用及信息交换；服务总线还提供了系统对外的服务供异构系统调用；服务总线整合了业界常用的云服务，如：Webex、Office365、Workday、印象笔记等。
EKP平台型产品由四部分构成，集核心运行平台、开发平台、运维平台、集成平台一体，篮型框架承载上百应用模块。 核心运行平台：保障系统性能、稳定性、开放性 集成平台：保障系统扩展性，跨系统整合能力 快速开发平台：提供零代码建模平台，保障系统建设效率，让企业拥有实效二次开发能力 健康运维平台：保障系统运维健康，系统运行健康状态提前知，一键检查EKP运行环境健康状况 产品功能架构蓝凌智慧合同管理平台以门户为统一展现手段，以开放的应用开发平台为应用支撑，提供一系列与ERP等业务系统互补的管理支撑功能，涵盖业务支撑、协同支撑、知识支撑、管理支撑和业务系统整合支撑等五大类核心应用功能。 产品功能架构如下图所示：
方案价值蓝凌智慧合同管理平台，帮助用户打造内外一体、“可信、可靠、可用，便捷、安全、合规”的新型合同管理模式。 全程电子化流程管理，提升业务运行效率：合同起草、审核、签署、履约、变更、终结等全周期在线进行，并进行全程电子化留痕记录，既提升效率又保障合规性； 多环节省却纸质化合同，减少合同管理成本； 实时掌握履约动态，保障合同内容有效执行； 智能核审、智能预审等智能应用功能，保障合同合法、合规。 第二章 产品功能介绍内外一体化合同管理门户基于蓝凌的门户框架，为企业内部人员及相对方提供统一的身份验证和访问入口，实现信息、数据、流程和知识的集成，满足不同人员的需求并实现个性化内容展现，为管理者提供高效的管理工具与决策支持。蓝凌门户平台技术架构：遵循五个统一的设计思路，即统一用户管理、统一授权管理、统一单点登录、统一待办处理、统一信息展示，为构建统一的信息平台，从根本上解决内外部用户彼此割裂，无法在同一平台协作、数据难以共享、流程无法穿越的局限，为跨组织、跨部门、跨系统的业务流程整合创造条件，真正实现生态在线、业务在线的业务支撑体系。 合同模板管理业务部门或法务部门等合同管理者编制常用合同文本的标准模板，将主要的、原则性的合同条款格式化（不可修改），其余变量均设置为选择项、填空项或补充约定，并将其录入系统，记录每次标准模板的变更记录。可要求在签订合同时优先使用合同模板，从源头上规范公司合同版本的使用，并提高合同审批效率。 合同模板新增 各职能部门新增其对口合同的合同模板，模板需经法务和财务部审核，最终确定模板版本。合同模版中应标示合同版本信息，且要进行合同版本控制。 合同模板修改 已经确定的合同模板可以进行修改，修改后要经过法务重新审核，审核通过后，方可取代之前的合同模板，每次修改后要保存之前的合同模板做历史版本记录，可以随时查看任意合同模板的历史版本。 合同模板作废 各职能部门对其所管理的合同模板进行管理，当某个合同模板不再使用时，要及时进行作废操作，使改模板变成作废状态，让区域、项目无法选择已作废的合同模板。已作废的合同模板，在历史版本中还是可以查询到。增加权限控制，设置特定部门查询历史版本合同 新建合同创建者可以选择合同类别创建合同，系统会自动加载该类别中预先设定的权限、基本信息、审批流程等信息。合同信息包括：合同签订方、承办人、金额、期限、摘要及附件等。在新建合同时，用户可以同时添加合同标的物明细，履约计划，以及合同的付款周期信息，同时用户可以针对合同的各个重要履行周期设置定时提醒，提醒方式可以是待办、短信或邮件。
格式化合同新建 选择对应的合同模板，填写合同中的变量，生成合同，并提交合同进行审核。 个性化合同新建 直接新建合同，填写合同内容，上传合同正文附件，并提交进行审核。
合同修改 审核通过的合同修改：如果需要修改审核通过的合同，则需要撤销审核才能修改，修改后重新提交审核。 未审核通过的合同修改：如果修改未审核通过的合同，则可以直接修改，修改后直接提交审核。 已签订合同不允许在原有合同修改，可通过录入补充协议实现。 合同审批流程管理在合同管理平台中可按需要配置合同审批流程，规范审批流程，优化传统审批方式，提高工作效率。系统提供强大的流程自定义和表单自定义功能，涵盖流程起草、审批、沟通、驳回、发布、实施反馈、废弃等全周期管理，支持流程和表单模板的设置。 流程审批人在流程中直接给出合同相关的审批意见。合同审批结束，合同发起人按相关审批意见修改、完善合同后上传系统。
图形化流程定义 管理员可以通过图形化流程定制工具，快速配置流程流转走向；审批、签字、抄送、人工决策等各类节点的节点信息；操作方式及相关选项的设置。 操作自定义 可以根据需求任意定义流程审批的各种操作，如“同意”、“已阅”等。 流程办理 节点处理人收到通知，可以进行流程处理，根据节点操作方式设置不同，流程处理人可以进行通过、驳回、废弃、转办、沟通等审批处理，或者是签字确认。流程处理人可填写意见、选择个人签章、上传附件和调整流程的紧急程度。 流程督办 督办人员可以对流程流转过程中进行督办和催办提醒。 流程监控 起草人及流程处理人可以通过图形化流程监控功能，随时了解流程办结情况及流程的即将走向。 流程传阅 用户可以对已经审批通过的流程文档使用传阅功能，根据业务需要将审批单授权给相关人员阅读。 流程打印 具有打印权限的用户可打印审批单据，可进行打印设置、打印预览。 阅读记录 用户可以查看流程文档的阅读信息，包括：点击次数、已阅人员、阅读记录，阅读记录包括：阅读人、所在部门及阅读时间。 实施反馈 用户通过实施反馈功能，实现对流转环节结束的流程的最终执行效果的监督与反馈。 自由流 支持用户灵活自定义的设置流程流转过程，满足工作中一些无法预先设计的工作事项。 流程仿真 流程引擎支持手动和自动两种仿真模式，可输入流程起草人、条件分支，模拟流程真实的运转情况，对流程的节点配置、条件配置进行仿真测试，提高流程测试效率，减少测试工作量，提升业务响应能力。 流程关联 提供与文档或信息的关联功能，即在填写、查看或者审批申请单时，关联到此申请单相关的审批事项、规章制度等参考文档或参考信息，帮助操作人员进一步了解详细信息。 模板设置 流程模板为政府提供了便捷的流程固化工具，可以通过此工具将政府行政管理类及业务类流程通过模板配置在流程管理模块中实现，可以为每个流程模板设置灵活的编号规则。 流程引用 管理员可以通过流程引用功能，引入系统中已经存在的流程，简化用户配置流程工作量。系统提供多种流程引入途径：从通用模板中引入默认流程或其他流程、从现有流程模板中引入流程。 流程查询 系统提供多种维度总结查询，如按主题、按类别、按日期、按部门、按申请人员、按状态、我的相关流程等条件查询和搜索流程。 文档转换 合同审批通过后，在系统中直接可以生成PDF版的合同，确保合同文本不可篡改，供合同存档和打印签约。 合同签订合同审批通过后，合同发起人可直接从系统打印或导出PDF格式合同，线下盖章用印；若适用以电子签约形式签署的合同也可从系统直接发起电子合同签署流程。
合同导出 审批通过后的合同可以通过PDF的文件形式导出，每次合同导出均记录导出人，生成导出记录。 合同打印 审批通过后的合同可以直接打印，可按需要设置防伪水印、防伪标签等防伪要素，每次打印均记录打印人，生成打印记录。 电子签章 合同在合法手续和地方认可的情况下可以在系统中做电子签约，审批通过后自动进行电子签章或以电子合同形式签署。（详见电子签章的具体解决方案） 合同登记 合同签批完并收回之后，需将签署后的合同进行扫描上传，上传完扫描件之后，由合同管理人员对签署前后的合同文本进行复核比对，比对完成之后合同才能正式登记存档，生成合同卡片。 合同卡片 汇聚合同审核、付款、开票、收款、变更、诉讼、终止等各个环节信息，对合同整个周期进行全部电子化记录与留痕，清晰记录合同相关信息与数据，满足合同监管部门、承办部门等管理需求，实现合同执行全程管理，确保合同全程操作有效、合规。 履约管理将合同的履约计划与进度管理相结合，促使各相关责任人关注履约情况，加强合同履约监管。系统可实时查询每一份合同的执行进度、履约评估及合同收付结算情况。 履约计划 合同签订后，可根据合同中的具体执行条款制定履约计划和里程碑程节点，合同开始执行后，每个里程碑需要上传相应的通过依据，如果到时间节点没有上传里程碑通过依据，则视为延期。合同执行过程中，如出现违约或延期等异常情况，需要根据合同条款进行扣款处理的，直接在合同中登记处理原因和处理金额，同时，在申请付款或确认收入时，直接扣除处罚违约金。 合同预警 合同履约过程中，可按需要发起合同收付提醒和合同到期预警，提醒相关部门关注即将到期合同的履约、结算及续签情况。 合同收付提醒是指系统自动排查某个时间段内需进行结算的合同，以列表形式展示，提醒关注合同收付情况及做好资金安排。 合同到期预警是指系统设置合同到期预警功能，对合同有效期限不足（如3个月）的合同，系统每天按合同到期天数升序排列，显示合同的有效期剩余天数，提醒相关部门关注即将到期合同的履约、结算及续签情况。 支付预警 根据合同的具体付款条款，在需要支付费用的里程碑的前15天开始预警提示，预警频率为每三天一次，如延期还没有确认支付的，则预警频率改为一天一次，预警方式为系统内推送待办、日程或邮件提醒。预警规则支持自定义。 收入预警 收入类合同根据合同的具体条款，针对现金收款的收入确认方式，到收款确认节点前15天开始预警提示，预警频率为每三天一次，如延期还没有确认收入的，则预警频率改为一天一次，预警方式为系统内推送待办、日程或邮件提醒。预警规则支持自定义。 里程碑预警 合同执行过程中每个里程碑节点之前15天系统开始进行预警提示，预警频率为每三天一次，如延期还没有确认里程碑通过的，则预警频率改为一天一次，预警方式为系统内推送待办、日程或邮件提醒，直至里程碑确认附件上传完毕，确认里程碑通过。预警规则支持自定义。 合同到期预警 合同执行结束前3个月进行预警提醒，预警频率为每半个月一次，预警方式为系统内推送待办、日程或邮件提醒，直至合同执行结束。预警规则支持自定义。
结算管理在合同履行过程中，根据履约情况，用户可以直接在合同管理平台发起合同付款、收款、开票等全过程流程，审批通过后，相关数据信息会自动写入财务系统，避免用户频繁切换系统的不便，提升协作效率。 发票管理 用户可以直接在合同管理平台发起开票申请、收票登记。系统自动形成发票台账，并与收付款管理关联。
付款管理 用户可以直接在合同管理平台发起付款申请流程。付款单审批通过之后，系统自动形成应付台账，并可自动推送给财务系统的应付单。 收款管理 根据开票记录，系统自动形成应收台账。款项到账后，财务人员可以直接在合同管理平台进行收款登记，系统根据收款流程通知相关人员。对于不明款项，可在线发起收款确认通知，有权限的人员可在收款确认清单中查询并确认自己所属的款项。 合同补充、变更、中止、解除合同开始执行后，可以进行补充、变更、中止、终止、续约等操作。 合同补充协议 合同执行过程中可以进行补充协议签订，补充协议不能改变合同执行周期，只能改变合同内容，补充协议与合同有直接关联关系，可以直接查询合同信息。 合同的变更管理 合同执行过程中，由于客观环境因素或者各种人为因素导致合同的具体执行条件发生了变化，由变更需求部门提交合同变更申请。可在系统发起合同变更处理流程，通过合同变更审批单完成对合同信息内容的变更管理。 合同中止 合同义务履行之前或履行的过程中，由于客观情况的出现，使得当事人不能履行合同义务而只能暂时停止合同执行时，经各方协商一致，可发起合同中止申请流程。中止履行只是暂停履行或者延期履行，但履行义务仍然存在；履约条件具备后，可恢复履行。 合同解除与终止 合同执行过程中，经协商一致，可以进行合同解除，在系统发起合同解除处理流程，审批通过后，原合同各签约方签署合同解约协议，原合同直接终结并归档，且不可重新开启执行。 合同续约 合同执行过程中或合同执行完毕时，可以进行合同续约，续约合同条款必须与前续合同一致，只是增加合同执行周期。续约合同与前续合同有直接关联关系，可以直接查询到前续合同。
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